معيارهاي ارزشيابي اسناد و مدارک

مقدمه

وزارتخانه‌ها و سازمان‌ها برای انجام وظایف خود، سالانه مقدار زیادی اسناد و پرونده‌هایی كه حاوی مطالب مربوط به اقدام‌های روزمره است، تولید، دریافت و نگهداری می‌کنند. این‌گونه اسناد و پرونده‌ها پس از آنكه نقش خود را در سازمان مربوطه ایفا نمودند از چرخه اداری خارج شده و معمولاً مورد مراجعه دستگاه‌ها قرار نمی‌گیرند. بر اساس مفاد قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران كلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عكس‌ها، نقشه‌ها، كلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، میكروفیلم‌ها، نوارهای ضبط‌صوت و سایر اسنادی كه در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است و به طور مداوم یا غیرمداوم در تصرف دولت بوده است؛ می‌بایست بر اساس ترتیبات قانون مذکور مورد بررسی، ارزشیابی و تعیین تکلیف قرار گیرند و اسنادی كه از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضائی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی واجد ارزش نگهداری دائم باشند به آرشیو معاونت اسناد ملی ایران منتقل و اوراقی كه فاقد ارزش‌های مزبور باشند، طی مراحل قانونی امحا گردد. [1]در این مقاله سعی شده است باتکیه‌بر قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران، قوانین، آیین‌نامه#سندشناسی #علم_آرشیو #طنز_آرشیوی #مدیریت_اسناد #مفاهیم_آرشیوی ها، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌های موجود، روند قانونی مدیریت، بررسی، ارزشیابی و تعیین تكلیف سوابق راكد دستگاه‌ها به طور اجمالی توضیح داده شود. آنچه روشن است اینكه حفظ اسناد و مدارك مهم و ملی تنها یك پروسه اداری همچون سایر كارهای اداری دیگر نیست؛ بلكه فراتر از آن یك وظیفه دینی و ملی است.

تعاریف كاربردی:

• سند: عبارت از نوشته‌ای است كه حداقل دارای یكی از ارزش‌های اصلی باشد.
• مدرك: عبارت از شیئی است كه حداقل دارای یكی از ارزش‌های اصلی باشد.
• ارزش: ارزش كیفیتی است كه موجد حق برای یك شخص و تعیین تكلیف برای دیگران باشد؛ بنابراین هر چیزی كه ایجاد حق یا تكلیف كند قابل نگهداری (بایگانی) است.
• ورق: عبارت است از هر نوع نوشته و شیئی كه فاقد هر گونه ارزش باشد.
• مدیریت اسناد: آن سیستم اداری است كه مسئولیت كنترل اسناد، سوابق و اطلاعات را از مرحله تولید تا آخرین مرحله (امحا یا انتقال) بر عهده دارد.
• آرشیو: سازمانی كه مسئولیت مدیریت، ساماندهی، گزینش، نگهداری، تنظیم و توصیف و ثبت‌اسناد واجد ارزش نگهداری دائم و ارائه خدمات مربوط به آن است، آرشیو نام دارد.

بایگانی در دو معنا به كار می‌رود:

الف: تشكیلات تعریف شده‌ای كه وظیفه دریافت، حفظ و نگهداری اسناد، سوابق و پرونده‌های سازمان را بر عهده دارد و موظف به ارائه خدمات به افراد معین است.

ب: فرایندی كه طی آن اسناد و سوابق در پرونده‌های مرتبط درج و نگهداری می‌شوند.

اسناد جاری: اوراق، سوابق و مداركی است كه در چرخه اداری قرار دارد و اقدامات آنها ناتمام است و باید در دسترس باشد.

اسناد نیمه جاری: اوراق، سوابق و مداركی است كه اقدامات قانونی و اداری آنها خاتمه‌یافته ولی هنوز احتمال مراجعه به آنها منتفی نیست.

اسناد راكد: اوراق، سوابق و مداركی است كه اقدامات اداری و قانونی آنها خاتمه‌یافته و احتمال مراجعه به آنها کاملاً منتفی است و باید مورد ارزشیابی قرار گیرند.

مركز اسناد راكد (record center): واحدسازمانی است كه اغلب وابسته به آرشیو ملی است و ضمن حفظ و نگهداری اسناد راكد و بازیابی اطلاعات آنها، اقدامات پیش آرشیوی را نیز انجام می‌دهد[2].

