الگوی ساختار استاندارد، با تاکید بر ملاحظات تدوین استانداردهای کتابخانه‌های تخصصی

 

الگوی ساختار استاندارد

با تاکید بر ملاحظات تدوین استانداردهای کتابخانه‌های تخصصی

فرامرز مسعودی

دانش‌آموخته کتابداری و سرممیز استاندارد ایزو 9001

F_masoudi@yahoo.com

مهمترین پرسش یا مسئله در تدوین استانداردهای کتابخانه‌ها و از جمله کتابخانه‌های تخصصی، چگونگی طرح‌ریزی ساختار آن است؛ به این معنی که در تدوین استانداردها، چه مواردی و به چه شکلی باید آورده شوند؟. در این زمینه می‌توان به دو شیوه اصلی عمل کرد؛ یکی استفاده از یک استاندارد یا متن مبنا و پذیرش ساختار آن به‌عنوان الگوی تدوین و دیگر بهره‌گیری از یک منطق یا مدل معتبر و قرار دادن آن به‌عنوان شالوده استاندارد و پی‌ریزی ساختار استاندارد بر مبنای آن.

 

 

روش نخست موسوم است به روش “پذیرش”[1] که مطابق راهنمای استاندارد شماره 5 سازمان ملی استاندارد ایران (بند 4-6، ص. 9- 10)، خود به سه نوع تقسیم می‌شود. این سه روش فرعی، در عین متفاوت بود، همگی مبتنی بر “ترجمه” یک “متن واحد” استاندارد ملی، منطقه‌ای یا جهانی دیگر است. یعنی یک متن استاندارد خارجی انتخاب و پذیرش شده شده و مبنای استاندارد جدید قرار می‌گیرد. از جمله این استانداردها در حوزه کتابداری و اطلاع‌رسانی در ایران می‌توان به استاندارد ایزو 11620، شاخص‌های عملکرد کتابخانه با شماره استاندارد ملی 8894 (1385 و 1393) و ترجمه‌های دیگر آن توسط شیرین تعاونی (1381 و 1390) در پیوست‌های استاندارد کتابخانه‌های تخصصی ایران و علی‌حسین قاسمی (1392)، استاندارد ایزو 2789 (1386)، آمار بین‌المللی کتابخانه‌ای با شماره استاندارد ملی 9104 (1386)، استاندارد ایزو/تی‌آر 11219، شرایط کیفی و آمارهای پایه برای ساختمان کتابخانه‌ها با شماره استاندارد ملی 22150 (1396)، استاندارد ایزو 18626، تراکنش امانت‌های بین‌کتابخانه‌ای با شماره استاندارد ملی 21872 (1395)، استاندارد ایزو 15511، استاندارد بین‌المللی کتابخانه‌ها و سازمان‌های وابسته (شابکا) با شماره استاندارد ملی 10138 (1386، 1393) اشاره کرد.

ترجمه استانداردهایی مانند رهنمودهای ایفلا برای کتابخانه‌های عمومی، ترجمه شیرین تعاونی (1354 و 1359) و رحمت‌اله فتاحی (1368)، رهنمودهای ایفلا برای ارائه خدمات به نوزادان و نوپایان، رهنمودهای ایفلا برای ارائه خدمات به کودکان و رهنمودهای ایفلا برای ارائه خدمات به نوجوانان که هر سه مجموعه رهنمودها با ترجمه حیدر مختاری (1395) در یک مجلد منتشر شده است و نیز استانداردها و رهنمودهای کتابخانه‌های عمومی استرالیا، ترجمه سعید اسدی (1394)، اگرچه هنوز از سوی یک سازمان رسمی تدوین استاندارد، مبنای تدوین استانداردهای ایران قرار نگرفته‌اند، اما بالقوه و صرفنظر از کیفیت ترجمه آنها، از چنین قابلیتی برخوردار هستند.

