تأثیر همه‌گیری کووید-19 بر سازماندهی اطلاعات در کتابخانه‌ها
ملیحه درخوش[1]
چکیده
با آغاز همه‌گیری کووید-19 در سرتاسر جهان، کتابخانه‌ها نیز مانند تمامی نهادهای اجتماعی در جوامع مختلف تحت تأثیر شرایط همه‌گیری قرار گرفتند که باعث تغییراتی در روند کار و خط مشی آنها شد. بخش خدمات فنی[2] کتابخانه‌ها به عنوان یکی از بخش های تخصصی نیز سعی در همگام سازی خود با شرایط به وجود آمده داشته است. متن حاضر با هدف بررسی چالش های به وجود آمده برای بخش های خدمات فنی و سازماندهی اطلاعات در کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رسانی و چگونگی حل این چالش ها نگاشته شده است.
[1] رئیس اداره فراهم آوری و سازماندهی منابع کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه تهران m.dorkhosh@gmail.com
[2] در این مقاله، منظور از بخش خدمات فنی، بخش هایی است که به سازماندهی اطلاعات منابع گوناگون می پردازند مانند بخش های فهرستنویسی و نمایه سازی.
مقدمه
ریچارد اسمیراگلیا[1] یادداشت سردبیر نشریه سازماندهی دانش[2] ایسکو[3] در آخرین شماره سال 2020 را با این جمله آغاز می کند: “به راحتی می توان گفت که هیچ یک از ما نمی دانستیم”. اسمیراگلیا به آغاز سال 2020 میلادی اشاره می کند و اینکه هیچ یک از ما نمی دانستیم که در این سال چه تغییراتی در زندگی بشر به وجود خواهد آمد (اسمیراگلیا، 2020). همه‌گیری ویروس کووید-19[4] و پیامدهای آن در زندگی اجتماعی و شغلی مردمان تمامی کشورهای جهان حتی از چند هفته قبل از همه‌گیری سراسری ویروس در کشورها غیرقابل پیش بینی بود. وی به این مسأله می پردازد که سازماندهی دانش، دانشی قوی و در حال تحول است و در دوره همه‌گیری کووید-19 نیز دارای تحولاتی بوده است. در متن حاضر برخی از تحولات مبتلا به فرایند سازماندهی دانش در دوره همه‌گیری کووید-19 در کتابخانه‌ها مورد بررسی قرار می گیرد.
بلندشدن موج تغییر
با آغاز همه‌گیری کووید-19 کتابخانه‌ها با چالش تعطیلی و دور شدن از وظایف و اهداف خود روبرو شدند و بنا بر قانون مشهور رانگاناتان[5] که کتابخانه اندام واره ای زنده و پویا است، این نهاد اجتماعی همراهی با تغییرات و ایجاد انعطاف در فرایندهای کاری را در دستور کار خود قرار دارد. در سرتاسر جهان، فرایندهای کاری کتابخانه‌ها دچار تغییر شد و نگرش به نوع وظایف و نیز ارائه خدمت با توجه به شرایط خاصِ به وجود آمده، دچار تغییر شد. یکی از بخش های کتابخانه که دچار چالش های بنیادین شد، بخش خدمات فنی بود. بسیاری از کتابخانه‌ها برای حل این مسأله، راهکار دورکاری را در دستور کار خود قرار دادند. استفاده از دورکاری در خدمات فنی کتابخانه و بخش های سازماندهی اطلاعات دارای پیشینه ای است که به دهه 1990 باز می گردد. در سال 1994 و در دانشگاه ایالتی میشیگان ایالات متحده طرح پژوهشی برای ایجاد دورکاری فهرستنویسان مطرح شد. در این طرح برای یک فهرستنویس بنیادی[6] کتاب، فرایند دورکاری تعریف شد و تجربه او به صورت مطالعه موردی بررسی گردید. این مسأله به مرور مورد توجه کتابخانه‌ها قرار گرفت به طوری که در سال 1997، گروه بحثی با موضوع “انعطاف پذیری امور کتابخانه‌ها از طریق استفاده از دورکاری[7]” در انجمن مجموعه های کتابخانه ای و خدمات فنی (ای.ال.سی.تی.اس.)[8] به وجود آمد (کرافت[9]، 2020). این رویه انجام کار در سالهای بعد مورد استفاده قرار گرفت اما به صورت یک رویه اصلی و جدی در کتابخانه‌ها دنبال نشد. در ایران نیز سازمان اسناد و کتابخانه ملی از سال 1390 استفاده از دورکاری را در دستور کار خود قرار داد.
