جناب آقای فرامرز مسعودی کارشناسی ارشد خود را در رشته کتابداری و اطلاع‌رسانی از دانشگاه تهران دریافت کرده و در حال حاضر مسیول بخش نظام‌های نوین مدیریت شرکت ملی فولاد ایران است. از آنجا که وی عضو هییت مدیره و مسیول کمیته برنامهریزی و ارزشیابی انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران است، با ایشان درباره فعالیتهای انجمن و کسب بالاترین درجه (A) در رتبه‌های انجمن‌های علمی، شاخص‌های ارتقاء انجمن، دغدغههای انجمن صنفی، ساختار مطلوب انجمن و … به گفتگو نشسته ایم.
زره ساز- سپاسگزاریم از اینکه وقت ارزشمند خود را در اختیار نشریه شناسه قرار داده‌اید. می‌خواهیم از تجربه ارزشمند شما در ارتباط با کارهای خوبی که در این دوره در انجمن انجام گرفته است استفاده کنیم. برای آغاز، لازم است نظر شما را درباره برنامه راهبردی انجمن جویا شوم که توسط خانم دکتر پریرخ و خانم دکتر شریف در دوره ریاست آقای دکتر فتاحی در انجمن تدوین شده است. نقاط قوت این برنامه از نظر شما چه بوده و این که آیا این برنامه قابلیت اجرایی دارد یا خیر؟ آیا لازم است تکمیل شود یا برنامه‌های دیگری باید تدوین شود؟ و اینکه آیا از این برنامه در انجمن استفاده شده است؟
خوشحالم از اینکه در خدمت علاقمندان و خوانندگان نشریه شناسه هستم. نشریه‌ای که نقش مهمی در انعکاس فعالیتهای انجمن دارد. در خصوص برنامه استراتژیک انجمن، در جلسه‌ای که این سند معرفی شد، یعنی آخرین جلسه مجمع عمومی دوره سوم که برای انتخابات دوره چهارم انجمن برگزار شده بود، خدمت دوستان آقای دکتر فتاحی به عنوان رییس انجمن در دوره سوم حضور داشتیم که این سند را معرفی کردند و توضیحاتی هم در مورد آن دادند. من از همان ابتدا با این سند آشنا شدم، از همان ابتدا که تهیه، معرفی و ارایه شد، اما متأسفانه در دوره چهارم فعالیت انجمن اصلاً توجهی به این سند نشد. به دلیل گرایش و علاقه‌ای که خودم به حوزه برنامهریزی استراتژیک دارم، و اکنون هم بحث‌های مربوط به برنامه‌های استراتژیک و مدیریت عملکرد انجمن را بر عهده دارم، به موضوع علاقه‌مند بودم و پیگیری می‌کردم.
در مجموعه نشست‌هایی که انجمن در همان دوره چهارم برگزار کرد، یک بخش آن با بحث برنامه استراتژیک مرتبط بود و من هم در آن همایشها و نشست‌ها شرکت کردم. آقای دکتر اصنافی، دکتر افشار و بقیه‌ی دوستان هم بودند. در یکی از همان جلسات استراتژیک هم باز این مسیله مطرح شد. در دوره پنجم که خودمان آمدیم و عضو هییت مدیره شدیم من جزو اولین کارهایی که در انجمن انجام دادم این بود که این برنامه استراتژیک را بیاوریم و مبنای فعالیت‌هایمان قرار دهیم، یعنی بلافاصله بعد از برگزاری انتخابات در ۲۸ فروردین ۱۳۹۲. اولین جلسه را تقریباً ۵ الی ۶ روز بعد از برگزای مجمع در ۳ اریبهشت ماه برگزار کردیم. طبق مصوبات هیات مدیره انجمن، ما از همان اولین جلسه، بحث استفاده از سند راهبردی انجمن را که در دوره سوم دوستان زحمت تهیه آن را کشیده بودند، مطرح کردیم و اینکه بیاییم فعالیتهای انجمن را بر اساس این سند برنامهریزی کنیم. دوباره خود من مطلبی را در خبرگزاری لیزنا بعد از جلسه دوم در خصوص همین رویکرد استراتژیک و فعالیتهای انجمن مطرح کردم (اگر اشتباه نکنم ۲۳ اردیبهشت ۹۲ بود).
در نهایت، در سومین جلسه هییت مدیره در ۶ خرداد ۱۳۹۲، مبنا قرار گرفتن این رویکرد در فعالیتهای انجمن مورد تصویب قرار گرفت، بنابراین ما در اولین جلسه در دومین جلسه و در سومین جلسه در ابتدای فعالیت دوره پنجم انجمن، سند استراتژیک را مطرح کردیم، روی شاخص‌هایش بحث کردیم، روی راهبردهایش بحث کردیم در این فاصله هم یک مطلب در خبرگزاری لیزنا برای استفاده عموم گذاشتیم. به هر حال ایرادهایی به این برنامه وارد است که برخی دوستان صاحبنظر هم در همان جلسات اولیه هیات مدیره آنها را مطرح کردند. البته شاید بهتر باشد به جای ایراد بگوییم کاستی و کمبود. ولی در هر حال دیدگاه من این بود که شما هر سندی را هر چند کامل و بی‌نقص، تا مبنای فعالیت‌هایتان قرار ندهید اشکالاتش هم خیلی خوب مشخص نمی‌شود. یعنی شما می توانید یک سری اشکالات تیوریک به لحاظ چارچوب های تدوین برنامه استراتژیک به آن بگیرید و نقدش کنید. مطالعاتی که خودم داشتم نشان میدهد که حدوداً بین ۷۰ تا ۸۰ درصد مسایل و مشکلات در برنامه‌های استراتژیک در اجرا رخ می‌دهند. بنابراین تا زمانی که شما این را مبنای فعالیتهای خود قرار ندهید نمی توانید خیلی به مشکلاتش هم پی ببرید. از طرف دیگر، حرکت انجمن بدون مدل برنامهریزی استراتژیک یک مقدار فعالیتها را پراکنده میکند و این بیم وجود دارد که انجمن به آن جایی که باید برود، دست پیدا نکند. این را ما مرتب در جلسات مختلف مطرح کردیم و خوشبختانه دوستان پذیرفته اند که حتی اگر نواقصی برای این برنامه و این سند وجود دارد ما آن را مبنا قرار دهیم و به تدریج سعی کنیم آن را ویرایش و مسایل و مشکلات را رفع کنیم.
زره ساز- تصور نمی‌کردید یک برنامه اجرایی حداقل ۵ ساله، در دوره سه ساله پنجم که شما مسیول هستید، به صورت کوتاه مدت یا بلند مدت برای تحقق اهداف راهبردی در نظر گرفت؟ آیا این هم در دستور کار انجمن بوده یا هنوز به آنجا نرسیده است؟
صد در صد! ببینید، من با بررسی متون و سوابق متوجه شدم ما در فعالیتهای ۱۳ سال بعد از انقلاب انجمن و دوره ای که قبل از انقلاب وجود داشت، از سال ۱۳۴۵ که انجمن تاسیس شد، برای اولین بار است که در سال اول دوره پنجم آمدیم برای انجمن اهدافی را تعیین کردیم. البته این به این معنا نیست که در گذشته انجمن بدون هدف کار می کرده است! انجمن‌ها به هر حال همیشه چارچوب هایی داشته‌اند که از قدیم و طبق اساسنامه‌هایشان یک سری فعالیت‌هایی را انجام می داده اند مثل برگزاری دوره‌های آموزشی، برگزاری همایشها و نشستهای تخصصی، انتشار کتاب و نشریه، عضو گیری و…. این کارها به صورت کم و زیاد و با کیفیت‌های مختلف تقریبا توسط همه انجمن ها انجام میشود. اما این که شما بیایید چارچوب و اهداف مشخصی را تعریف کنید، برای آنها برنامه اجرایی طرح‌ریزی کنید و آنها را به طور مستمر و نظام‌مند پیگیری کنید در طول سال که بتوانید به آن ها برسید این برای اولین بار در دوره پنجم اتفاق افتاد.
سندی هم که ما در واقع در این زمینه طراحی و تدوین کردیم و به مورد اجرا گذاشتیم از همان ابتدا در سایت انجمن گذاشتیم و اخبارش را هم منتشر کردیم. ما برای اولین بار آمدیم اخبار و رویکردهای انجمن را در دوره پنجم از سال ۹۲ تا ۹۴ مشخص کردیم. این در واقع تا حدودی همان برنامه اجرایی است که حضرتعالی فرمودید و این برنامه مبتنی بر این سند استراتژیک است. این کار در جلسه هفتم یعنی ۱۸ شهریور ماه به فاصله ی سه الی چهار ماه بعد مطرح شد.