پرسش ابتدایی این نوشته یعنی مدل یا منطق ساختار تدوین استاندارد، در شیوه نوع اول، موضوعیت چندانی ندارد زیرا همان‌طور که گفته شد در این روش، یک متن واحد استاندارد خارجی به‌عنوان مبنای تدوین، پذیرفته می‌شود و هر منطقی که در تدوین متن اصلی به‌کار گرفته شده باشد، در ترجمه آن نیز همان منطق و مدل محفوظ می‌ماند و چنانچه تغییراتی هم اعمال شود، عمدتاً در خصوص بندها، شکل‌ها و جدول‌ها خواهد بود و نه ساختار و منطق کلی استاندارد.

روش دوم تدوین استانداردها (مطابق همان راهنمای استاندارد شماره 5 سازمان ملی استاندارد ایران، همانجا)، در حوزه کتابداری و اطلاع‌رسانی، روش ترکیبی یا تلفیقی است. در این روش به‌جای پذیرش و مبنا قرار دادن یک متن واحد خارجی، ترکیبی از منابع مختلف خارجی و داخلی (شامل پژوهش‌ها، آمارها و عملکردهای کتابخانه‌های ایران) مبنای تدوین استاندارد قرار می‌گیرد. در این روش است که ساختار و محتوای استاندارد موضوعیت بیشتری یافته و تدوین‌کنندگان باید به‌طور مشخص رویکرد و الگوی خود را برای ساختار و محتوای استاندارد تعیین کنند.

منظور از ساختار در تدوین استانداردهای ترکیبی، تصمیم‌گیری درباره پوشش استاندارد و محورهای موضوعی از یک سو و عمق یا اجزای هریک از محورها از سوی دیگر است. همچنین منظور از محتوا، بیان کیفیت‌ها (مشخصه‌ها و ویژگی‌ها) و کمیت‌های استاندارد است. به عنوان مثال استاندارد کتابخانه‌های تخصصی (شیرین تعاونی)، 8 محور شامل اهداف و وظایف، سازمان و مدیریت، نیروی انسانی، مجموعه، سازمان‌دهی منابع، خدمات، ساختمان و تجهیزات و بودجه را پوشش می‌دهد. استانداردهای کتابخانه‌ها در موسسات آموزش عالی ایران (عمرانی و همکاران، 1395)، 10 محور یا موضوع شامل برنامه‌ریزی و ارزشیابی، خدمات، آموزش، منابع (مجموعه)، دسترس‌پذیری (سازمان‌دهی)، کارکنان، امکانات و تجهیزات، ارتباط و همکاری، مدیریت، و بودجه را پوشش می‌دهد. مجموعه استانداردهای کتابخانه‌های تخصصی فیلیپین[2] (2016)، محورهای موضوعی را در 9 فصل شامل اهداف، چشم‌انداز و ماموریت‌ها، مدیریت، منابع انسانی، مجموعه‌سازی و سازماندهی، خدمات، امکانات و فضای کاری، خدمات مبتنی بر فناوری‌های اطلاعاتی، بودجه و نهایتاً همکاری و تعامل، مد نظر قرار داده است. در مجموعه استانداردهای انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی استرالیا برای کتابخانه‌های تخصصی (ویرایش 2019)، تعداد این محورها 6 سرفصل در نظر گرفته شده است که عبارت هستند از مدیریت، کارکنان، تامین مالی، منابع (مجموعه)، خدمات و محیط کار.

