در گفتگو با دکتر ریاحی نیا: برنامه استراتژیک، چالش ها و چشم اندازه
دکتر ریاحی‌نیا، استاد گروه علم اطلاعات و دانش شناسی دانشگاه خوارزمی است. کارشناسی دبیری آموزش زبان انگلیسی از دانشگاه شهید چمران اهواز، کارشناسی ارشد علوم کتابداری و اطلاع‌رسانی از دانشگاه تربیت مدرس و دکتری علوم کتابداری و اطلاع‌رسانی را از دانشگاه دهلی هندوستان اخذ کرده است. استاد نمونه و پژوهشگر نمونه در دانشگاه خوارزمی و استان البرز، تأسیس و راه اندازی رشته، تألیف و ترجمه آثار ارزشمند و نگارش مقالات تخصصی فراوان در حوزه علم اطلاعات و دانش‌شناسی در سابقه حرفه‌ای ایشان مشاهده می‌شود. تجربه مدیریت در سمت‌های گوناگون از مدیریت گروه تا معاونت پژوهشی و نیز مدیریت کتابخانه مرکزی دانشگاه خوارزمی و سایر مسئولیت‌های حرفه‌ای، نشان از توانمندی‌های مدیریتی ایشان دارد.
برنامه ریزی استراتژیک عنوان درسی است که در دوره دکتری علم اطلاعات و دانش شناسی در دانشگاه های کشور تدریس می‌شود. اهمیت و لزوم تدوین برنامه استراتژیک، بررسی مکاتب و اندیشه‌های برنامه ریزی استراتژیک، انواع برنامه‌های استراتژیک، نحوه تدوین یک برنامه استراتژیک برای کتابخانه، و نحوه ارزشیابی و نظارت بر اجرای برنامه‌های استراتژیک از موضوعات مهمی است که در این درس به دانشجویان دوره دکتری علم اطلاعات و دانش شناسی ارائه می شود.
بررسی دیدگاه‌های صاحبنظران حوزه برنامه‌ریزی استراتژیک انگیزه طراحی مصاحبه حاضر می باشد. هنگامی که پیشنهاد اجرای مصاحبه را با استاد ریاحی نیا مطرح کردیم، با وجود مشغله فراوان، به گرمی از انجام مصاحبه استقبال کردند. آنچه در پی می‌آید، مجموعه پرسشها و پاسخ‌های مطرح شده در یک جلسه مصاحبه یک ساعته می‌باشد. ضمن تشکر مجدد از استاد ریاحی‌نیا، بابت فرصتی که در اختیار مصاحبه کنندگان قرار دادند، امیدواریم که مجموعه بحث های مطرح شده در این مصاحبه بتواند برای مدیران کتابخانه ها و مراکز اطلاع‌رسانی راهگشا باشد.
ضمن تشکر مجدد از فرصتی که در اختیار ما قرار دادید، خواهشمند است در صورت امکان تعریفی از برنامه استراتژیک ارائه نمایید تا ذهن خوانندگان مجله با آن آشناتر شود؟
با سلام بر شما و خوانندگان گرامی، برنامه‌ریزی یکی از اصولی است که در اکثر مکاتب و فرایندهای مدیریتی به آن کم و بیش توجه اساسی می‌شود؛ چرا که اصولاً در فرایند مدیریت مکتوب سازی تصمیمات و اتخاذ رویکردهای لازم در جهت تأمین و به مقصد رساندن آن تصمیمات ضروری است. از طرف دیگر مفهوم استراتژیک یا همان راهبردی اشاره به یک سری فرایندها و تصمیم سازی‌های بلندمدت در سازمان یا یک جامعه دارد که معمولاً بر پایه تحلیل شرایط جاری و نگاه به رویکردهای موفقیت سازمانی دارد. بنابراین برنامه‌ریزی راهبردی نوعی فرایند برنامه‌ریزی بلند مدت بر پایه تحلیل شرایط گذشته و فعلی سازمان و با نگاه به تأمین آینده سازمان است به صورتی که منافع سازمان در جهت رسالت تدوین شده محقق شود.