همه‌گیری کووید-19 باعث تغییراتی در خدمات رسانی کتابخانه نیز شد. اغلب کتابخانه‌ها برای پرهیز از حضور فیزیکی مراجعه کنندگان خود بر ارائه خدمات از راه دور و دیجیتال تمرکز کردند. آنها سعی کردند تعداد کتابها و منابع الکترونیکی خود را افزایش دهند. اهمیت سازماندهی منابع و نیز بازیابی آنها در قالب نرم افزارهای کتابخانه ای و فهرستهای کتابخانه‌ها بیش از پیش افزایش یافت. تمایل به راه اندازی جستجوهای یکپارچه میان کتابخانه‌هایی با وظایف مشابه مانند کتابخانههای دانشگاهی و یا کتابخانههای عمومی از جمله مواردی بود که نحوه سازماندهی منابع در هر کتابخانه را به بحثی قابل توجه تبدیل کرد.
بسیاری از کتابخانه‌ها با فرایند دورکاری غریبه نبودند اما این رویه انجام کار، برای همه افراد ضروری نبود. سازماندهی منابع فیزیکی از جمله دغدغه های مهم در بخش های خدمات فنی کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رسانی محسوب شد اما بر خلاف آن، سازماندهی منابع الکترونیکی راه هموارتری را پشت سر گذاشت.
فرایند سازماندهی هر دو نوع منبع، چه فیزیکی و چه الکترونیکی در کتابخانه‌ها به تولید فراداده هایی در نرم افزارهای کتابخانه ای می انجامد. در آغاز دوره همه‌گیری کووید-19 بسیاری از کتابخانه‌ها تعطیل شد و اغلب کتابداران تجربه دورکاری نداشتند. به همین دلیل تولیدد فراداده ها از خانه و دورکاری فهرستنویسان مسائلی را به همراه داشت.
دورکاری در بخش سازماندهی اطلاعات
تعریف دورکاری برای سازماندهی اطلاعات و مجموعه های دیجیتال آسان تر از تعریف دورکاری برای سازماندهی منابع چاپی است. برخی از فهرستنویسان منابع چاپی امکان انتقال منبع فیزیکی به منزل خود را داشتند اما آنهایی که چنین امکانی را نداشتند با روش کار جدیدی خود را سازگار کردند. در اغلب واحدهای خدمات فنی در کتابخانه‌ها کار عکس برداری از بخش ها و صفحات خاصی از منبع که برای فهرستنویسی مهم است، آغاز شد. به این صورت که فهرستنویسان از قسمت های مهمی مانند جلد، صفحه عنوان و فهرست مندرجات که در واقع منبع اطلاعات فهرستنویسی هستند عکس برداری کردند. علاوه بر آن، با توجه به اینکه اکثر فهرستنویسی ها در زمره فهرستنویسی با استفاده از فراداده های دیگر کتابخانه‌ها[10] می گنجند، فهرستنویسان در کنار بخش هایی از منبع، از فهرست های همگانی معتبر و در دسترس[11] و پایگاه های اطلاعاتی کتابشناختی و مستندِ برخط نیز استفاده می کردند تا بتوانند به صورت دورکار و از خانه، وظایف خود را انجام دهند. تغییر نوع منابع مورد درخواست و تغییر در شیوه کار فهرستنویسی باعث شد تا موارد زیر در دوره دورکاری فهرستنویسان مورد توجه واقع شود:
- توجه بیشتر به ارزش صحت و جامعیت فراداده تولید شده توسط فهرستنویس
این مسأله از دو منظر قابل بررسی است. نخست اینکه چه در شرایط همه‌گیری ویروس و دورکاری فهرستنویسان و چه در شرایط عادی، فراداده های تولید شده در هر کتابخانه به ویژه در کتابخانههای بزرگ و معتبر مورد استفاده فهرستنویسان کتابخانههای دیگر نیز قرار می گیرند. در صورتی که فراداده های تولید شده در این کتابخانه‌ها از کیفیت مناسبی برخوردار باشد، کمک شایانی به فهرستنویسان کتابخانههای دیگر خواهد بود که از رویه فهرستنویسی با استفاده از فراداده های دیگر کتابخانه‌ها استفاده می کنند (اسمیت- یوشیمورا، 2020).