همان‌گونه که ملاحظه می‌شود ساختار استاندارد از لحاظ محورهای موضوعی متفاوت هستند. علاوه بر آن، دسته‌بندی و دامنه پوشش هریک از محورها نیز متفاوت است. به عنوان مثال در استاندارد کتابخانه ملی (تعاونی)، “مجموعه” و “سازمان‌دهی” دو محور موضوعی مستقل هستند، در حالی که در استانداردهای انجمن کتابداری استرالیا، انجمن کتابخانه‌های دانشگاهی و پژوهشی (عمرانی) و استاندارهای کتابخانه‌های تخصصی فیلیپین، این دو محور به صورت ادغام‌شده و در یک محور آورده شده‌اند. همچنین موضوعی مانند “ارتباط، همکاری و تعامل”، در حالی که در استاندارد کتابخانه‌های تخصصی فیلیپین و استاندارد انجمن کتابخانه‌های دانشگاهی (ای‌سی‌آر‌ال[3])، به عنوان فصل‌ها و محورهای مستقل آورده شده‌اند در استاندارد کتابخانه‌های تخصصی استرالیا، یکی از سه زیربخش “مدیریت” است و در استاندارد کتابخانه‌های تخصصی ایران، این موضوع نه به صورت یک محور مستقل و نه یک زیربخش، بلکه در خلال بندهای مختلف، به صورت تلویحی و عمدتاً در شرح وظایف مدیر کتابخانه درج شده است. از لحاظ دامنه همکاری و تعامل نیز استانداردها با یکدیگر تفاوت دارند و طیفی از ارتباطات شامل ارتباطات درون کتابخانه تا ارتباط با سازمان مادر، کنسرسیوم‌ها، اشتراک منابع، انجمن‌های ملی (مانند عضویت و ارتباط با انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی) و حتی مجامع بین‌المللی را در بر می‌گیرد.

رویکرد یا مدل فرایندی به مثابه چارچوبی برای معماری ساختار استاندارد

مدل فرایندی[4] که برگرفته از چرخه دمینگ یا چرخه پی‌دی‌سی‌ای[5] است، نخستین بار به عنوان رویکرد اصلی در تدوین استاندارد ایزو 9001 (سیستم مدیریت کیفیت)، ویرایش 2000 به کار گرفته شد و پس از آن نیز در ویرایش‌های 2008 و 2015 (آخرین ویرایش جاری) به کانون توجه در تدوین این استاندارد بدل گشت. در ایران نیز نخستین بار این رویکرد یا مدل به همراه منطق رادار[6] (منطق چینش و امتیازدهی مدل تعالی سازمانی بنیاد کیفیت اروپا)، در تدوین استانداردهای کتابخانه‌های عمومی ایران (1396-1399) به کار گرفته شد و اینک به‌عنوان یک تجربه موفق، به‌کارگیری آن برای بازنگری و تدوین استاندارد کتابخانه‌های تخصصی ایران توصیه می‌شود.

استفاده از مدل فرایندی که یک استاندارد مدیریتی جامع و مادر محسوب می‌شود، می‌تواند از منظرهای مختلف در طرح‌ریزی و معماری ساختار استانداردهای کتابخانه‌ها، آرشیوها و مراکز اطلاعاتی سودمند باشد.

نخستین کارکرد مدل فرایندی در طراحی و معماری ساختار استاندارد، چارچوبی است که در اختیار تدوین‌کنندگان قرار می‌دهد تا بتوانند محورهای موضوعی استاندارد را به صورت منطقی و نظم‌یافته شناسایی و تعیین نمایند. استفاده از بخش‌بندی مدل در طراحی ساختار، موجب تحقق اصل همگنی[7]، از اصول 7گانه در تدوین استاندارد تصریح‌شده در استاندارد شماره 5 سازمان ملی استاندارد ایران و راهنمای تدوین استانداردسازمان جهانی استاندارد[8]) می‌شود.

مطابق شکل زیر که تصویری از مدل را نشان می‌دهد، در معماری ساختار استاندارد، 10 جزء اصلی یا محور در نظر گرفته می‌شوند که بعد از 3 جزء دامنه کاربرد، مراجع الزامی و تعاریف و اصطلاحات می‌آیند.

همانگونه که در تصویر مشاهده می‌شود، نخستین محور مربوط است به شناسایی و تحلیل بافت کتابخانه (محور 4). بندهای مربوط به برنامه‌ریزی استراتژیک، ماموریت‌ها و اهداف کلان کتابخانه، شناخت عوامل درونی و بیرونی موثر بر فعالیت‌های کتابخانه، شناخت ذینفعان کتابخانه و نیازهای آنها، فرایندهای کتابخانه و اطلاعات مورد نیاز برای اجرای فرایندها و سوابق باید در این بخش تعیین تکلیف شوند.