زره ساز- می شود چند مورد از مهمترین برنامه‌های اجرایی مصوب در انجمن را ذکر بفرمایید؟
ما در شهریور سال ۹۲ اولین اصلی که گذاشتیم، اتخاذ رویکرد استراتژیک محوری در فعالیتهای انجمن بوده است. این، خود، رویکردی است که بیاییم بر اساس اسناد استراتژیکی که وجود دارد کار را انجام بدهیم، به اهداف و نتایج و برنامه ها اهمیت بدهیم و آن ها را تدوین کرده و به مورد اجرا بگذاریم. ملاحظه می فرمایید که ما در سومین هدفمان برای سال ۱۳۹۲ نوشتیم ارتقای رتبه انجمن به A و حفظ و تداوم آن! بنابراین ما از ابتدای فعالیت به این نکته توجه داشتیم. این برای اولین بار است که برنامه راهبردی در رویکردها و اهداف انجمن ظاهر شده. یعنی همانطور که عرض کردم به آن معنا ما سندِ اهداف نداشتیم و در بیانیه اهداف، ارتقاء رتبه انجمن هیچ وقت مطرح نبوده است.
زره ساز- حالا می شود گفت این چشم انداز انجمن است؟
یکی از چشم انداز های آن است. یعنی در واقع چشم انداز برنامه استراتژیک، جایگاه انجمن را نماینده رسمی جامعه کتابداری و اطلاع رسانی تعیین کرده است. وقتی که به بحث چشم انداز ها اشاره میکنیم، انجمن اگر قرار است به عنوان نماینده رسمی و پیشتاز و پیشرو باشد خودش نمی‌تواند به لحاظ رتبه بندی و به لحاظ ارزیابی در رده های پایین جدول قرار بگیرد! بنابراین یکی از مکانیسم های که می تواند شما را به عنوان نماینده رسمی معرفی کرده و شان لازم را برای شما ایجاد کند همین است که بتواند در ارزیابی‌ها، رتبه خوبی را به دست بیاورد. اینها تهیه شده و در سایت انجمن هم هست و ۳۶ محور دارد. همه اینها برگرفته شده از برنامه استراتژیک انجمن است. بعد از این که این اهداف و رویکردهای ۳ ساله مشخص شد در سال ۱۳۹۳ که مجمع عمومی تشکیل شد این دفعه، اهداف را در قالب ۵ ساله مشخص کردیم یعنی سه سال را که قبلا داشتیم، ۵ ساله را نیز مشخص کردیم. ۳ ساله را به ۵ ساله تبدیل کردیم و مبتنی بر این کار، اهداف سالیانه را استخراج کردیم. یعنی برای اولین بار ما در انجمن اهداف سال ۹۲ و اهداف سال ۹۳ که الان در آن قرار داریم و همین طور سال‌های بعد، اهداف سالیانه بر اساس (۱)برنامه استراتژیک و (۲) اهداف و رویکرد ها تعیین شده‌اند و به صورت مستمر هم پیگیری می شوند.
برنامه ها در راستای تحقق این اهداف هست که به صورت پیشنهادی از سوی هییت مدیره مطرح می‌شوند. ارتقای رتبه انجمن به A یک هدف است ولی صرف تعیین و گزینش هدف کافی نیست و برای دستیابی به آن باید برنامهریزی کرد و کارهایی را انجام داد. زحمت هایی است که کشیده شده و اینها محقق شده‌اند. همان طور که اشاره فرمودید، هر هدفی و هر برنامه ای نیاز به عوامل اجرایی، منابع و سازوکار اجرایی دارد. متاسفانه در بافت انجمن و تشکیلات انجمن چیزی در این مورد در نظر گرفته نشده است. شما مستحضر هستید که ارکان انجمن ها به صورت سنتی و سنواتی همان ارکانی است که از گذشته وجود داشته است. یعنی کمیته آموزش، کمیته پژوهش، کمیته انتشارات و … . ولی ما چیزی به عنوان کمیته برنامهریزی و کمیته هدفگذاری یا شبیه به آن برای رسیدگی به مسایل سازمانی و تشکیلاتی نداشته‌ایم.
زره ساز- در تشکیلات مرکزی کمیته تشکیلات نداریم؟
خیر. ما آمدیم برای این که این اهداف را اجرایی بکنیم دنبال سازوکاری می گشتیم به لحاظ سازمانی. خوشبختانه یک کمیته ارزشیابی در سال ۱۳۹۰ تشکیل شده بود، البته به منظور دیگری در تاریخ ۹ اسفند ۱۳۹۰ تشکیل شده بود که این اتفاق هم در سایت انجمن گزارش شده است. کمیته ارزشیابی بعد از آن بود که کمیسیون انجمن‌های علمی وزارت علوم و کمیته برنامهریزی علم اطلاعات و دانش شناسی بیایند انجمن ها را به سمت این کار سوق بدهند که بتوانند ارزیابی آموزشی را انجام دهند. این کمیته ارزشیابی به این منظور تشکیل شد. ما در اولین جلسه هییت مدیره دوره پنجم آمدیم و این کمیته ارزشیابی را تبدیل کردیم به کمیته برنامهریزی و ارزشیابی. دبیر این کمیته در سال ۹۰ جناب آقای دکتر خسروی بودند ولی عملا فعالیتی انجام نشد. در دوره پنجم خود آقای دکتر خسروی به دلیل علاقه‌ای که من به موضوع داشتم پیشنهاد کردند مسیولیت این کمیته به من واگذار شود. در تاریخ ۲۴/۱۰/۱۳۹۲ در آن جلسه این کمیته به من واگذار شد. این کمیته وظیفه تدوین اهداف، تدوین رویکردها، ویرایش سند استراتژیک، مسایل تشکیلاتی مثل شاخه‌های استانی و همچنین ارزیابی عملکرد را به عهده دارد.
زره ساز- برای سایر اهداف انجمن هم این برنامه را در پیش دارید که برنامهریزی انجام شود؟
بله. الان شما سایت انجمن تشریف ببرید، ببینید ما در قسمت اهداف و برنامه های سالانه نوشته ایم چه کسانی مسیولیت دارند چه کارهایی را انجام بدهند. بعد این را ما مرتب رصد می کنیم در طول سال می سنجیم که ما توانسته ایم به آن اهداف برسیم یا کجای اهداف هستیم. عملکردمان را با برنامه تطبیق می دهیم و اگر انحرافی باشد یا کم کاری شده باشد سعی می کنیم مشکلات را حل کنیم.
زره ساز- در طرح برنامه کاربردی، ۵ حوزه خیلی برجسته شده بود: ۱) رهبری حمایت و تاثیر گذاری انجمن؛ ۲) آموزش؛ ۳) پژوهش؛ ۴) آگاهی رسانی؛ ۵) ارتباط و تعامل. با توجه به این تجربه اخیرتان به خصوص که مسیول کمیته برنامهریزی و ارزیابی هستید، به نظر شما مورد دیگری هم هست به این موارد افزوده شود؟
رویکرد خود ما در انجمن در این دوره جدید، اضافه کردن به سند راهبردی نیست. به دلیل این که این سند بسیار جامع تهیه شده و حتی ما فکر میکنیم که اجرای آن نمی‌تواند خیلی با امکانات و مقدوراتی که فعلا انجمن دارد، فراهم باشد. حتی اجرای همان مقدار هم که گفته شده در واقع مشکل است. همانطور که فرمودید در این ۵ حوزه، رویکردها و استراتژی ها دیده شده که شامل ۷۴ راهبرد است. اجرا کردن هر کدام از این راهبردها نیازمند یک سری برنامه های اجرایی است. به همان دلیل ما تمام سعی مان این است که اولا بیاییم اولویت‌ها را در این ۷۴ راهبرد مشخص کنیم. چون نمی توانیم همه را با همدیگر انجام بدهیم. هنوز سازمان و راهکارهای اجرایی خیلی قوی برای انجام این راهبردها نداریم. بنابراین اولویت‌گذاری روی اینها کردیم و سعی کردیم مطابق این اولویت‌ها هر سال بخشی از این راهبردها را انجام بدهیم به صورت اصلی، اما به بقیه راهبردها هم نظر داشتیم؛ یعنی به صورت متوازن. سعی ما این است که در همه این حوزه‌ها فعالیت‌هایی را انجام بدهیم. عملکردی که در سال ۹۲ داشتیم به صورت کتاب در دست تدوین است. در آنجا ما آمدیم عملکردمان را با آن ۵ حوزه استراتژیکی که شما فرمودید مقایسه کردیم که مثلا در بخش رهبری و حمایت چه فعالیت‌هایی انجام دادیم.