ارزشیابی: عبارت است از تجزیه‌وتحلیل موضوعی اسناد و سوابق به‌منظور تعیین مدت نگهداری آنها برای دستگاه ایجادکننده سند است.

تعیین تكلیف سوابق راكد:

مراحل چرخه اسناد:

• مرحله ایجاد؛
• مرحله بكار گیری؛
• مرحله امحا یا انتقال به آرشیو ملی (تعیین تكلیف)؛

وظایف مدیریت اسناد [3]:

• ایجاد نظم و راكد سازی سوابق و پرونده‌ها [4]؛
• ارزشیابی اولیه و تعیین ارزش‌های اداری و استنادی سوابق[5] ؛
• هماهنگی با آرشیو ملی جهت ارزشیابی ثانویه و انتقال اسناد واجد ارزش دائمی به آرشیو ملی[6]؛
• تعیین مدت‌زمان نگهداری اوراق و پرونده‌ها در دستگاه؛
• اخذ مجوز از شورای اسناد ملی؛

معایب عدم تعیین عمر مفید اسناد در مرحله ایجاد:

• تفكیك اسناد و سوابق به‌کندی صورت می‌گیرد.
• دقت در تفكیك اسناد و سوابق كاهش می‌یابد.
• هدف از ایجاد سند و سابقه موردتوجه قرار نمی‌گیرد.
• تجزیه‌وتحلیل ارزش‌های اولیه اسناد با مشكل مواجه می‌شود.
• به علت تراكم اسناد و حجم انبوه آنها قضاوت در خصوص ارزش‌های ثانویه تحت‌تأثیر كمیته قرار می‌گیرد.
• به علت نامناسب‌بودن محیط سازمان، بسیاری از اسناد و مدارک از میان می‌رود.
• به علت محیط نامناسب انگیزه‌های ارزشیابی كاهش می‌یابد.

مراحل اجرایی ارزشیابی اسناد [7]:

• شناخت اسناد سازمان؛
• درجه‌بندی اهمیت اسناد (حیاتی، مهم، مفید، غیرضروری)؛
• هدف از ایجاد یا دریافت اسناد و سوابق و توجه به آنها؛
• تعیین رونوشت‌ها؛
• استاندارد كردن اطلاعات؛
• تهیه جداول زمانی[8] ؛
• اخذ مجوزهای لازم از شورای اسناد ملی؛
• تنظیم و طراحی نظام بایگانی بر اساس جداول زمانی مصوب؛

انواع ارزش‌های اسناد[9] :

• ارزش‌های اولیه (ارزش‌های اداری و استنادی)؛
• ارزش‌های ثانویه (ارزش‌های تحقیقاتی و آرشیوی)؛

تعیین عمر مفید اسناد[10] :

منظور از تعیین عمر مفید اسناد عبارت از جدول‌هایی است كه برحسب مشخصات ردیف‌های اسناد مواعد معینی برای نگهداری در بایگانی‌های دستگاه‌ها و نیز انتقال دائم و یا موقت به سازمان اسناد ملی و امحای اوراق فاقد ارزش تعیین شده باشد. این جداول برای اسناد اختصاصی و عمومی دستگاه‌های دولتی تهیه می‌گردد و انجام دقیق آن برای هریك از مؤسسات دولتی در جریان همكاری مشترك با كارشناسان سازمان اسناد ملی ایران محقق شده و به تصویب شورای اسناد ملی می‌رسد. مهم‌ترین كاركردی كه برای این جداول می‌توان ترسیم كرد جلوگیری از انباشت بی‌رویه و بی‌ضابطة اسناد و پرونده‌ها در بایگانی‌های جاری، نیمه جاری و راكد است.            