بسیار خوب! آیا امکان دارد در خصوص استفاده از برنامه‌راهبردی در کتابخانه‌ها و برنامه‌های استراتژیک مختصری توضیح بفرمایید؟
استفاده از برنامه‌ریزی راهبردی در کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی در اکثر کشورهای دنیا امری تقریبا رایج است، برای نمونه برنامه راهبردی کتابخانه مرکزی دانشگاه برکلی امریکا که مفاد و اصول مورد توافق در آن بصورت رایگان در سایت کتابخانه در دسترس است و همچنین برای نمونه دانشگاه نیوکاسل در انگلستان. از این دست برنامه ریزی‌ها در کتابخانه‌های معتبر اروپایی و امریکایی به وفور گزارش شده است. در ایران چندین طرح ارزشمند در کتابخانه‌های دانشگاهی در سالیان اخیر به انجام رسیده است برای نمونه اگر اشتباه نکرده باشم برنامه راهبردی کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه فردوسی مشهد. اما به هر حال به نظر نمی‌رسد کتابداران و جامعه کتابداری با روی باز با این رویکر مدیریتی برخورد کرده باشند و تا آنجا که من می‌دانم هنوز گزارش جامعی در خصوص اجرا و ارزیابی موفقیت آمیز برنامه‌های راهبردی تدوین شده در کتابخانه‌های دانشگاهی منتشر نشده است که نشان دهد مدیریت راهبردی در کتابخانه ها چقدر مورد استقبال قرار گرفته و چقدر کیفیت خدمات با توجه به برنامه اجرا شده ارتقاء یافته است. اما به هر حال تجربه اجرای مدیریت راهبردی، حداقل در خارج از کشور، با طیفی از موفقیت همراه بوده و اغلب آنرا کارآمد توصیف کرده‌اند، هرچند نقاط ضعف بسیاری هم بر آن وارد دانسته اند که شاید برخی از این نقاط ضعف مربوط به اجرایی بودن مدیریت راهبردی در سازمانهای کوچک و یا با مهارت نابسنده، شامل حال کتابخانه‌های ما بشود.
آیا در کتابخانه‌های ما در ایران نمونه‌هایی از برنامه استراتژیک تدوین شده وجود دارد؟ اصولاً بویژه کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی تا چه میزان نیازمند برنامه استراتژیک می‌باشند؟
همانگونه که در قسمت قبل هم ذکر شد، در ایران نمونه‌هایی از تدوین یک برنامه راهبردی برای مدیریت یک نهاد کتابخانه‌ای گزارش شده است اما جایگاه برنامه‌ریزی راهبردی در هر سازمانی بستگی بسیار به شرایط و منابع آن سازمان هم دارد و کتابخانه ها هم از این شرایط مستثنی نیستند. برنامه‌ریزی راهبردی نوعاً نیازمند صرف هزینه، نیروی انسانی ماهر، داشتن التزام اجرایی در سطوح مختلف مدیریتی، پیگیری مداوم، ارزیابی مستمر و بسیایر عوامل دیگر از این دست است. بدیهی است چنانچه هر یک از عوامل فوق محقق نشود و یا امکان تحقق نداشته باشد برنامه ریزی راهبردی، به فرض تدوین شدن هم اجرایی نخواهد شد و از این رو تلاش و صرف وقت و هزینه برای تهیه آن ممکن است مقرون به‌صرفه نباشد. حال باید دید چنانچه بخواهیم برای کتابخانه‌ای یک برنامه راهبردی تهیه کنیم، آیا برنامه تهیه شده به مرجله اجرا و ارزشیابی خواهد رسید یا نه و یا حتی اصولاً تدوین این برنامه هم به دلیل مشکلات اقتصادی و مهارتی قابل انجام خواهد بود یا خیر. جدای مواردی که ذکر شد استقلال مالی و سازمانی کتابخانه و همچنین اندازه کتابخانه هم از مواردی است که در هنگام تصمیم گیری برای تهیه یک برنامه راهبردی باید به آن توجه شود.
از دیدگاه شما ارزش یک برنامه راهبردی برای یک کتابخانه به عنوان سازمان غیرانتفاعی چیست؟
کتابخانه در ایران به عنوان یک سازمان غیر انتفاعی هنوز خود را آنگونه که باید در اذهان کاربران و به اصطلاح ذی نفعان مطرح نکرده است و حتی با وجود اهمیت فراوانی که این نهاد اجتماعی در آموزش و پرورش استعدادها و نسل‌های مختلف جامعه داشته و دارد باز هم این نقش آنچنان که باید شناخته شده و پررنگ نیست. اجازه بدهید نگاهی کلی تر و یا فراختر از سطح یک کتابخانه به مسالۀ مطرح شده داشته باشم. مشکلات بسیاری علاوه بر موارد ذکر شده امروزه گریبانگیرکتابخانه‌های ماست، برای نمونه از مشکلات فزاینده مالی، کمبود نیروی انسانی ماهر و متخصص در سمت‌های تخصصی علم اطلاعات و دانش‌شناسی گرفته تا کم توجهی مردم و مسئولان و حتی خود کتابداران به جایگاه نهاد کتابخانه. این‌ها و مشکلاتی از این دست تنها مشکل برخی از کتابخانه ها و یا نوع خاصی از کتابخانه ها مثلا کتابخانه‌های تخصصی و یا کودکان نیست، بلکه این مشکلات تقریباً گریبانگیر همه انواع کتابخانه در هر شرایط مکانی و وابستگی سازمانی است و تنها ممکن است در درجات با هم متفاوت باشند.