یکی از ابزارهای مناسب و تجربه شده برنامهریزی استراتژیک برای اجرا، کارت های امتیازی متوازن یا BSC است. اگر ما بخواهیم به صورت دقیق و برنامهریزی شده استراتژی انجمن را به اجرا در بیاوریم باید از کارتهای امتیازی متوازن یا ابزاری شبیه به آن استفاده کنیم. در برنامهریزی استراتژیک انجمن، راهبردها برنامه اجرایی ندارند. بنابراین شما نمی‌توانید مقایسه بکنید و ببینید چه مقدار از آن راهبردها را مثلا در سال ۹۲ توانسته‌اید اجرایی کنید، چون شاخصی برایش دیده نشده است. البته زیر هر کدام از این راهبردها، مواردی به عنوان شاخص ذکر شده ولی واقعیت این است که آن چیزهایی که در آنجا مطرح شده با تعریف شاخص خیلی دقیق نیست و ما نمی توانیم آن ها را شاخص به حساب آوریم. شاخص‌ها معمولا نسبت هستند. حداقل میتوانیم بگوییم معیارهای آنها تعریف و تعیین نشده است. مثلا شما فرض بفرمایید برنامهریزی می کنید برای این که به یک راهبرد برسید باید دوره آموزشی برگزار کنید. حالا اینکه این دوره‌ها در چه تعدادی در سال، با چه کیفیتی و در چه موضوع‌هایی باید برگزار شود نیاز به برنامهریزی و هدفگذاری دارد. اما این نسبت ها و ویژگی‌ها در برنامهریزی استراتژیک ما تعریف نشده است. هنوز ما مثلا در جذب و جلب نخبگان یا پیشکسوتان شاخصی نداریم که مثلا ما چقدر نخبه داریم در این حوزه و چه قدرش را با چه سازوکارهایی میتوانیم جذب کنیم. مهمتر از آن تعریف نخبه و تعریف جذب و جلب مشارکت و همکاری است. خب شما آگاهی دارید که از بدو تاسیس انجمن همواره بزرگان قوم و اعضای هیات مدیره در هر فرصتی خواهان مشارکت اعضا در فعالیتهای انجمن شده‌اند و همیشه هم دوستان از میزان کم مشارکت اعضا گله‌مند بوده‌اند. ولی من معتقدم وقتی بحث مشارکت و همکاری به میان می‌آید باید سه عنصر یا مولفه را با هم در نظر داشت؛ انجمن، اعضا و محمل‌ها یا بسترهای همکاری و مشارکت. یعنی به همان مقدار که از اعضا انتظار داریم مشارکت کنند، همان مقدار هم باید انجمن آمادگی جلب همکاری‌ها را داشته باشد و به طور مشخص و عینی برنامه‌های آن را تدارک دیده باشد در غیر این صورت این بحث‌ها فقط حالت شعاری و گله‌گذاری پیدا میکند. در اینکه تمایل و انگیزه افراد برای مشارکت در نهادهای مدنی و فعالیتهای اجتماعی و علمی کم است که بحثی نیست، اما از آن طرف هم باید قبول کرد که انجمن هم برنامه‌ها و راهکارهای لازم را برای جلب همکاری افراد و سازمان‌ها ندارد. البته اینهایی که می‌گوییم به این معنی نیست که یک برنامه استراتژیک باید این برنامه‌های اجرایی را هم در دل خود داشته باشد. ولی می‌خواهم بگویم تدوین برنامه استراتژیک شرط لازم است اما کافی نیست. ما سعی کرده‌ایم این برنامه‌های استراتژیک را با همین اهدافی که سالانه مشخص میکنیم عملیاتی کنیم. به عنوان مثال الان در کمیته عضویت‌ها ما داریم برنامهریزی میکنیم برای تاسیس کمیته خبرگان یا نخبگان تا از این طریق بتوانیم اولاً این افراد را شناسایی کنیم، مشخصات آنها را ثبت و ضبط کنیم و بعد در امور مختلف آنها را طرف مشورت قرار دهیم یا بتوانیم به صورت نظام‌مند از قابلیت‌ها و توانایی‌های آنها بهره ببریم.
زره ساز- با این اوصاف هنوز نمی توانید بگویید مثلاً در باره نقش رهبری و هدایتگری انجمن که استراتژی از شما خواسته در کجا قرار دارید؟
خیر نمی‌توانیم ادعا کنیم انجمن الان توان رهبری و هدایتگری جامعه تحت پوشش خود را یافته است. البته این مورد فقط به انجمن علمی ما برنمی‌گردد بلکه من با قاطعیت می‌توانم به شما بگویم هیچیک از سیصد و اندی انجمن‌های علمی کشور چنین توانی را ندارند. منتهی ما در انجمن خودمان شروع کرده‌ایم به پایه‌ریزی برای کسب این جایگاه که فکر میکنم از این نظر از بسیاری از انجمن‌های سرشناس دیگر جلوتر هستیم. شما وقتی می‌خواهید چنین نقشی داشته باشید در وهله اول باید شناخت درست و دقیقی از جامعه تخصصی و حرفه‌ای خود داشته باشید، پایه‌ها و مولفه‌های اصلی آن را شناسایی کنید. ما در حال حاضر عناصر اصلی جامعه خودمان را شناسایی کرده‌ایم که عبارتند از سه عنصر مراکز آموزشی، مراکز پژوهشی و کتابخانه‌ها و آرشیوها. ارتباط و تعامل این سه حوزه را هم مشخص کرده‌ایم. از نظر انجمن، کتابخانه‌ها، مراکز اسناد و آرشیوها عمل‌کننده و فرآیندهای اصلی هستند و مراکز آموزشی و پژوهشی، فرآیندهای پشتیبانی کننده. البته در کنار اینها نقش ناشران، شرکت‌های نرم‌افزاری، تامین‌کنندگان وسایل و تجهیزات و اسپانسرها را هم مشخص کرده‌ایم. همچنین مجموعه ذینفعان را هم در سطوح مختلف شناسایی کرده‌ایم. اینها قدم‌های اول است، بعد ما باید به طور نظام‌مند این حوزه‌ها را بررسی و رصد کنیم. الان در این مرحله هستیم یعنی تدوین متدولوژی شناخت، بررسی و رصد مولفه‌های تعیین شده و کار مطالعات هم خوشبختانه در سال جاری آغاز شده است. ما به این نتیجه رسیده‌ایم که ایفای نقش رهبری و هدایتگری توسط انجمن در گرو ایجاد و تکمیل چرخه ۵ مرحله‌ای شناخت وضع موجود، ارزیابی و تحلیل آن، شناخت نقاط قوت و حوزه‌هایی که باید بهبود در آنها صورت پذیرد، طرح‌ریزی و ارایه برنامه‌های مشخص برای بهبود و ارتقاء حوزه‌های شناسایی شده و نهایتاً نظارت بر اجرای کارا و اثربخش برنامه‌های بهبود است. البته تاکید میکنم اینها کارهای بزرگ و زیادی است و از عهده انجمن به تنهایی برنمی‌آید. بنابراین خود واحدها نیز باید کمک و همکاری کنند. همکاری در این قضیه به نفع همه است. ما به دنبال اعمال مدیریت و رهبری به معنای اعمال اتوریته نیستیم بلکه منظورمان حل و فصل مسایل مبتلابه جامعه تخصصی و حرفه‌ای است.
زره ساز- آیا در چرخه‌ای که شما به آن اشاره کردید، انجمن وارد مسایل مربوط به امکانات و منابع هم میشود؟
صددرصد! یکی از عوامل مهم که باید بررسی شود امکانات و منابع است. ما قطعاً به مسایلی مانند بودجه‌های پژوهشی دانشگاه‌ها و مراکز پژوهشی و بودجه‌ها و اعتبارات کتابخانه‌ها و آرشیوها خواهیم پرداخت. وضعیت ساختمان‌ها، فضاها و تجهیزات باید بررسی شود. نیروی انسانی شاغل در حوزه‌های ۳ گانه گفته شده شامل اساتید، کادر پژوهشی، کتابداران و روسا و مدیران کتابخانه‌ها و آرشیوها، تمکن و برخورداری ناشران تخصصی حوزه و تامین‌کنندگان حتماً باید در دایره مطالعات و بررسی‌های انجمن قرار گیرد.
زره ساز- در ۵ معیار اصلی سند استراتژی، کدام یک بیشتر باید مورد توجه قرار بگیرد و در حقیقت در اولویت بیشتری است؟
همانطور که عرض کردم فعالیتهای انجمن باید به صورت متوازن انجام شود. یعنی کارها باید به گونه‌ای برنامهریزی و اجرا شود که توازن میان آنها برقرار باشد. انجمن نباید در یک فعالیت خیلی عمیق شود ولی یک سری از فعالیتها به کلی از نظر دور شوند. ما در راهبردهای ۵ گانه دست به انتخاب و گزینش می‌زنیم یعنی در همه محورهای استراتژیک هدایت و رهبری، آموزش، پژوهش، آگاهی رسانی و تعامل. مثلا در حوزه ارتباط و تعامل، ۲۵ راهبرد وجود دارد که نمی توان همه آنها را همزمان اجرا کرد ولی طوری هم نیست که ما ارتباط و تعامل را کلاً کنار بگذاریم.