عوامل زوال ارزش‌های اولیه اسناد [11]:

• حفظ اطلاعات ضروری و مهم؛
• انجام‌وظیفه تعیین شده اسناد؛
• نداشتن آثار حقوقی؛
• تأثیر نداشتن در تصمیم‌گیری‌ها؛
• وجود نسخه‌های متعدد؛
• خاتمه عملیات اجرایی و قانونی؛
• طی مرور زمان قانونی؛
• انجام حسابرسی‌های قانونی؛
• پرداخت حقوق افراد، وصول حقوق دیوانی و مطالبات دولت[12]

عوامل مؤثر در ارزشیابی اولیه[13]:

اسناد و مدارکی كه از ویژگی‌های زیر برخوردار باشند، ارزش اولیه خود را از دست نمی‌دهند:

• اسناد ضروری و مهم؛
• سوابق دارای اطلاعات مهم؛.
• سوابقی كه مؤثر در تصمیمات مهم باشد؛
• سوابقی كه در بازرسی‌ها مورد استناد قرار می‌گیرد؛
• اسناد مالكیت؛
• اسناد سپرده‌ها و امانات؛
• وقف‌نامه‌ها؛
• اسناد، سوابق و دفاتری كه با اتكا به آنها مدارك دیگر امحا شده باشد؛

تعیین تكلیف سوابق راكد باید به‌نحوی صورت گیرد كه هیچ‌گونه خللی به وظایف قانونی دستگاه و حفظ حقوق مردم وارد نشود[14].

ارزشیابی سوابق راكد:

اسناد و سوابق راكد موجود در دستگاه‌ها به‌طورکلی به دودسته اسناد مالی و اسناد اداری و شبه مالی تقسیم می‌شوند. به‌منظور تعیین تكلیف اسناد مالی به استناد قانون دیوان محاسبات كشور[15] و رأی صادره توسط شورای اسناد ملی ایران؛ كلیه سوابق مذكور پنج سال پس از انجام تفریغ بودجه با درخواست دستگاه صاحب سند و پس از اخذ تأییدیه تفریغ بودجه جهت بررسی كارشناسی و تعیین تكلیف نهایی در اختیار سازمان اسناد ملی ایران قرار می‌گیرد. سازمان پس از انجام بررسی كارشناسی آن دسته از اسناد مالی را كه واجد شرایط نگهداری دائم تشخیص دهد، پس از بسته‌بندی در کارتن‌های ویژه سازمان و تنظیم صورت‌جلسه انتقال به مخازن پیش آرشیوی منتقل می‌نماید[16]. مابقی سوابق فاقد ارزش با رعایت تشریفات قانونی جهت تخمیر در کارخانه‌های معتبر مقواسازی ارسال می‌شود[17].

اسناد اداری و مالی به دودسته عمده اسناد عمومی و اسناد اختصاصی تقسیم می‌شوند كه در قالب مجوزهای عمومی و اختصاص به تصویب شورای اسناد ملی ایران رسیده است یا می‌رسد [18]. اسناد مذكور درصورتی‌که دارای مجوز از شورای اسناد ملی ایران باشند (اعم از عمومی و اختصاصی) بر اساس جداول زمانی عمومی و اختصاصی ابلاغ شده به دستگاه‌های دولتی با رعایت شروط امحا یا انتقال و جداول مدت‌زمان نگهداری آنها تعیین تكلیف می‌شوند. نکته مهم در همه موارد تعیین تكلیف این است كه مدت‌زمان مصوب شورا، حداقل مدت‌زمان نگهداری اسناد و اوراق است و با صلاحدید مسئولان ذی‌ربط قابل‌افزایش است [19].

تشخیص و تعیین ارزش‌های اولیه:

تشخیص ارزش‌های اداری و استنادی سوابق با استفاده از نظرات كارشناسان خبره واحدهای اقدام‌کننده و ایجادکننده و نیز اعلام نظر مسئولان دستگاه ذی‌ربط انجام می‌گیرد[20]. درصورتی‌که اسناد و سوابق راكد اعلامی از سوی دستگاه‌ها برای تعیین تكلیف فاقد مجوز باشند (اعم از عمومی و اختصاصی) پروسه زیر در مورد آنها باید انجام شود.

نحوه تعیین ارزش‌های اولیه[21] :

۱- استخراج موضوعی مكاتبات، طبقه‌بندی و تعیین طول عمر (مدت نگهداری پیشنهادی) مكاتبات و ضمائم پیوست؛