در این حال مدیریت راهبردی دست به تحلیل وضعیت جاری می زند. این تحلیل وضعیت می‌تواند در سطح یک کتابخانه و یا یک جامعه و یا یک کشور هم باشد و در نتیجه بررسی شرایط داخلی و خارجی و مطالعه فرصت‌ها و تهدید‌های پیش رو و سایر عوامل سازمانی و یا ملی، در نهایت برنامه ای راهبردی تدوین شود. اما نکته همین جا است. “اجرا و ضمانت اجرا، ارزشیابی و بهبود مستمر در جهت اهداف تعیین شده برای رسیدن به چشم انداز تعیین شده”. می بینیم در مراحل اجرایی مشکلات اساسی داریم. حال چنانچه برنامه تدوین شد ولی اجرا نشد، آیا به نظر شما زمان و انرژی صرف شده بیهوده نبوده است؟ به سوال شما برگردم یعنی در حیطه یک کتابخانه بررسی کنیم. بله ممکن است تهیه و تدوین یک برنامه ریزی راهبردی برای یک کتابخانه در ابتدای امر توجیه اقتصادی و پشتوانه عملی لازم داشته باشد اما این برنامه تا به مرحله اجرا و ارزشیابی مستمر توأم با بهبود وضعیت نرسد عملاً چندان ارزشمند نخواهد بود. در این مورد توجه به دو مسأله دیگر هم لازم است. اول اینکه اصولاً برنامه های راهبردی برای سازمانهای انتفاعی و تجاری بوجود آمدند و حتی با وجود اینکه متخصصانی همچون برایسون[1] در صدد گسترش کاربرد آن به سازمان های غیر انتفاعی شدند و کسانی همچون اوانز[2] که آنرا در چارچوب کتابخانه هم بررسی کردند اما به نظر می رسد رویکرد تامین منابع و ارائه خدمات در کتابخانه های کشورهای غربی اصولا با کشور ما متفاوت است و این تفاوت کلیشه ای خود مشکلات فراونی را در اداره کتابخانه‌های ما بوجود آورده است. نباید فراموش کنیم که اصولاً مضامینی همچون رقابت، رقبا، مشتری، تغییر اقتصادی و غیره در مدیریت راهبردی اصولاً ناظر به رویکردهای تجاری و انتفاعی است. مساله مهم دیگر خود تدوین برنامه راهبردی و مدیریت راهبردی در کتابخانه ها است. به نظر نمی رسد اکثر کتابخانه‌های حتی مهم و بزرگ در کشور ما با توجه به جمیع شرایط موجود علاقه ای به مدیریت راهبردی و تهیه یک برنامه راهبردی داشته باشند و این عدم اقبال خود از ارزش مدیریت راهبردی در کتابخانه ها خواهد کاست.