وجه دوم این مسأله، استفاده کاربران از راه دور، از فهرست های همگانی معتبر و در دسترس کتابخانه‌هاست. اگر فراداده ایجاد شده در فهرست همگانی کتابخانه دارای کیفیت مناسب و استانداردی باشد، به طور حتم در نتایج بازیابی کاربران فهرست کتابخانه تأثیر بسزایی خواهد داشت. کاربران با جستجو در فهرست کتابخانه نیازمند دستیابی به رکوردهای مرتبط با نیاز اطلاعاتی خود و در نهایت دستیابی به منبع موردنظر هستند. بر این اساس فراداده های ایجاد شده توسط فهرستنویسان، تنها راه ارتباطی کاربران با مجموعه منابع کتابخانه محسوب می شوند.
- افزایش و اهمیت ویرایش های گروهی فراداده ها نسبت به ویرایش یک رکورد در آن واحد
ارائه امکانات در نرم افزارهای کتابخانه ای همواره یکی از دغدغه های فهرستنویسان و نیز متولیان نرم افزارهای کتابخانه ای است. در دوره های دورکاری و برای مدیریت فراداده های ایجاد شده توسط فهرستنویسان یک کتابخانه که به لحاظ فیزیکی در نزدیکی یکدیگر نیستند، کار مدیریت فراداده ها را برای مدیران بخش های خدمات فنی دچار چالش کرده است. برای ویرایش های گروهی و کار با گروه زیادی از فراداده ها نیاز به امکانات نرم افزاری است که برخی از نرم افزارهای کتابخانه ای دارای قابلیت های موردانتظار نبوده و کار ویرایش فراداده ها را با مشکلاتی روبرو می سازند (دوتکییویچ، سرائو، گرابز[12]، 2020).
- نیاز به آموزش های متناسب با دوره دورکاری برای فهرستنویسان
دو عامل استفاده از دورکاری و نیز عدم حضور کاربران در کتابخانه‌ها باعث شد تا گرایش به استفاده از منابع الکترونیکی یا دیجیتال افزایش یابد اما عزیمت از منبع چاپی به منبع الکترونیکی نیاز به آموزش هایی را در کتابخانه‌ها به وجود آورد. قبل از همه‌گیری کووید-19، کارکنان کتابخانه‌ها بر ارائه خدمات و فرایند کاری مبتنی بر منابع چاپی تمرکز داشتند و پس از همه‌گیری ویروس، نیاز به یادگیری کار با منابع الکترونیکی برای آنها افزایش یافت. این تغییر رویه انجام کار در کوتاه مدت، نیاز به آموزش کار با منابع الکترونیکی، کار با نرم افزارهای انجام دورکاری، برنامه های کاربردی تحت وب، و نیز فراداده های مختلف را به وجود آورد. جلسات کاری به صورت برخط برگزار شد و این مسأله، کارکنان کتابخانه‌ها و به ویژه فهرستنویسان را نیازمند یادگیری کار با نرم افزارهای گوناگون کرد. در بسیاری از کتابخانه‌ها با انجام بازآموزی ها و آموزش های جدید، مهارت های فناورانه فهرستنویسان و کتابداران بخش های فنی افزایش یافته است.
- افزایش امکان تعامل با کتابداران بخش های دیگر کتابخانه‌ها
برگزاری جلسات کاری به صورت برخط و نیز آموزش های تخصصی در فضای مجازی برای کتابداران، فرصتی برای تعامل میان کتابداران بخش های مختلف با کتابداران بخش های فنی را ایجاد کرده و امکان همکاری برخی از کتابداران بخش هایی که در دوره همه‌گیری کووید-19 با کاهش فعالیت بخش های خود روبرو بوده اند با بخش های خدمات فنی را فراهم آورده است.