۲- تعیین موارد غیر قابل امحا (نگهداری دائم)؛

۳- تهیه گردش كار مكاتبات به تفكیك موضوع (از مرحله ایجاد تا مختومه شدن) ؛

۴- درج دلایل امحا با رعایت عوامل زوال ارزش‌ها؛

۵- هماهنگی با كارشناسان رابط ارزشیابی اسناد معاونت اسناد ملی؛

۶- جمع‌بندی و ویرایش اطلاعات و تكمیل فرم «درخواست مجوز امحا اوراق راكد»؛

۷- تأیید یا اصلاح توسط مقامات مسئول در دستگاه و امضای فرم‌های تكمیل شده؛

۸- تعیین عمر زمانی با رعایت حقوق مردم و دستگاه؛

۹- تهیه حداقل دو نمونه پرونده از موضوع ردیف مورد بحث؛

۱۰- ارسال فرم‌های تكمیل شده به همراه نمونه‌ها به معاونت اسناد ملی ایران؛

۱۱– ارسال فرم‌ها و نمونه‌ها به كارشناس رابط دستگاه؛

۱۲- تشخیص ارزش‌های ثانویه (تحقیقاتی) و اعلام نظر در قسمت پایین فرم‌ها و اظهارنظر در مورد ارزش‌های اولیه؛ مانند افزایش طول عمر، رعایت شرط یا شروط دیگر امحا و یا انتقال و در مجموع چگونگی تعیین تكلیف؛

۱۳- اظهارنظر دبیر شورا و معاون اسناد ملی ایران، تأیید یا اصلاح و ارائه نظر بیشتر به‌منظور تعیین ارزش‌های ثانویه؛

۱۴- پس از به حدنصاب رسیدن فرم‌ها، دعوت از اعضای شورای اسناد ملی به‌منظور تشكیل جلسه[22]؛

۱۵- مصوبه شورا در قالب صورت‌جلسه تنظیم و به دستگاه ذی‌ربط و مدیریت‌های استانی و منطقه‌ای سازمان متبوع  جهت اجرا ارسال می‌شود [23].

امحای اوراق زائد و انتقال اسناد آرشیوی:

• امحا اوراق زائد:

اوراق زائد عبارت است از هرگونه اوراق و نسخه‌های اضافی و مجلدات چاپی و نشریه و جزوه و مانند آنها و همچنین اسناد و اوراق راکدی است كه با رعایت مفاد قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران و سایر مقررات، ارزش نگهداری نداشته باشد. لازم به یادآوری است كه قراردادهای دولتی و عهدنامه‌ها و فرمان‌ها به‌هرحال جزو اوراق زائد محسوب نخواهند شد. شورای اسناد ملی تنها مرجع در كشور است كه مجوز امحا صادر می‌كند برای این منظور همه دستگاه‌های دولتی مکلف‌اند كه قبل از هرگونه تصمیم‌گیری در مورد اسناد خود، موضوع را با كارشناس رابط آن دستگاه در سازمان اسناد ملی ایران در میان بگذارد[24].

• تخمیر و فروش به دو روش انجام می‌گیرد[25] :

الف: تفویض اختیار به دستگاه با رعایت دستورالعمل مربوطه و ارسال صورت‌جلسه اوراق امحایی قبض توزین و فیش بانكی وجوه حاصله از فروش اوراق به شماره‌حساب تعیین شده و نسخه‌ای از قرارداد منعقد شده با كارخانه تخمیرکننده [26]؛

ب: عدم تفویض اختیار و تحویل اوراق به نماینده معاونت پشتیبانی سازمان اسناد ملی؛

۲- سوزاندن: فقط در موارد خاصی مانند به‌خطرافتادن سلامت جامعه یا مسائل امنیتی؛

• انتقال اسناد آرشیوی:

از مهم‌ترین وظایف سازمان اسناد ملی ایران  برنامه‌ریزی برای شناسائی، انتقال و نگهداری اسناد باارزش نگهداری دائمی است. فعالیتی كه نیازمند دقت و وسواس زیادی است[27]. به‌طوری‌که اولاً از امحای اسناد باارزش باید جلوگیری شود و ثانیاً از انتقال و نگهداری اوراق زائد نیز پرهیز گردد. برای این منظور شورای اسناد ملی با وظیفه اساسی تشخیص و صدور مجوز امحای اوراق زائد در قانون پیش‌بینی شده است[28]، تا بر فرایند امحا و یا انتقال نظارت كاملی را میسر سازد[29]. به طور متوسط زیر پنج درصد اسناد تولیدی در مؤسسات دولتی در دنیا، برای نگهداری دائم به آرشیو ملی منتقل می‌شوند و بقیه امحا می‌گردند. از مهم‌ترین عواملی كه تأثیر مستقیمی در انتخاب صحیح و جلوگیری از امحای احتمالی اسناد ارزشمند دارد، به‌کارگیری روش طبقه‌بندی و بایگانی مناسبی است كه در آن امكان ادغام و یا در یك ردیف قرارگرفتن اسناد قابل امحا و نگهداری در زمان ارزشیابی وجود نداشته باشد. با رعایت دستورالعمل نقل‌وانتقال اسناد ملی  بررسی، تفكیك، فهرست‌برداری، بسته‌بندی و انتقال اسناد صورت‌جلسه شده (صورت‌جلسه انتقال اسناد) به عهده دستگاه و با نظارت كارشناس رابط سازمان است [30]و در سوابق و مكاتبات و پرونده‌های با قدمت بیش از ۴۰ سال، با رعایت بند “ب” ماده ۶ قانون تأسیس سازمان اسناد ملی است[31].