زره ساز- بحثی که همیشه پیرامون انجمن مطرح بوده مسایل و دغدغه های صنفی است که البته همیشه هم انجمن پاسخی که داده این بوده که “ما یک انجمن علمی و تحت نظارت وزارت علوم هستیم”. بحث درستی هم هست ولی انجمن صنفی همیشه به عنوان دغدغه وجود داشته است. می‌توان گفت از جنبه صنفی و هم جنبه علمی وارد این بحث شده‌ایم؟ آیا اصلا در این برنامه راهبردی به مسایل صنفی هم توجه شده یا به‌طور کلی سلب مسیولیت شده است؟
در انجمن به این امر ذیل رهبری، حمایت و تاثیرگذاری که حوزه اول برنامه استراتژیک است توجه شده است. آنجا به صراحت محورهای مورد نظر یادآوری شده‌اند. در هییت مدیره هم این قضیه مطرح شده است. علاوه بر آن مواردی از این دست که بعضی دوستان آنها را از جنس موارد صنفی می‌دانند در اساسنامه هم ذکر شده است. در فصل دوم اساسنامه که به شرح وظایف و فعالیتها اشاره دارد، بند ۲-۷ آن صراحتاً بحث طبقه‌بندی مشاغل را مطرح میکند. از آن گذشته در ماده دو اساسنامه نیز، هدف تاسیس انجمن را گسترش، پیشبرد و ارتقای دانش کتابداری و اطلاع‌رسانی ذکر میکند. خب شما در این هدف مگر می‌توانید نیروی انسانی و شرایط محیطی کار را نادیده بگیرید؟ یعنی کسی می تواند بگوید من می‌خواهم سطح دانش کتابداران را افزایش دهم ولی به انگیزه‌های آنها برای شرکت در دوره‌های آموزشی و برخورد مدیران با مسیله آموزش کتابداران کاری ندارم؟ یا مثلاً بگوید من می‌خواهم دانش کتابداری را ارتقا بدهم ولی کاری به مشکلات اساتید دانشگاه‌ها که نقش اصلی را در ارتقای دانش دارند ندارم. وارد این قضیه نمی‌شوم که دانشگاه‌ها بودجه کافی دارند یا نه؟ زیرا اینها مسایل صنفی است. اساساً در مدل‌ها و نظام‌های مدیریت امروز، شما نمی‌توانید مسایل علمی را از سایر مسایل جدا کنید. در مدل بنیاد کیفیت اروپا که ایران هم آن را پذیرفته و اساس کار خود برای ارتقای کیفیت قرار داده است، همه این مسایل با هم دیده شده‌اند. یعنی مشخصاً در حالی که معیار ۳ به وضعیت نیروی انسانی پرداخته، بلافاصله و در معیار ۴ مسیله مدیریت دانش، فناوری و محیط کار را ذکر کرده است. یعنی دانش را به عنوان یک امر مجرد و انتزاعی ندیده است. در استاندارد ایزو ۹۰۰۱ که به استانداردهای مدیریت و کیفیت مربوط است نیز این به این مسیله به طور جدی پرداخته شده است و اساساً جزو اصول آن است. یعنی شما نمی‌توانید کیفیت را بدون توجه به منابع انسانی و شرایط کاری، تضمین کنید. اصلاً سازمان یادگیرنده یعنی چه؟ درودیوار سازمان‌ها که یادگیری انجام نمی‌دهند!. مدیریت دانش یعنی چه؟ هسته مدیریت دانش آدم‌های سازمان هستند. تبدیل دانش ضمنی به دانش عینی یعنی چه؟ دانش عینی که در کتاب‌ها و مقالات و مستندات وجود دارد. بنابراین این دو مسأله، دو اصل جدایی ناپذیر هستند. وقتی شما منابع انسانی جامعه تحت پوشش خود را بررسی می کنید، چه چیز هایی برای شما مهم است؟ آموزش و توانمندی. یعنی نمی شود مثلا یک کتابدار را که در کتابخانه دانشگاهی و عمومی به ارایه خدمات می پردازد از آموزش وی غافل باشیم. او را به سمینار و کنفرانس نمی‌فرستیم و دوره‌های آموزشی و مهارتی برایش نمی گذاریم. طبعا چنین کتابداری نمی تواند آن کیفیت مطلوب و خدمات مد نظر انجمن را ارایه بدهد. مسایل صنفی، حقوقی، دستمزدها و … نیز همین وضعیت را دارند. میزان رضایت کارکنان همیشه سهم عمده ای در ارتقای کیفیت خدمات داشته است. محور اصلی تمام بحث هایی که دانشمندان علم مدیریت در مورد کیفیت کرده‌اند درباره نیروی انسانی است. یعنی نیروی انسانی است که می تواند برای شما ارتقای کیفیت بیاورد. نیروی انسانی باید انگیزه داشته باشد. در انجمن قبول نداریم چون ما انجمن علمی هستیم پس نمی توانیم یا نباید به بحث های صنفی بپردازیم. بحث صنفی را در آنجایی که به بحث کیفیت مربوط میشود قبول داریم. وقتی شما از کیفیت بحث می کنید هیچ چیزی خارج از بحث کیفیت قرار نمی‌گیرد. بنابراین هم اساسنامه ما این را گفته و هم استراتژی ما این را در نظر دارد. آنجایی که انجمن از وارد شدن به مسایل صنفی پرهیز می کند به نظر من بیشتر عدم توانایی انجمن در وارد شدن به مسایل این حوزه است، نه بحث های حقوقی و قانونی. ما به لحاظ حقوقی و قانونی نه تنها منعی نداریم، بلکه تکلیف شده که ما باید به این مسایل رسیدگی کنیم، ولی ما به لحاظ اجرایی آن توانایی لازم را نداریم که انجام بدهیم. با همه اینها انجمن در دوره‌های مختلف تلاش کرده امور صنفی را هم دنبال کند. مثلا ما در مورد حذف پست کتابدار پیگیری کردیم. دو دفعه در دولت های مختلف که بلاخره در دولت جدید پذیرفته شد. این یک مسیله صنفی است.
زره ساز- آیا انجمن برنامه ای برای این موضوع دارد که افرادی که فارغ التحصیل می‌شوند از انجمن گواهی یا مدرک صلاحیت حرفه‌ای داشته باشند که مورد پذیرش ادارات هم باشد؟ این به ساختار دولت و موارد مختلف بستگی پیدا می کند و این که عملا تحقق پیدا میکند یا خیر؟
بله اتفاقا ما این را دیدیم، رویکردهای دوره پنجم که مثلا بند ۹ که شهریور ماه ۹۲ به تصویب رسید، دقیقا به همان نکته ای که شما میفرمایید توجه دارد: یعنی استقرار نظام ارزیابی حرفه‌ای و صدور گواهینامه‌های صلاحیت حرفه ای برای انواع متخصصان. در جامعه علمی این کار اصولا یکی از وظایف اصلی انجمن‌ها است. در همه جا و از جمله در ایران آن را دیدیم و از گذشته هم وجود داشته است. منتها ما باید این موارد را به صورت تدریجی و متناسب با توان اجرایی خود پیش ببریم. مورد دیگر این است که ما ارزیابی کتابخانه ها و مراکز اسناد را هم در دستور کار گذاشتیم. ارزیابی کتابداران و متخصصان، گروه‌های آموزشی و دانشکده‌های آموزشی، و ارزیابی بروندادهای پژوهشی، همه این ها در اهداف و رویکردهای انجمن دیده شده است. در مرحله اول ما پایان نامه ها را به طور مشخص مد نظر قرار دادیم. از چهار آیتمی که ما برای ارزیابی گذاشته ایم، ارزیابی مراکز آموزشی عملاً از سال ۹۲ کلید خورد و ما آمدیم یک مدل ارزیابی را که از دوره‌های قبل طراحی شده بود نهایی کردیم. در سال گذشته ما از تمام گروهای آموزشی در سطح کشور (نزدیک به ۹۰ گروه آموزشی) در مقاطع مختلف اعم از دانشگاه هایی که زیر نظر وزارت علوم هستند، دانشگاه آزاد اسلامی، پیام نور، شاهد و علوم پزشکی دعوت کردیم. در آذر ماه سال ۹۲ انجمن یک جلسه خیلی وسیع با میزبانی دانشگاه تهران برگزار کرد. آقای دکتر مهراد (مسیول کمیته برنامهریزی وزارت علوم) هم تشریف آوردند. بحث های خوبی انجام شد. بعد از آن فرم های ارزیابی را برای گروه های آموزشی فرستادیم و اینها تکمیل و ارزیابی شد و نهایتا از ۹ دانشگاه تقدیر به عمل آوردیم، به عنوان دانشگاه‌هایی که داوطبانه در ارتقای کیفیت آموزشی و ارزیابی مشارکت کردند. در خصوص کتابخانه ها و مراکز اسناد در سال ۹۱ و ۹۲ چند مورد را انجام دادیم ولی سال۱۳۹۳ به صورت رسمی شروع کردیم و و اولین موردی که داریم انجام می دهیم موزه ملی ملک است. قرار شده است وضعیت کتابخانه را با توجه به استاندارد هایی که وجود دارد معلوم کنیم که در چه سطحی قرار دارند. در مورد ارزیابی پایان‌نامه‌ها سال ۹۲ اقدامات اولیه را با همکاری پژوهشگاه علوم و فناوری اطلاعات ایران انجام دادیم اما آن سال به نهایت نرسید و منتقل شد به سال ۱۳۹۳ و جزء کارهای ۹۳ است. درباره کتابداران هم مقدماتش انجام شده است. تمام هدفمان این است که در سال ۹۳ این کار را انجام بدهیم و امیدواریم در سال ۹۳ این کار ارزیابی انجام پذیرد.