- بهینه سازی فرایند کاری سازماندهی منابع در کتابخانه‌ها و رفع موانع دورکاری در بخش های خدمات فنی
در دوره همه‌گیری کووید-19 تعریف فرایندهای کاری در بخش های خدمات فنی دچار دگرگونی شد. برای انجام مناسب فرایند کاری، لازم بود تا بررسی دوباره ای بر اجزای این فرایند صورت پذیرد تا با شرایط جدید سازگار گردد. در واقع، فرایند دورکاری باعث شد تا فرایند سازماندهی منابع در کتابخانه‌ها به صورت انعطاف پذیرتری بازتعریف شود. بر این اساس، فهرستنویسان نیز از جایگزینی ساز و کار دورکاری و مبتنی بر فضای مجازی به جای حضور فیزیکی در محل کتابخانه استقبال کردند و به همین ترتیب، سازماندهی منابع الکترونیکی و برخط نیز مورد پذیرش کتابخانه‌ها و کاربران قرار گرفت. نحوه نظارت بر کمیت و کیفیت کار فهرستنویسی و ایجاد فراداده ها در کتابخانه‌ها در این دوره نسبت به زمانی که فهرستنویسان در کتابخانه حضور داشتند متفاوت بود. به عنوان مثال، ارتباط میان فهرستنویسان با مدیران فراداده و متولیان نرم افزار کتابخانه بسیار بیشتر از قبل بوده است. راه های ارتباطی و ارائه نظرات و اعلام مشکلات نرم افزارها به صورت برخط طراحی شده و پاسخگویی نیز از همان طریق انجام می گیرد(اسمیت- یوشیمورا، 2020).
- سازماندهی منابع باقی مانده در مجموعه های کتابخانه‌ها
در بسیاری از کتابخانه‌ها، از دوره دورکاری های بخش های خدمات فنی برای انجام امور سازماندهی منابعی استفاده شده که در مجموعه های کتابخانه باقی مانده بودند و به عنوان کارهای عقب افتاده از آنها یاد شده است.
- استفاده مدیران بخش های خدمات فنی و فهرستنویسان از دورکاری برای دوره پس از همه‌گیری
تجربه ای که در دوره همه‌گیری کووید-19 در بخش های خدمات فنی برای مدیران این بخش ها پیش آمد دارای فوایدی است که بسیاری از مدیران قصد دارند پس از پایان همه‌گیری نیز از این رویه استفاده کنند. بهینه سازی فرایند کاری، تمرکز بر منابع الکترونیکی و برخط، استفاده از موقعیت های دورکاری نکاتی است که در دوره پیش از همه‌گیری به طور جدی به آن پرداخته نشده بود.
مشکلات دورکاری در بخش های خدمات فنی
با به کارگیری رویه دورکاری در بخش های خدمات فنی کتابخانه‌ها، افزون بر اینکه فواید و نکات مثبتی در پی داشت، دارای مشکلاتی نیز بود. هر کتابخانه به فراخور وظایف خود و نیز جامعه کاربران خود لازم بود تا به رفع این مشکلات بپردازد.
- ضرورت فهرستنویسی برخی از منابع چاپی
یکی از مشکلات در دورکاری بخش های خدمات فنی، نبود امکان حذف منابع چاپی است. با اینکه تمرکز ارائه خدمات بر روی منابع الکترونیکی است اما برخی از منابع چاپی، موردنیاز مراجعه کنندگان به کتابخانه است و به دلیل اینکه اسکن نشده اند و یا با حق مؤلف، امکان اسکن آنها وجود ندارد، باید به صورت فیزیکی در اختیار مراجعه کنندگان قرار گیرد. در این صورت، لازم است تا این منابع در روال کار سازماندهی منابع کتابخانه قرار گیرند. برخی از کتابخانه‌ها با حضور فیزیکی برخی از فهرستنویسان در برخی از روزهای کاری هفته این مشکل را برطرف کرده اند و برخی نیز با عکس برداری از بخشی از منبع و انجام فهرستنویسی در دورکاری، منابع چاپی موردنیاز را فهرستنویسی کرده اند.