از دیگر آرای صادره شورای اسناد ملی ایران مجوز ارسال نمونه، مجوز بررسی كارشناسی (تفكیك اسناد باارزش و امحای مابقی) و امحا و انتقال به روش اعلام شده، افزایش عمر زمانی پیشنهادی، اعلام شرط یا شروط امحا یا انتقال و سپس صدور مجوز، اعاده به دستگاه به‌منظور رفع نقص (نقص در انتخاب عنوان و…)، نقص در شرح موضوع، نقص در دلایل امحا و نقص به علت فقدان امضا مقام یا مقامات مسئول،  تهیه گزارش كارشناسی مفصل‌تر از موضوع مورد بحث و مجوز نگهداری موضوع به طور دائم در محل خود دستگاه‌ها است.

نتیجه‌گیری:

آنچه مبرهن و روشن است تنها مرجع قانونی نظارت بر امور اسناد دستگاه‌ها، سیستم‌دهی بایگانی‌ها و تعیین تكلیف سوابق راكد و انتقال اسناد آرشیوی و امحای اوراق زائد كلیه دستگاه‌ها، سازمان اسناد ملی ایران است كه در رأس آن شورای اسناد ملی قرار دارد. از دو كاركرد عمده آرای شورا (تنظیم بایگانی و تعیین تكلیف اسناد بر اساس آرای صادره) مبحث تعیین تكلیف عملیاتی شده است؛ اما تا رسیدن به وضعیت مناسب تنظیم بایگانی، فاصله زیادی مانده است. بر اساس قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران و مقررات، آئین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌های موجود تعیین تكلیف سوابق دستگاه‌ها صرفاً با رعایت ترتیبات قانونی مذكور باید انجام پذیرد و هر گونه اقدام غیرمجاز و خودسرانه مشمول مجازات­های قانونی مصرح است. علاوه بر اینها باتوجه‌به اهمیت بی‌بدیل و منحصربه‌فرد اسناد در حفظ تمامیت ارضی، دفاع از حقوق كشور و ملت و انتقال تجارب به نسل‌های بعدی در همه زمینه‌های سیاسی، اقتصادی، فرهنگی، اجتماعی، نظامی و مهم‌تر از همه ایجاد پشتوانه تاریخی برای كشور، كلیه دستگاه‌ها باید نسبت به این موضوع نهایت حساسیت لازم را داشته باشند و ضمن به‌روزرسانی اطلاعات پرونده‌های موجود، نسبت به تعیین تكلیف آن دسته از سوابق خود كه از چرخه اداری خارج شده‌اند و مورد مراجعه نمی‌باشند، صرفاً با حضور و نظارت كارشناسان سازمان اسناد ملی ایران اقدام كنند. این تنها راه درست و قانونی در مورد تعیین تكلیف پیشینه‌های سازمانی است.

منابع و مآخذ:

۱- پدرسون، آن، نگهداری اسناد، (رضا مهاجر، مترجم). تهران ۱۳۸۰: سازمان اسناد ملی ایران.

۲- رضائی شریف‌آبادی، سعید (۱۳۸۸)، مروری بر مدیریت اسناد الكترونیكی با تأكید بر استاندارد بین‌المللی مدیریت اسناد «ایزو ۱۵۴۸۹»، گنجینه اسناد، ۷۳.

۳- قانون تأسیس اسناد ملی ایران، مصوب ۱۷/۰۲/۱۳۴۹ .