زره ساز- اینها را در جه سطحی می خواهید انجام دهید و آیا اولویت بندی دارید؟
ما در ارزیابی‌ها نیاز به یک مدل داریم که شاخص‌ها، استانداردها و نحوه‌ی امتیازدهی را مشخص کرده باشد. همیشه یک گروه ارزیاب هم نیاز داریم تا بتوانند این ارزیابی ها را انجام بدهند. یک بخش دبیرخانه‌ای هم می خواهیم که تمام این سیستم های ارزیابی در همین کمیته برنامهریزی ارزشیابی قرار می‌گیرد. اما هر کدام از ارزیابی‌ها را سعی میکنیم با توجه به بخش هایی که در انجمن وجود دارد انجام دهیم. مثلا ارزیابی گروه های آموزشی را کمیته برنامهریزی و ارزشیابی و کمیته آموزش باهم انجام دادند، بنابراین فعلا ما از نظر اولویت بندی باید بتوانیم اول مدل‌هایمان را تدوین کنیم بعد فرآیندهای اجرایی را مشخص کنیم که شامل ارزیابی و نحوه انعکاس آن است.
زره ساز- سوال نهایی ام در این رابطه این است که آیا انجمن از لحاظ تشکیلاتی توانایی انجام اینها را دارد؟ . حالا اجازه بدهید ادامه بدهیم این برنامه راهبردی را! در رابطه به چشم اندازی که در برنامه راهبردی انجمن مطرح شده است اینگونه ذکر شده: نهاد برگزیده، رسمی و نقطه کانونی راهبردها و منسجم و هماهنگ کننده فعالیتهای علمی پژوهشی و خدماتی رشته. ارتقای شان و منزلت اجتماعی کتابداران که باز هم به مسایل صنفی-حرفه ای مرتبط میشود. نهادی اثربخش در ارتقای کیفی و کمی کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی در ایران که بیشتر به مراکز حرفه ای صنفی پرداخته است. سوال اینجاست که برای دسترسی به این چشم انداز چگونه باید پیش برویم؟ نکته اساسی دیگر این است که ما در کجای این مسیر قرار داریم و در پیشبینی شما چه قدر راه در پیش داریم؟ آیا در ده سال به وضعیت مناسب خواهیم رسید یا خیر؟
این بحث ها عمدتا جنبه ی کیفی دارند. ما خیلی نمی توانیم اینها را در قالب عدد بیاوریم. اگر عدد می‌گذاریم برای اهداف سالانه است. یعنی وقتی ما می گوییم انجمن باید مرجعیت داشته باشد. این مرجعیت چگونه حاصل میشود؟ یکی از راهکارها این است که بتوانیم این ارزیابی ها را انجام بدهیم. یعنی یکی این توانایی را داشته باشد که بگوید مثلا صلاحیت علمی این فرد چقدر است!
این مرجعیت زمانی حاصل می شود که انجمن بتواند در حوزه علمی تولیداتی داشته باشد و محصولاتی به جامعه عرضه کند. الان رویکردی که در تدوین گزارش‌های عملکرد در انجمن داریم این است که روشن کنیم در هر کدام از این راهبردها چه کارهایی انجام شده و چه قدر این فعالیتها توانسته اند آن چشم انداز را پیش ببرند. با توجه به برسی های اولیه که ما انجام دادیم الان به لحاظ شاخص‌های مرجعیت علمی، می توانیم انجمن کتابداری و اطلاع رسانی ایران را قوی ترین نهاد در جامعه کتابداری و اطلاع رسانی ایران بدانیم. البته تاکید میکنم به لحاظ مرجعیت علمی. این ادعا هم به این دلیل است که جمع کارها و فعالیت‌هایی که انجمن در ارتباط با شاخص‌های مرجعیت علمی میکند، هیچ نهاد دیگری در جامعه تخصصی و حرفه‌ای کتابداری و اطلاع‌رسانی انجام نمی‌دهد. ممکن است در تک تک این شاخص‌ها نهادهای دیگری از انجمن قوی‌تر باشند ولی در جمع انجمن از همه قوی‌تر است.
زره ساز- یعنی به لحاظ شاخص‌های تولید در وضعیت فعلی یا آینده؟
در وضعیت فعلی. یعنی ما با توجه به فعالیتهای هدفمندی که در انجمن انجام داده‌ایم یعنی از دوره پنجم آمدیم رویکرد های مشخصی را تعریف کردیم و استراتژی را مبنای عملکردمان قرار دادیم و اهداف را مشخص کردیم. الان می توانیم بگوییم که ما قوی‌ترین نهاد در حوزه کتابداری و اطلاع رسانی هستیم.
زره ساز- این دیدگاه در جامعه علمی و حرفه ای ما وجود ندارد قبول دارید؟
بله! علت دارد. یک علتش این است که ما فعالیتها و عملکرد انجمن را اصلاً تحلیل نمی‌کنیم و این یک ضعف اساسی برای ما است. به بیان ساده یعنی خودمان هم درست نمی‌دانیم چه‌کار کرده‌ایم!. علت دومش این است که حتی عملکرد توصیفی را هم درست مستندسازی نمی‌کنیم و سوم اینکه اطلاع‌رسانی درست و درمانی هم انجام نمی‌دهیم. این هم مصداق همان مثل کوزه‌گر و کوزه شکسته است. ببینید! در سال ۹۰ امتیاز انجمن ۲۶۳ بوده. این ۲۶۳ در ارزیابی اولیه ۱۷۵ بوده. بعد ما به وزارت علوم رفتیم توضیح دادیم و مستندات تکمیلی ارایه کردیم، این امتیاز تبدیل شد به ۲۶۳. یعنی عملکرد که مربوط به سال قبلش بوده و ما که نمی‌توانسته‌ایم عملکرد از خودمان اختراع کنیم. پس عملکرد همان بوده ولی ما رفتیم و توضیح دادیم و مستند ارایه کردیم. این را در سال ۱۳۹۲ به ۹۴۳ رساندیم. اختلاف خیلی زیادی است. وقتی که این را اعلام کردیم در مصاحبه‌ای که در خبرگزاری لیزنا منتشر شد بعضی افراد کامنت گذاشته بودند که مثلا انجمن مگر چه کار کرده که توانسته این درجه را بگیرد! ما متوجه شدیم خیلی از دوستان ما در جریان فعالیتهای انجمن نیستند. الان ما این را اصلاح کرده‌ایم. یعنی عملکردمان را تحلیل میکنیم. مستندسازیمان را داریم اصلاح میکنیم. تصویری که جامعه حرفه‌ای و تخصصی از انجمن دارد برای ما خیلی مهم است. بخشی از این تصویر نادرست به خاطر کم‌کاری‌های ما است. یعنی ما فعالیت‌هایی را انجام می دهیم ولی تحلیل و اطلاع رسانی نمی کنیم. به عنوان شاهد انجمن ۱۳ سال است فعالیت میکند. شما اگر به سایت انجمن تشریف ببرید، فقط یک سال از گزارش عملکرد انجمن را پیدا می کنید. بسیاری از سایت‌های ما فعالیتها را به‌روز نمی‌کنند. تعداد قابل توجهی از شاخه‌های استانی را می توانم بگویم که آخرین اطلاعاتی که دارند متعلق به سال ۱۳۹۰ است. به عنوان مثالی دیگر که در ارتباط با استراتژی‌های انجمن هم هست، همان مسیله جلب همکاری و مشارکت‌ها است که به آن اشاره کردید. ببینید! ما در تحلیل و بررسی عملکرد انجمن در سال ۱۳۹۲ متوجه شدیم که انجمن در طول سال ۱۳۹۲ با بیش از ۵۰۰ نفر از استادان، نخبگان و خبرگان داخل و بیرون رشته و حرفه همکاری و تعامل داشته است!. چنین آماری را شما هیچگاه در عملکردهای انجمن ندیده‌اید. معنای این حرف این نیست که در سال‌های گذشته چنین تعاملات و همکاری‌هایی وجود نداشته است. چه بسا بیشتر هم بوده است ولی حرف من این است که ما نرفته‌ایم این را بررسی و تحلیل کنیم. بقیه موارد هم همینطور است. مثلاً در خصوص راهبرد معرفی و شناساندن رشته و حرفه به جامعه. ما در عملکرد ۹۲ درآوردیم که انجمن بیش از ۴۰ مورد تعامل با رسانه‌های جمعی عمومی در تهران و مراکز استان‌ها داشته است. شما در هیچ یک از گزارش‌های عملکرد در ادوار گذشته چنین چیزی را نمی‌بینید. یعنی انجمن کار را انجام داده ولی نه خودش می‌داند که این فعالیتها همان مصداق‌های معرفی رشته است و نه این ها به آگاهی جامعه مخاطب رسانده شده است. تازه اینها رسانه‌های عمومی کشوری و بیرون از حرفه و رشته هستند. یعنی مواردی مثل لیزنا، عطف، شناسه و ایبنا و وبلاگ‌ها و سایت‌های داخلی را در بر ندارد.
زره ساز- اگر شفاف‌تر بخواهیم صحبت کنیم این است من به عنوان یک دانشجو، فارغ التحصیل یا به عنوان هیات علمی بالاخره باید اثر انجمن را در زندگی علمی و حرفه ای ام ببینم! فردی می‌خواهد استخدام شود، در ارزیابی‌ها و گواهی‌های انجمن چه کارکردی دارند. خود من گاهی از اینکه در فعالیتهای انجمن شرکت کردم مورد عتاب قرار می‌گرفتم. خیلی اعضای علمی هستند که اصلا انجمن را قبول ندارند تلاشی هم به آن صورت انجام نمی شود که این دید در بین اعضای علمی روشن تر بشود!