گاهی برای مراجعان به کتابخانه از واژه “مشتری” استفاده می شود؟ آیا استفاده از این واژه می‌تواند درست باشد؟
البته، باید توجه کنیم که در عمل چندان تفاوتی نمی‌کند که بگوییم کاربر و یا مثلاً مشتری. همانطور که قبلاً گفتم از آنجا که برنامه‌ریزی راهبردی ریشه در تفکرات اقتصادی و رویکردهای رقابتی دارد، از واژگان خاص خود هم استفاده می کند و البته در هر یک از واژه های استفاده شده هم به دقت مفاهیم اساسی قرار داده است. واژه مشتری خود ناظر به چند مفهوم اساسی است: اول اینکه الزاما مشتری تعهدی نسبت به یک سازمان ندارد مگر اینکه این تعهد به صورت صوری و البته باور پذیر در وی ایجاد شود. دوم اینکه مشتری به قصد خریداری کردن کالا و یا خدمتی به ما مراجعه می کند یعنی برای دریافت خدمات یا کالا هزینه پرداخت می‌کند. سوم اینکه الزاما مشتری برای کسب اطمینان از کالا یا خدمات تهیه شده نیازمند اطمینان خاطر است یعنی باید به نحوی کیفیت کالا یا خدمات را برای وی ضمانت کرد. چهارم اینکه از آنجاییکه کیفیت را حد غایی متصوری نیست، در نتیجه هر سازمان دیگری هم می‌تواند با ارائه یک کالا یا خدمت با کیفیت تر مشتری را به سمت خود بکشاند و در اینجا ما شاهد شکسته شدن دیوار تعهد صوری مشتری هستیم. دست آخر هم اینکه هر سازمان می‌تواند خود یک مشتری برای سازمان دیگر باشد و این چرخه در دایره اقتصادی بسیار درهم تنیده و پیچیده است. مفاهیم مندرج در واژه مشتری البته مختوم به همین موارد ذکر شده هم نیست، اما باید توجه کنیم که در اطلاق آن بجای کاربر به مراجعه کنندگان به کتابخانه کدامیک از مفاهیم ذکر شده قابل سرایت است و اصولا آیا می‌توان آنرا با کاربر و یا مراجعه کننده جایگزین کرد. بدیهی است در بسیاری جهات می توان برای کاربران کتابخانه های ولو غیرانتفاعی هم شرایط یک مشتری را متصور شد اما در کتابخانه از واژه کاربر بجای مشتری استفاده کنیم منطقی تر بنظر میرسد.
چه پيوندی ميان برنامه‌ريزي استراتژيك و منابع کتابخانه ایوجود دارد؟
برنامه‌ریزی راهبردی التزامی آینده نگرانه در جهت استفاده از منابع موجود و همچنین منابع لازم در جهت تامین منافع و اهداف سازمان است. بدیهی است آنچه که کتابخانه بر پایه آن به ارائه خدمات می پردازد بی شک منابع موجود است و برنامه‌ریزی راهبردی هم با تکیه بر همین منابع می‌تواند تحقق اهداف کتابخانه و یا سازمان مادر را شاهد باشد. اما به هر حال ممکن است یک برنامه راهبردی بلند مدت پیشنهادات و یا تصمصماتی مبنی بر گسترش و یا روزآمدسازی و یا تغییر در شکل و چارچوب منابع کتابخانه ای داشته باشد که البته باز ضمانت اجرا در این نوع تصمیمات و ارزیابی اقدامات انجام شده برای تفسیر ارتقاء کیفیت نهایی بسیار مهم است.
ارزشیابی منابع انسانی در راستای برنامه استراتژیک چگونه انجام می شود؟ اصولاً، آیا برنامه‌ریزی منابع انسانی در راستای برنامه استراتژیک کتابخانه می باشد؟
فرایند ارزشیابی در مدیریت راهبردی در حین اجرای برنامه ها و اصول تدوین شده صورت می گیرد. بدیهی است چنانچه در هر یک از مراحل اجرای برنامه ریزی راهبردی که پرسنل کتابخانه نقش داشته باشند، ارزشیابی عملکرد آنها در فرایند مدیریتی قابل انجام است. ارزشیابی منابع انسانی به عنوان منابع ارزشمند سازمان کتابخانه هم در بررسی و تحلیل شرایط موجود و وضعیت فعلی و آتی کتابخانه مد نظر تصمیم گیرندگان و تدوینگران برنامه راهبردی خواهد بود. بدیهی است چنانچه در راستای مأموریت کتابخانه، سازماندهی و برنامه ریزی برای تغییر در منابع انسانی، نوع ارزشیابی عملکرد آنها، نوع تقسیم وظایف و مواردی از این دست مطرح باشد، در برنامه ریزی راهبردی طرح و تدوین خواهد شد. به نظر میرسد با توجه به اهمیت نقش منابع انسانی کتابخانه در ارائه خدمات کتابخانه، تدوین برنامه های عملی و راهبردهای کارامد در قبال آنها از اهمیت شایانی برخوردار باشد.
چه کسانی می‌توانند متولی طرح، اجرا و ارزیابی برنامه راهبردی کتابخانه باشند؟
تهیه و تدوین برنامه راهبردی خود مساله ای اساسی است و با حضور و توجه به نظرات متخصصان، مدیران سطح بالا و میانی سازمان و همچنین سایر ذی نفعانی که علاقه مندند در این کار مشارکت داشته باشندتهیه و اجرا می شود. بنابراین اجرا، نظارت و ارزشابی مستمر و گزارشگیری و گزارش دهی از کلیه مراحل آن و تزریق بازخوردهای به دست آمده در کلیه فرایندهای در حال اجرا در سازمان از وظایف اصلی تهیه کنندگان است. البته می توان تهیه و اجرای برنامه‌های راهبردی را به دفاتر گروههای متخصص به بیرون از سازمان نیز سپرد.