۴- شكیبایی، رضا (۱۳۸۳)، درآمدی بر ارزشیابی اسناد دولتی، گنجینه اسناد، ۵۴.

۵- آئین‌نامه تشخیص اوراق زائد و ترتیب امحای آنها، مصوب ۲۰/۰۲/۱۳۵۱ كمیسیون‌های مجلسین سابق.

۶- دستورالعمل امحای اوراق دارای مجوز، مصوب جلسه شماره ۲۱۳ مورخ ۱۲/۰۹/۱۳۸۴ شورای اسناد ملی.

۷-  آئین‎نامه نحوه بررسی و نقل‌وانتقال اسناد ملی، مصوب جلسه مورخ ۲۵/۰۲/۱۳۶۴ شورای سازمان اسناد ملی ایران.

۸- آئین‌نامه تشخیص اوراق زائد و ترتیب امحای آنها، مصوب ۲۰/۰۲/۱۳۵۱ كمیسیون‌های مجلسین سابق.

۹- تصویب‌نامه شورای‌عالی اداری، تاریخ: ۰۹/۰۶/۱۳۸۱، شماره ۱۰۳۳۸۲/۱۹۰۱.

۱۰- تصویب‌نامه شورای‌عالی اداری، تاریخ ۲۷/۰۶/۱۳۸۵، شماره ۱۰۵۳۰۲/۱۹۰۱ .

۱۱- قانون دیوان محاسبات كشور در ارتباط با امور اسناد، مصوب ۱۱/۱۱/۱۳۶۱ مجلس شورای اسلامی.

۱۲-  قانون دیوان محاسبات كشور در ارتباط با امور اسناد، مصوب ۰۱/۰۶/۱۳۶۶ مجلس شورای اسلامی.

۱۳- قانون مجازات اسلامی در مورد امحای اسناد، مصوب هشتم مردادماه ۱۳۷۰ كمیسیون قضائی مجلس شورای اسلامی و اصلاحیه مصوب هفتم آذر ۱۳۷۰ مجمع تشخیص مصلحت نظام.

۱۴-  آئین‌نامه نحوه بررسی و نقل‌وانتقال پرونده‌های راكد، مصوب جلسه مورخ ۰۹/۰۵/۱۳۶۴ شورای اسناد ملی ایران.

۱۵-  دستورالعمل شماره ۱۳، موضوع: موارد ۳ و ۴ آئین‌نامه «نحوه بررسی و نقل‌وانتقال پرونده‌های راكد».

۱۶-  دستورالعمل اجرایی آئین‌نامه تشخیص اوراق زائد، مصوب جلسه شماره ۲۱۹ مورخ ۰۷/۰۵/۱۳۸۵ شورای اسناد ملی.

۱۷-دستورالعمل تبصره ماده ۳۹ قانون دیوان محاسبات كشور، مصوب ۱۶/۱۱/۱۳۷۳ كمیسیون دیوان محاسبات مجلس شورای اسلامی.

۱۸-دستورالعمل انتقال اسناد و پرونده‌های راكد، موضوع ماده ۴ آئین‌نامه «نحوه بررسی و نقل‌وانتقال پرونده‌های راكد». .

۱۹-  بخشنامه به كلیه وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی و نهادهای انقلاب اسلامی، تاریخ ۲۰/۰۸/۱۳۶۳، شماره ۱۴۸/۰۱-۳۰۴/م ن .

۲۰-بخشنامه به كلیه وزارتخانه‌ها و مؤسسات و شركت‌های دولتی، تاریخ ۲۷/۰۶/۱۳۶۹ شماره ۶۵۳۱۶.

۲۱-بخشنامه به كلیه وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها، مؤسسات دولتی، نهادهای انقلاب اسلامی و استانداری‌های سراسر كشور، تاریخ ۲۶/۰۹/۱۳۸۲، شماره ۵۳۸۵۹ .

۲۲-شیوه‌نامه نحوه تعیین تكلیف اسناد مالی.

۲۳-بند الف ماده ۱۳۱ قانون برنامه چهارم توسعه و آئین‌نامه و دستورالعمل اجرایی مربوط.

۲۴- ارزشیابی اسناد و امحای اوراق زاید [پایان‌نامه] /نگارش نادر پارسا یکتا؛ استاد راهنما محمدجواد رحیم‌زاده.