هر چند جناب دکتر مهراد مثل شیر پشت سر انجمن است و از طریق کمیته برنامهریزی دارد این حمایت را میکند ولی خیلی از اعضای هییت علمی را هم داریم که دانشجویان را به طور مستقیم در ارتباط با انجمن ضد تبلیغ می‌کنند! عموما سازمان های کتابخانه ای ما ارتباط خاصی با انجمن ندارند. از سازمان بزرگی مثل آستان قدس بگیرید تا کتابخانه ملی که حالا کتابخانه ملی باز ارتباطش با انجمن بسیار بیشتر است چون دفتر انجمن هم در آنجاست. یا پژوهشگاه (ایرانداک) تا حدودی ارتباطاتش بیشتر است. ولی کتابخانه ها خیلی ارتباطاتشان شفاف نیست اینها باعث می شوند تصویر نادرستی از انجمن ایجاد شود. شاید تصور می‌کنند که انجمن نشست یا همایشی دارد یا نهایتا نشریه‌ای منتشر میکند و فعالیت انجمن در همین خلاصه می شود! این اقداماتی که الان شما می فرمایید حدود یک سال است که برای جلب مشارکت این جامعه ی علمی برنامهریزی میشود و اینکه بقیه به شما کمک کنند و همه در راستای اعتلای انجمن حرکت کنند. انجمن در این زمینه برنامه خاصی دارد؟
بله! ما اینها همه را تحلیل کردیم در جلسات هییت مدیره و در فاصله جلسات. به خصوص این کمیته برنامهریزی که فعال شد بخش عمده ای از وظیفه ای را که به عهده دارد تحلیل شرایط خود انجمن است و جامعه ای که انجمن را می‌سازد. منتها همانطور که گفتم توان اجرایی انجمن محدود است. ما یک سری برنامه‌ها داریم برای توانمندسازی انجمن. ما همانگونه که به برگزاری همایش اهمیت می‌دهیم به چگونگی برگزاری آن هم اهمیت می‌دهیم. به هر حال خواسته‌ها و انتظارات که به حق هم هستند زیادند ولی توان انجمن تناسبی با حجم و کیفیت خواسته‌ها و انتظارات ندارد. نگاه کمیسیون هم متاسفانه هنوز همان نگاه کلاسیک به انجمن‌های علمی است. یعنی یک تعداد افراد عالم که آن هم طبق مقررات نباید بیش از ۷ نفر باشند! هر از گاهی دور هم جمع بشوند و در باره پیشرفت‌های علمی رشته‌اشان حرف بزنند و کسانی هم بیایند نظریه یا کشفیاتی به این افراد نشان بدهند و آنها تایید یا رد کنند. بعضی دوستان هم از انجمن تصور یک “شرکت خدماتی دولتی” را دارند!. یعنی یک شرکتی که دولت به آنها پول و امکانات میدهد تا آنها کارهای خلق‌اله را حل و فصل کنند. بعد هم تصورشان این است که این ۷ نفر هم مثل بقیه جاهای دولتی پول‌ها را می‌گیرند و کار مردم را هم راه نمی‌اندازند. انگار نمی‌دانند و یا فراموش می‌کنند که انجمن یک نهاد مدنی و مردمی است و افرادی که در انجمن فعالیت می‌کنند نه تنها حقوقی نمی‌گیرند بلکه به صورت داوطلبانه وقت، انرژی و حتی پولی که از جاهای دیگر می‌گیرند را صرف فعالیتهای انجمن می‌کنند. آنها به اندازه توان و بضاعتی که دارند سعی می‌کنند مشکلی از کوه مشکلات را حل کنند و بهبودهایی هر چند اندک ایجاد کنند. پولی که وزارت علوم به انجمن‌ها میدهد در بهترین حالت حتی کفاف حداقل حقوق یک کارمند دفتری را هم نمی‌دهد. ما افرادی داریم که آنها را فقط هنگام انتخابات هیات مدیره می‌بینیم که کاندید شده‌اند. افرادی را هم داریم که عضو هیات مدیره نیستند و عضویت در هیات مدیره هم برایشان مهم نیست ولی بیش از اعضای هیات مدیره کار می‌کنند. همه مایی که در این حرفه و رشته حضور داریم باید انجمن را در تحقق اهدافش کمک کنیم خواه عضو هیات مدیره باشیم یا نباشیم.
زره ساز- بعضاً در بحث های علم سنجی داریم که می گویند شاخص‌ها تعیین می شوند ولی این شاخص‌ها به لحاظ ظاهری تعیین شده است. این احساس در بعضی وجود دارد که برخی از این شاخص‌ها به صورت شکلی رعایت شده و محتوا خیلی مهم نیست. مثلا نشریه وجود دارد یا نه. نشریه ایرانداک را جای دیگر بزنید به اسم نشریه انجمن بدهیم. شما در این فرآیند آیا هر دو موضوع یعنی کمیت و کیفیت را در نظر داشته‌اید. گاهی احساس می شود شاخص ارزیابی بیشتر به کمیت توجه میکند؟
با توجه به علاقه شخصی خود من و گرایشی که در همه اعضای هیات مدیره و شاخه‌های استانی سراغ دارم، موضوع کیفیت در مرکز توجه انجمن قرار دارد. این که این روزها علاقه و گرایشی افراطی به کمیت‌ها و اعداد به وجود آمده نمی‌تواند باعث شود که ما از بیخ و بن منکر فایده آمار و کارهای آماری شویم. شما برای این که بتوانید مسیر خودتان و عملکردتان را رصد کنید به هر حال نیازمند یک سری شاخص‌ها و سنجه‌هایی هستید که گریزی از آنها نیست. اریه آماری عملکرد یا استناد به شاخص‌های استاندارد و پذیرفته شده، با عدد‌سازی و نمایش صوری موفقیت متفاوت است. اگر روی هدف‌ها و رویکردهای مشخصی تمرکز نکنیم نمی‌توانیم منابع و انرژی محدود خودمان را به درستی تخصیص بدهیم. این سنجه ها می‌توانند کیفی یا کمی باشند. نوع ارزیابی‌ای که صورت می‌گیرد مهم است. این ارزیابی که انجام میدهید آیا کیفیت را بررسی کرده‌اید یا فقط یک عدد اینجا گذاشته شده است. یکی از انتقادهایی که ما به مدل ارزیابی کمیسیون داریم همین است که می گوید شما باید حداقل از ۴ نفر از بزرگان تقدیر داشته باشید. حالا این که این ۴ از کجا آمده و تقدیر به چه شکل و کیفیتی انجام شده کاری ندارند. ولی ما در انجمن، خودارزیابی‌هایی که انجام می‌دهیم هدفمان سنجش کیفیت است. در مورد نشریه علمی- پژوهشی هم انجمن با پژوهشگاه همکار است و ما هم امتیاز همکاری را در ارزیابی کمیسیون می‌گیریم. امتیاز نشریه مستقل بیشتر از این است ولی ما هیچگاه نشریه مشترک با ایرانداک را به عنوان نشریه مستقل انجمن ذکر نکرده‌ایم.
زره ساز- مزایای این ارتقاء انجمن چیست؟ از نظر وزارت علوم چه اعتبار و امکاناتی در اختیار انجمن قرار می دهند؟
این امتیازها و ارتقاها خوشبختانه یا متاسفانه مزایای مادی قابل توجهی برای انجمن ندارد. تنها تاثیر بسیار اندکی در کمک‌های مالی وزارت علوم به انجمن دارد که آن هم از شانس ما امسال که ما ارتقا رتبه داشتیم گفتند به دلیل محدودیت‌های بودجه‌ای اندازه همان سال گذشته می‌دهند!. آن هم که گفتم یک کارمند دفتری را هم نمی‌توان حقوق داد. اما موضوع امتیاز و رتبه برای انجمن بیشتر جنبه حیثیتی و پرستیژ دارد. یعنی انجمنی که می خواهد پیشتاز باشد در حرفه، می خواهد رهبر و هدایت کننده باشد، خودش نمی تواند از نظر مراجعی که دارند تعیین صلاحیت و اعتبار سنجی می‌کنند ته جدول باشد!. ما که با اصل ارزیابی شدن و ارزیابی کردن مخالف نیستیم. ما به نحوه ارزیابی و مدل ارزیابی ایرادهایی داریم و فکر میکنیم انجمن اگر نظر اصلاحی داشته باشد می‌تواند به کمیسیون ارایه کند و اطمینان داریم دوستان کمیسیون استقبال می‌کنند. سال گذشته که رتبه انجمن از C به B ارتقا یافت من مصاحبه‌ای انجام دادم در همین خصوص. در آن مصاحبه به شکل گذرا انتقادهایی هم به نحوه ارزیابی کردم. همان شب رییس محترم کمیسیون به بنده تلفن کردند و به خاطر محتوای آن مصاحبه که انتقادآمیز هم بود تشکر کردند و ما را مورد لطف قرار دادند. الان انجمن ارزیابی‌های مختلف را در دستور کار دارد و مشغول انجام آنها است. نمی‌شود که ما مثلاً بیاییم گروه‌های آموزشی را ارزیابی کنیم ولی خودمان در ارزیابی‌ها شرکت نکنیم یا رتبه‌های پایین داشته باشیم. البته ارتقاء رتبه مزایای غیرمادی دارد که برای ما مهم است. مثلاً ما میتوانیم نشریات علمی- پژوهشی بیشتری منتشر کنیم یا در آنها همکاری داشته باشیم. از همه اینها گذشته وزارت علوم یکی از ذینفعان اصلی انجمن است و یکی از رویکردها و ارزش‌های بنیادی در مدیریت انجمن توجه به خواسته‌ها و انتظارات ذینفعان است. نمی‌توانیم این شعار را بدهیم ولی عمل نکنیم.