- عدم دسترسی به منابع مرجع و ابزارهای کاربردی
یکی از مشکلات دورکاری در بخش های خدمات فنی، عدم دسترسی به منابع مرجع و ابزارهای مورد استفاده برای فهرستنویسی است. به عنوان مثال بسیاری از کتابخانه‌ها اشتراک دسترسی برخط به رده بندی های کتابخانه کنگره و یا دیویی را ندارند. علاوه بر آن، بسیاری از کتابخانههای ایران از گسترش های رده هایی از کتابخانه کنگره که توسط سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران تهیه شده استفاده می کنند. از آنجا که این گسترش ها فقط به صورت چاپی وجود دارد، در دورکاری خدمات فنی، امکان استفاده از آنها وجود ندارد؛ مگر آنکه کتابداران تمامی این منابع چاپی که ابزار کار فهرستنویسی آنها محسوب می شود را با خود به خانه ببرند که برای برخی از آنها امکانپذیر نیست.
- نبود خط مشی مکتوب برای سازماندهی منابع
یکی از مشکلاتی که در دوره دورکاری بسیار حائز اهمیت بود، نبود خط مشی مکتوب برای سازماندهی انواع منابع در کتابخانه‌ها است. مدیران بخش های خدمات فنی در نظارت بر کار فهرستنویسان و کتابداران بخش های زیرمجموعه خود به ایجاد هماهنگی و یکدستی در کار نیاز دارند و ارائه دستورالعمل ها و خط مشی که امکان یکدستی در کار و رعایت استانداردها را فراهم نماید می تواند انجام دورکاری را هموارتر سازد. این خط مشی در تعدادی از کتابخانه‌ها از قبل از دوره همه‌گیری موجود بوده و می تواند مورد استفاده کتابخانههای دیگر نیز قرار گیرد.
نتیجه گیری
از ابتدای همه‌گیری کووید-19، کتابخانه‌ها به فراخور وظایف، جامعه مراجعه کنندگان و نوع منابع خود، تغییراتی را در رویه های کاری خود ایجاد کرده اند. یکی از بخش های کتابخانه که نقش آغاز کننده فرایند در دسترس قرار دادن منبع را ایفا می کند، بخش خدمات فنی است که وظیفه سازماندهی انواع منابع را بر عهده دارد. دورکاری فهرستنویسان باعث تغییر برخی رویه ها شد که نیاز به آموزش و یا باز آموزی هایی را برای آنها ایجاد کرد. همچنین دورکاری فهرستنویسان علاوه بر مزایایی چون حفظ سلامت کتابداران، تمرکز بر منابع الکترونیکی، ارائه خدمات از راه دور و ارائه خط مشی جدید برای دورکاری فهرستنویسان با چالش هایی نیز همراه بوده است. به نظر می رسد تلاش کتابخانه‌ها برای از بین بردن موانع ارائه خدمات و دسترسی به منابع برای کاربرانشان با وجود مسائل و مشکلات موجود، نتایج خوبی به همراه داشته است.
منابع
Craft, Anna R. (2020). Remote Work in Library Technical Services: Connecting Historical Perspectives to Realities of the Developing COVID-19 Pandemic. Serials Review, 227-231.
Dutkiewicz, Scott; Serrao, Jessica; and Grubbs, Charlotte. (2020). Metadata-from-Home: A Digital Collections Project During COVID-19.Presentations. 190. https://tigerprints.clemson.edu/lib_pres/190
Smiraglia, Richard P. (2020). ISKO 16`s bookshelf: Knowledge organization on the verge of the pandemic- an editorial. Knowledge Organization. 47 (8), 619-630.
Smith-Yoshimura, Karen. (2020). Metadata management in times of uncertainty. [online] available: https://hangingtogether.org/?p=7998
[1] Smiraglia, Richard P.
[2] Knowledge Organization
[3] International Society for Knowledge Organization
[4] Covid 19 Pandemic
[5] Ranganathan, Shiyali Ramamrita
[6] Original Cataloging
[7] Flexible staffing through use of telecommuting
[8] Library Collections and Technical Services (ALCTS)
[9] Craft, Anna R.
[10] Copy Cataloging
[11] OPAC (Online Public Access Catalogues)
[12] Dutkiewicz, Scott; Serrao, Jessica; Grubbs, Charlotte