۲۵- آرشیو، اسناد و نسخ خطی در عصر فناوری اطلاعات: در گفتگو با دکتر فدایی عراقی/ فریبا افکاری، کتاب ماه کلیات، ش ۹۷ – ۹۸، دی و بهمن ۱۳۸۴.

۲۶- پیدایش سازمان اسناد ملی ایران [پ‍ای‍ان‌ن‍ام‍ه‌] ‏‫: سیر تطور و عملکرد آن (۱۳۴۹-۱۳۷۳) /تهیه و تنظیم مسعود اسماعیل حسنی؛ استاد راهنما ابراهیم شاکری. تهران‏‫،

۱۳۷۴. سازمان اسناد ملی ایران، مدیریت برنامه‌ریزی آموزش و انتشارات.

۲۷- دورنمائی از کارکرد مدل‌‌های مدیریت اسناد الکترونیکی/ بهناز زرین‌کلکی، گنجینه اسناد، ش ۷۴، تابستان ۱۳۸۸.

۲۸- ضرورت ایجاد ت‍ش‍ک‍ی‍لات‌ م‍دی‍ری‍ت‌ اسناد، گ‍ن‍ج‍ی‍ن‍ه‌ اسناد، سال ۴، ش‌ ۴، (زم‍س‍ت‍ان‌ ۱۳۷۳).

۲۹- م‍ب‍ان‍ی‌ م‍دی‍ری‍ت‌ اسناد/ ت‍ال‍ی‍ف‌ م‍ن‍وچ‍ه‍ر ام‍ی‍رش‍اه‍ی‌. تهران: مرکز آموزش م‍دی‍ری‍ت‌ دولتی، ۱۳۶۸.

۳۰- م‍ب‍ان‍ی‌ م‍دی‍ری‍ت‌ اسناد (ت‍ن‍ظی‍م‌ پ‍رون‍ده‌های‌ اداری‌، ف‍ن‍ی‌، آموزشی و پ‍زش‍ک‍ی‌) ب‍ا اف‍زوده‌ها، ت‍ح‍قی‍ق‌ و تدوین جدید/ ت‍ال‍ی‍ف‌ م‍ن‍وچ‍ه‍ر ام‍ی‍رش‍اه‍ی‌ت‍ه‍ران‌: م‍رک‍ز آم‍وزش‌ م‍دی‍ری‍ت‌ دولتی، ۱۳۸۱.

۳۱- نظری بر اصول و سازماندهی مدیریت اسناد [پ‍ای‍ان‌ن‍امه‌] / نگارش فیروزه اعظم‌جاه؛ استاد راهنما محمدجواد رحیم‌زاده. تهران، ۱۳۷۸.

۳۲- ن‍گ‍اه‍ی‌ به آرشیو و ع‍م‍ل‍ک‍رد آن‌ در ایران/ ب‍ق‍ای‍ی‌، م‍ح‍م‍د، کتاب ماه، ک‍ل‍ی‍ات‌، ش‌ ۵۸، ۵۹، (مهر و آبان ۱۳۸۱).

۳۳- ارزشیابی اسناد [پ‍ای‍ان‌ن‍ام‍ه‌] /نگارش علی قاضی‌پور؛ استاد راهنما محمدجواد رحیم‌زاده. تهران، ۱۳۷۸. ‏‫

۳۴- تاریخچه، اهداف، وظایف تشکیلات سازمان اسناد ملی ایران [پ‍ای‍ان‌ن‍ام‍ه‌] /تهیه و تنظیم ژاله صوفی؛ استاد راهنما ماندانا صدیق بهزاد، تهران،۱۳۶۶.

۳۵- گزارشی از هم‌اندیشی مدیریت اسناد برای کشورهای درحال‌توسعه، در کشور چین/ آبتین احمدی شیرازی، گنجینه اسناد، ش ۶۶، تابستان ۱۳۸۶.

۳۶- نظریه‌های اساسی در حوزه ارزشیابی اسناد آرشیوی/ مریم شریف نوبری، سعید رضائی شریف‌آبادی گنجینه اسناد، ش ۷۵، پاییز ۱۳۸۸.

پانویس‌ها

[1] قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران ، مصوب 17/02/1349 ، ماده اول و تبصره ذيل آن .

[2] آئين نامه نحوه بررسي و نقل و انتقال پرونده هاي راكد ، مصوب جلسه مورخ 09/05/1364 شوراي اسناد ملي ايران ، ماده 3 .