زره ساز- همیشه این دغدغه وجود داشته که ارتباط بین شاخه‌های استانی و مرکز به درستی تعریف نشده است. همیشه این احساس وجود داشته که این ارتباط اکنون قطع شده است. به نظرم این بحث ساختاری و تشکیلاتی است. گویی الان شاخه‌ها خودشان مستقل کار می‌کنند چون از لحاظ بودجه هم اخیرا خیلی کمک نمی شوند. در ۲ الی ۳ سال اخیر شاید فعالیت‌هایی مستقل انجام می دهند. نکته دیگر این است که انجمن مرکزی قبل از این دوره به نوعی وظیفه شاخه تهران را برعهده داشت. من پیشنهادی داشتم که شاخه‌هایی که به هم نزدیکترند در یک شهری جمع شوند و یک همایش برگزار شود و انجمن کل این را برعهده بگیرد. مثلا الان کمیته آموزش در مرکز و در شاخه‌ها داریم. ولی هر کدام از اینها برنامه خودشان را دارند. ما آن زمان پیشنهاد دادیم که مسیول آموزش مرکز نباید خودش برگزاری کارگاه ها را برعهده بگیرد. آن کسی که شاخه انجمن کل است یک برنامه کاربردی برای کارگاه های آموزشی ایران بنویسد و بعد این را در تمام شاخه‌ها هدایت کند مثلا اگر یک کارگاه سواد اطلاعاتی در تهران برگزار شد یک ماه دیگر در خراسان برگزار شود و یک ماه دیگر در آذربایجان یا همایشها همین طور. به نظر می رسد این دیدگاه کلان هنوز در انجمن مرکزی وجود ندارد یا من فکر میکنم وجود ندارد. به نظر شما چه مقدار ضروری است در این سمت حرکت شود؟ آیا ضرورت دارد این تشکیلات در انجمن دنبال شود؟
درست میفرمایید. نه که این دیدگاه وجود نداشته باشد یا اعتقادی به آن نباشد. ما هم این مسایل و مشکلات را می دانیم. شما اگر اهداف و رویکردهای سال گذشته و امسال انجمن که در سایت هم هست ملاحظه فرمایید می‌بینید که این موارد در اهداف ما هم ترسیم شده است. ولی ما مشکل ارتباطی داریم. نمی‌خواهم الان بگویم کوتاهی از مرکز است یا از شاخه‌ها و مصداق ردیف کنم. فایده‌ای هم ندارد. هر کس هر چه بگوید طرف دیگر هم حرف‌هایی برای گفتن دارد. شما مصداق بیاورید دیگران هم مصداق‌هایی را برای شما ردیف می‌کنند و ثابت می‌کنند شما مقصرید!. ما برای صرفه‌جویی در وقت و انرژی و جلوگیری از سوءتفاهم‌ها و دلخوری‌ها از همین ابتدا اعلام میکنیم ما مقصریم!. ولی دنبال راه‌حل‌هایش هم هستیم. من مهمترین عامل این مشکلات را در عدم ارتباط و تعامل کافی می‌دانم. برخی مکانیسم‌ها مثل برگزاری جلسه خرج دارد و نه ما و نه شاخه‌ها توان مالی برای جمع کردن افراد در یک محل را نداریم. ولی همه داستان به بودجه و توان مالی برنمی‌گردد. راه‌های ارتباطی بدون هزینه یا کم هزینه هم وجود دارد که ما استفاده نمی‌کنیم. من اسم دوران کنونی را گذاشته‌ام عصر بی‌ارتباطی! و اصلاً قبول ندارم ما در عصر ارتباطات زندگی میکنیم. معتقدم قدیم‌ها در اثر ارتباطات زندگی می‌کردیم ولی الان در عصر بی‌ارتباطی. حالا خودتان بروید فکر کنید ببینید من درست می‌گویم یا نه. به هر حال داریم سعی میکنیم ارتباط‌ها را تقویت کنیم و در سایه ارتباطات مشکلات را حل کنیم. یکی از رویکردهای مهمی که در برنامهریزی برای تحقق اهداف رویکردها داریم بحث نزدیکی به شاخه‌ها و تقویت شاخه‌هاست. در ترکیب هییت مدیره گفته میشود که از ۷ یا ۶ نفر، ۵ نفر باید عضو هییت علمی باشند و یک نفر می‌تواند از حوزه‌های دیگر باشد. کسانی که این قاعده را می گذارند در وزارت علوم شاید به این نکته توجه نمی کنند که اعصای علمی در عرصه کارهای اجرایی خیلی وقت و توان نمی‌گذارند. این یک واقیت است و این ترکیب ناهمگونی است. یکی از مشکلات ما در همه انجمن های علمی این است که تعداد افرادی که از حوزه‌های اجرایی وارد می شوند به دلیل مقررات کم است. بنابراین در هییت مدیره محدودیت داریم. حتی من خودم با وزارت علوم صحبت کردم، گفتم شما می گویید ۷ نفر ما هم می گوییم ۷ نفر. ولی ما نباید منعی داشته باشیم که افراد دیگر را خومان بگذاریم یا مسیول کمیته ها کنیم. وزات علوم مخالفتی نمی کند ولی رسماً هم نمی پذیرد. یعنی به‌صورت رسمی نمی‌توانید اعلام کنید اعضای هییت مدیره ما ۲۵ نفرند. وزارت علوم با برنامهریزی تشکیلاتی مشکلی ندارد. مثلا ما بیاییم بگوییم که ساختار کمیته آموزشی باید اینطور باشد که تمام مسیولین کمیته آموزشی شاخه‌ها زیر نظر مسیول کمیته آموزشی رفتار کنند. ولی ما این برنامه را از لحاظ تشکیلاتی نداشتیم. انجمن از لحاظ اداری، تشکیلات ارتباطی منایب و تعریف‌شده‌ای با شاخه‌ها نداشته ولی الان وضع دارد بهتر میشود. حداقل یک کانالی را مشخص کردیم برای ارتباط مرکز با شاخه‌ها که همین کمیته برنامهریزی و ارزشیابی است. اگر چه بعضی دوستان به رابطه و نامه‌نگاری با کمتر از رییس انجمن راضی نیستند! ولی خوب است و من به حل مشکلات خوشبین هستم.
زره ساز- این منافات دارد با اینکه مثلا رییس کمیته آموزش بتواند هییت علمی هم باشد ولی این هدایت‌ها را انجام دهد؟
عرضم بیشتر این بود که بگویم وقتی شما توانایی اجرایی انجمن ها را دارید محک می زنید و ارزیابی می‌کنید، برگزاری دوره‌های آموزشی برگزاری همایش، تقدیر از بزرگان، پیشکسوتان و … . همه اینها برنامه اجرایی می خواهد. منطق رادار به ما میگوید باید یک سری اهداف مشخص داشته باشید و برای آنها برنامهریزی کنید. وقتی برنامهریزی کردید، برنامه‌ها را اجرا کنید. وقتی اجرا کردید ارزیابی کنید. بعد بیایید بهبود ایجاد کنید. در این چرخه باید از این منطق استفاده کنید. وقتی از این منطق استفاده می‌کنید هم هدفگذاری و هم برنامهریزی و هم اجرا و هم ارزیابی و هم بهبود را دیده‌اید. نمی توانید بگویید من یک مدلی برای فعالیت‌هایم دارم که در این مدل اهداف را مشخص می کنم ولی به اجرایش کاری ندارم. بنابراین ما آمده ایم در دوره پنجم سازمان و تشکیلات خود انجمن را مد نظر قرار داده‌ایم. جایی باید متولی باشد و سازمان و تشکیلات انجمن را بررسی کند، کمیته ها، شاخه‌ها، دفترها را بررسی کند. با این نگاه، از ابتدای سال۹۲ در بخش کمیته برنامهریزی انجمن، سازمان و تشکیلات هم دیده شده است.