در طرح برنامه استراتژیک از کدام مدل استفاده می شود؟ اصولاً از مدلی استفاده می شود؟
برای بررسی وضعیت جاری داخلی و خارجی کتابخانه و همچنین کشف نقاط ضعف و قوت معمولا از مدل مشهور به SWOT استفاده می شود که سرواژه ای است از چهار واژه Strength، Weakness، Opportunity، و Threats به معنای به ترتیب قوت، ضعف، فرصت و تهدید.برخی نیز معتقدند که این ابزار در کنار مدلی دیگر بکار برده شود تا کمبود ها و نقص های موجود در این ابزار پوشیده و کامل شود.
اجاز می‌فرمایید که در خصوص فرایند نوشتن و طراحی و پیاده سازی برنامه راهبردی در کتابخانه مرکزی دانشگاه خوارزمی پرسش کنیم؟ آیا برای نوشتن و تدوین برنامه استراتژیک، برنامه ای دارید؟
بله، خوشبختانه با ایجاد دوره دکتری علم اطلاعات و دانش شناسی در دانشگاه خوارزمی و تدریس واحد برنامه ریزی برای کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رسانی در مقطع دکتری به شخصه علاقه مند شدم برای کتابخانه مرکزی دانشگاه که هدایت آنرا نیز اخیراً برعهده گرفته‌ام یک برنامه راهبردی مناسب تهیه و انشاالله اجرا کنم. امیدوارم با توجه به پتانسیل‌های ایجاد شده در دانشگاه و حمایت‌های مسئولان در آینده نزدیک این خواسته محقق شود.
ضرورت بکارگیری برنامه راهبردی در کتابخانه مرکزی چیست؟
در مورد کتابخانه مرکزی دانشگاه خوارزمی با توجه به ظرفیت‌های ایجاد شده در دانشگاه و پذیرش دانشجویان تحصیلات تکمیلی در بسیاری از رشته و گرایش های تخصصی و نظر به اینکه هدایت این کتابخانه به من واگذار شده، امیدوارم بتوان بین رسالت‌های دانشگاه برای پذیرش دانشجویان در دو بخش عمده روزانه-شبانه و همچنی پردیس بین الملل و مأموریت کتابخانه مرکزی برای ارائه خدمات به این حجم عظیم دانشجو توازن و تعادلی کارامد برقرار کرد. به نظر میرسد با مطالعه سند اخیر چشم‌انداز دانشگاه و راهبردهای کلی تعیین شده برای سازمان کتابخانه مرکزی، بتوان برنامه‌ای راهبردی تهیه کرد که اهداف مورد انتظار را برآورده کند.البته باید مطالعات مقدماتی را انجام داد و بررسی های اولیه ضرورت تهیه و اجرای یک برنامه راهبردی جامع را مشخص خواهد کرد. ممکن است به هر حال به دلیل هر کدام از موانعی که پیشتر به آنها اشاره کردم، تهیه و اجرای یک برنامه راهبردی با تاخیر انجام شده و یا به تعویق بیافتد.
ضمن تشکر مجدد از فرصتی که در اختیار ما قرار دادید، لطفا در صورتی که نکته ای باقی مانده است که در جریان مصاحبه به آن اشاره نشده است، بفرمایید. یا اگر مایلید به عنوان سخن پایانی، هر توضیحی که تمایل دارید، بفرمایید.
به نظر من جایگاه کتابخانه و مأموریت آن در چشم اندازها و برنامه‌های بلند مدت و راهبردی دانشگاه ها و مراکز تحقیقاتی و همچنین نهادهایی که اداره و سازمان دهی کتابخانه های عمومی این کشور را به عهده دارند، باید بصورت شفاف مشخص شود و چنانچه این جایگاه مشخص شد، تلاش شود تا تصمیمات اتخاذ شده به عمل بیانجامد و در امتداد عمل، ارزشیابی و نظارت بر کیفیت خدمات ارائه شده کتابخانه ها مورد توجه قرار گیرد. اما متأسفانه تا به امروز هم کتابخانه ها آنطور که باید دیده شود دیده نمی شود و هنوز هم ارزش واقعی آن بر دست اندرکاران و مسئولان ذیربط هویدا نشده است. به امید آنروز که این قلب تپنده را آنطور که شایسته و بایسته است ارج نهند و از آن حمایت کنند.
[1] Brison
[2] Evans