[3] بخشنامه به كليه وزارتخانه ها و مؤسسات دولتي و نهادهاي انقلاب اسلامي ، تاريخ 20/08/1363 ، شماره 148/01-304/م ن .

[4] قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران ، مصوب 17/02/1389 ، مواد 5 و 6 .

[5] آئين نامه تشخيص اوراق زائد و ترتيب امحاي آنها ، مصوب 20/02/1351 كميسيونهاي مجلسين سابق.

[6] آئين نامه نحوه بررسي و نقل و انتقال اسناد ملي ، مصوب جلسه مورخ 25/02/1364 شوراي اسناد ملي ايران

[7] پيشين.

[8] دستور العمل اجرايي آئين نامه تشخيص اوراق زائد ، مصوب جلسه شماره 219 مورخ 07/05/1385 شوراي اسناد ملي ايران .

[9]آئين نامه تشخيص اوراق زائد و ترتيب امحاي آنها ، مصوب 20/02/1351 كميسيونهاي مجلسين سابق ، ماده 3 .

[10] همان ، ماده 4 .

[11] آئين نامه تشخيص اوراق زائد و ترتيب امحاي آنها ، مصوب 20/02/1351 كميسيونهاي مجلسين سابق ، ماده 1.

[12] دستورالعمل تبصره ماده 39 قانون ديوان محاسبات كشور ، مصوب 16/01/1373 كميسيون محاسبات مجلس شوراي اسلامي .

[13] آئين نامه تشخيص اوراق زائد و ترتيب امحاي آنها ، مصوب 20/02/1351 كميسيونهاي مجلسين سابق تبصره ماده 2.

[14] قانون مجازات اسلامي ، مصوب 08/05/1370 كميسيون قضايي مجلس شوراي اسلامي و اصلاحيه هفتم آذر 1370 مجمع تشخيص مصلحت نظام ، مواد 544 و 546 .

[15] قانون ديوان محاسبات كشور در ارتباط با امور اسناد ، مصوب 11/11/1361 مجلس شوراي اسلامي .

[16] دستورالعمل تبصره ماده 39 قانون ديوان محاسبات كشور ، مصوب 16/11/1373 كميسيون ديوان محاسبات مجلس شوراي اسلامي .

[17] بند «د» ماده 43 قانون وصول برخي از درآمدهاي دولت و مصرف آن در موارد معين ، مصوب 28/12/1373 مجلس شوراي اسلامي .

[18] قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران ، مصوب 17/02/1349 ، ماده 5 ، بند الف .

[19] آئين نامه تشخيص اوراق زائد و ترتيب امحاي آنها ، مصوب 20/02/1351 كميسيونهاي مجلسين سابق ، ماده 5.

[20] همان ، ماده 3 .

[21] دستورالعمل اجرايي آئين نامه تشخيص اوراق زائد ، مصوب جلسه شماره 219 مورخ 07/05/1385 شوراي اسناد ملي ايران .

[22] قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران ، مصوب 17/02/1349 مجلسين سابق ، تبصره 3 ماده 4 .

[23] آئين نامه تشخيص اوراق زائد و ترتيب امحاي آنها ، مصوب 20/02/1351 كميسيونهاي مجلسين سابق .

[24] دستورالعمل اجرايي آئين نامه تشخيص اوراق زائد ، مصوب جلسه شماره 219 مورخ 07/05/1385 شوراي اسناد ملي.

[25] همان ، مواد 5و 6.

[26] همان ، ماده 7 .

[27] دستور العمل شناسايي پرونده ها ، شماره 2470/40 مورخ 26/08/1383 .

[28] قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران ، مصوب 17/02/1349 كميسيونهاي مجلسين سابق ، ماده 5 .

[29] آئين نامه نحوه بررسي و نقل و انتقال اسناد ملي ، مصوب جلسه مورخ 25/02/1364 شوراي اسناد ملي ايران .

[30] آئين نامه نحوه بررسي و نقل و انتقال اسناد ملي ، مصوب جلسه مورخ 25/02/1364 شوراي اسناد ملي ايران ، ماده 3 .

[31] قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران، مصوب 17/02/1349 كميسيونهاي مجلسين سابق ، ماده 6 ، بند ب .