در بحث عضویت که قاعدتاً باید ساده ترین کار انجمن باشد ما مشکل داریم. وضعیت شاخه‌ها با این قضیه به صورت روشن مشخص نیست. همین که انجمن شاخه خراسان به این نتیجه رسیده که خودش کارت عضویت صادر کند این یک تصمیم اشتباه است. ما عضو از طریق شاخه‌ها داریم ولی عضو شاخه که معنی ندارد. هر کس از هر طریقی عضو انجمن شود، عضو انجمن است و در سراسر ایران می‌تواند به عنوان عضو انجمن رای بدهد، در دوره‌ها شرکت کند و از مزایای مرکز و شاخه‌ها استفاده کند. شاخه‌ها می‌توانند عضوگیری کنند. این کار خیلی هم پسندیده است ولی مشخصات و لیست‌ها و حق‌عضویت‌ها را باید بفرستند برای انجمن مرکزی. اگر هم قرار است کارت صادر کنند یا هر اقدام دیگر باید با هماهنگی باشد. ما الان داریم مصوب میکنیم که درصدی از حق‌عضویت‌هایی که توسط شاخه‌ها دریافت میشود به خودشان برگردد. ولی اینها باید با هماهنگی صورت پذیرد.
زره ساز- ما سه بار ایمیل زدیم توسط دکترفتاحی و پاسخی دریافت نکردیم از انجمن کل و اخرش گفتند که کارت صادر کنید.
من این ایمیل‌ها را ندیدم. این همان مشکلات تشکیلاتی است که عرض کردم. ما در ابتدای دوره پنجم کمیته عضویت تشکیل دادیم. مسیولیت آن هم به عهده سرکار خانم دکتر اسدی است. من هم افتخار همکاری با ایشان را دارم. بقیه دوستان هم هستند ولی بیشتر ما ۲ نفری کمیته عضویت را اداره میکنیم و خانم یوسفی هم به عنوان مسیول دفتر دارند همکاری می کنند.
زره ساز- خودش هم یک منبع مالی می‌تواند باشد. مثلاً شاید آستان قدس رضوی حاضر باشد تمام کارمندانش را عضو انجمن کند.
بله یک منبع مالی هست و جزء اولویت های انجمن هاست. اصلاً انجمن به وجود می آید که سازماندهی کند و جامعه حرفه‌ای و تخصصی را شکل دهد ارتباطات‌ها را برقرار کند. این کار جزء اولین اصول اساسنامه ای انجمن هاست. حالا شما ببینید برای انجمنی که نزدیک به نیم قرن سابقه دارد چقدر مسایل و مشکلات سازمانی و تشکیلاتی وجود دارد که باید حل و فصل کند. دستورالعمل بنویسد، فرآیند تعریف کند، حساب باز کند. راه زیاد داریم که جلو برویم.
یکی از کارهایی که خیلی شدید به دنبالش هستیم پرداخت الکترونیکی است که این خیلی زمان‌گیر بوده و زحمت زیادی برای ما داشته است و جالب است بدانید که در همین مسیله به ظاهر ساده که مثلاً کسی می‌آید میگوید بهتر نیست پرداخت حق عضویت‌ها را الکترونیکی کنید؟ حالا بعضی تصور می‌کنند مثلاً کسانی که در هیات مدیره انجمن نشسته‌اند عقلشان تا حالا قد نداده یا اصلاً نمی‌دانند پرداخت الکترونیکی چی هست؟. ولی ما برای همین یک قلم ساده یک فرآیند اجرایی طولانی طی کردیم و تا این لحظه هم هنوز درگاه به ما نداده‌اند ولی گفتند که می‌دهند.
زره ساز- به نظرم، رابطه شاخه‌های انجمن با این بدنه اصلی به درستی تعریف نشده است. دیدگاه شما چیست؟ شما چون تفکر ساختاری دارید خیلی خوب است. پارسال در همایش کرمان سخنران اول آقای دکتر رضایی شریف آبادی بودند. در آنجا نوشته بودند “عضو هییت علمی دانشگاه الزهرا”. من به ایشان گفتم شما در این همایش خودتان رییس “انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی” هستید! این انجمن ایران است و نماینده شما در شهر کرمان! گویا این نمایندگی به درستی تعریف نشده است.
من به نگرش سیستمی در انجمن اعتقاد دارم. من انجمن را یک سازمان می‌دانم. در این نگرش شما باید تمام اصولی که بر مدیریت سازمان حاکم است در انجمن رعایت کنید. اصول سازمان می گوید باید برنامهریزی بکنی، تشکیلات درست کنی نیروی انسانی را مشخص کنی که چه کسانی باید این کارها را انجام دهند؛ اینها اصول سازمانی هستند.
زره ساز- آیا انجمن به فکر درآمدزایی هم هست؟
این هم یکی از مسایلی است که انجمن روی آن بحث و بررسی و تحلیل و نتیجه گیری کرده است. من خزانه دار انجمن هم هستم. قبل از این که من عضو هییت مدیره بشوم اعتقادم این بود که خزانه دار فقط به این معنی نیست که پول را نگهداری کند. باید به عنوان مدیر مالی هم فعالیت بکند. یکی از چیزهایی که ما در انجمن نداشتیم بحث مدیریت امور مالی است. مدیریت مالی هم اصول و قواعد برای خودش دارد. مثل هر رشته دیگری! ما نمی توانیم مدیر مالی شویم ولی میتوانیم یاد بگیریم که مدیریت مالی یعنی چه و چه کارهایی باید کرد. برای اینکه شما فعالیتهای انجمن را انجام بدهید یکی از اجزای اصلی مدیریت مالی، تامین مالی است. در یکی از جلسات هییت مدیره مطرح کردیم و موضوع پیچیده ای نیست. زمینه هایی وجود دارد که انجمن های دیگر امور خیریه هم انجام می دهند. در سالگرد شادروان دکتر حری پیشنهاد دادم برای سالگرد ایشان ما می توانیم اقدامی را انجام بدهیم: مثل تهیه یک لوح که تصویر ایشان هم حک شده باشد و اینها را عرضه کنیم در شاخه‌ها در سمینارها و همایشها. این را به عنوان یادبود می دهیم و مثلاً ۵ تومان هم می گیریم این ۵ تومان هم می آید در خزانه انجمن. باید رویکردها را و آن چیزهایی که فکر می کنیم مناسب است اول راجع به آن اجماع کنیم.
زره ساز- غیر از این، آیا انجمن می تواند خدماتی به سازمان ها بدهد و مبلغی را بگیرد! خیلی از این سازمان‌ها طرح های پژوهشی بیرون می‌دهند در حالی که انجمن، مرکز خبرگان و نخبگان است. طوری که یک درصدی را انجمن می‌تواند بگیرد.
اینها نیاز به یک سری رایزنی‌ها و مشورتهایی در سطوح بالا دارد ولی به نظر می رسد راه حل های درآمدزایی راه‌های گسترده و متنوعی است. الان درآمد انجمن یک بودجه مختصری است که سالیانه وزارت علوم می دهد. بعدش هم کمک های مالی و عضویت ها و تمام! باید برای اینها چاره اندیشی شود. حتماً باید راه های مشخصی برایش تعریف و بر آن راه حل ها اجماع و به صورت جدی پیگیری شود.
زره ساز- آیا نیاز به کمیته بازاریابی یا چیزی شبیه به آن در انجمن هست؟
به نظر من خزانه انجمن باید این کارها را انجام بدهد. اگر می خواهد کمیته تشکیل بدهد یا هر کار دیگر، این جزء وظایف خزانه‌دار انجمن است. خزانه دار معنی‌اش این نیست که پولی را به او بدهید نگه دارد! بعد بگوییم فلان چیز را می‌خواهیم بخریم بیاییم هزینه کنیم! این می شود حسابدار، حسابدار با مدیر مالی متفاوت است. در حال حاضر انجمن حتی انتشارات خودش را هم در سایت خودش ندارد! فایل دوره‌های آموزشی که برگزار کرده را هم عرضه نمی‌کند. به هر حال همایش‌هایی توسط انجمن یا با همکاری انجمن انجام شده است. مقاله‌های این همایشها می توانند عرضه شوند و برای انجمن درآمد ایجاد کند. حالا جالب اینجاست که کسان دیگری مقالات انجمن را می گیرند و می فروشند! ولی انجمن خودش از این درآمدها محروم است.
همه اینهایی که شما و من در باره آنها بحث کردیم نیاز به برنامهریزی و اجرای درست برنامه‌ها دارد. باز هم تاکید میکنم الان همه تلاش خود من صرف این میشود که چگونه میتوانیم توان اجرایی انجمن را افزایش بدهیم. این البته موضوعی نیست که هر انجمنی به تنهایی به آن بیندیشد و برای آنها چاره‌اندیشی کند. ایده‌ها و پیشنهادها خوب هستند، بیان مشکلات هم بد نیست ولی مهمتر از پیشنهادها و مشکلات، راه‌حل‌های عملی هستند. به نظر من مشارکت این نیست که من بگویم کار شما ناقص است یا اشکال دارد، بلکه مشارکت این است که بگویم من این کار را می‌توانم برای شما انجام بدهم.
* سپاس از خانم دکتر عاطفه شریف (عضو هییت علمی رشته علم اطلاعات و دانش شناسی دانشگاه فردوسی مشهد) به خاطر همفکری در طراحی پرسش های مصاحبه و عطیه باغستانی تجلی (دانشجوی کارشناسی اطلاعات و دانش شناسی دانشگاه بین المللی امام رضا (ع) به خاطر پیاده سازی مصاحبه