دومین محور که در قلب سیستم و کتابخانه قرار دارد، رهبری (جزء 5) است؛ مفهومی که مدت‌ها است جایگزین مدیریت شده است. در این بخش ویژگی‌ها و وظایف رهبر، تعهد، مشتری‌گرایی و مسئولیت‌ها و اختیارات در سطوح مختلف کتابخانه تعیین می‌شود.محور بعدی (جزء 6) به برنامه‌ریزی یا طرح‌ریزی در کتابخانه اختصاص دارد. موضوع‌هایی مانند ریسک‌ها و فرصت‌ها، مدیریت ریسک، اهداف، برنامه‌ها و مواجهه با تغییرات، در این بخش بحث و بررسی می‌شوند. محور 7 مربوط به پشتیبانی‌ها است. منابع لازم برای عملکرد درست و موفق کتابخانه، شامل کارکنان، ساختمان و تجهیزات، حمل و نقل، زیرساخت‌های فناوری، دانش سازمانی (مدیریت دانش)، صلاحیت‌ها و آگاهی‌ها و ارتباطات و اطلاعات در بخش پشتیبانی‌ها قرار می‌گیرد.

محور بعدی یا جزء 8 مربوط می‌شود به عملیات کتابخانه که همان پدیدآوری خدمات و محصولات است. طراحی خدمات و محصولات کتابخانه، طراحی خدمات جدید، ارتباط با کاربران، معیارها و ویژگی‌های خدمات و محصولات، تعیین فرایندهایی که قرار است برون‌سپاری شوند (مثل مرمت و صحافی)، نحوه ارائه خدمات و کنترل خدمات نامنطبق در این محور تعیین و آورده می‌شوند.

محور بعدی (محور 9) به ارزیابی عملکرد کتابخانه اختصاص دارد. در این بخش مواردی مانند شاخص‌ها و معیارهای ارزیابی، دوره‌های ارزیابی، رضایت کاربران و اثربخشی فعالیت‌های کتابخانه بحث و بررسی می‌شوند. محور 10 یا پایانی، مربوط است به بهبودها. در این بخش اقدامات اصلاحی و پروژه‌های بهبود و اثربخشی آنها تبیین می‌شوند.

کارکرد دوم مدل فرایندی در معماری ساختار استاندارد، کمک به تعیین ماهیت موجودیتی است که قرار است استاندارد برای آن تدوین شود؛ چه به صورت یک استاندارد مستقل و چه در یک مجموعه. براساس مدل فرایندی، موجودیت‌ها یا از جنس ورودی هستند، یا از جنس فرایند (فعالیت) یا از جنس خروجی. تدوین استاندارد برای هر یک از این ماهیت‌ها متفاوت است. به عنوان مثال در تعیین ساختار استاندارد، “مجموعه” به مثابه یک “ورودی” با “مجموعه‌سازی” به‌عنوان یک “فرایند” متفاوت است. همچنین است تدوین استاندارد برای کارکنان یا تدوین استاندارد برای فرایندهای مرتبط با کارکنان مانند گزینش، استخدام، به‌کارگماری، جبران خدمات (حقوق و دستمزد)، توانمندسازی، ارتقا و نهایتاً خروج از خدمت. در این زمینه باید به دو اصطلاح و مفهوم مهم که در تدوین استاندارد سهم و نقش اصلی را دارند توجه داشت. اصطلاحات “مشخصه”[9] و “ویژگی”[10]. در تدوین استاندارد برای ورودی‌ها و خروجی‌ها، تکیه اصلی بر مشخصه‌ها و ویژگی‌ها است، در حالی که در تدوین استاندارد برای فرایندها، تکیه و تاکید بر “فعالیت‌ها و اقدامات” است. این تفاوت‌ها، علاوه بر ماهیت و محتوای بندهای استاندارد، بر شیوه نگارش آن نیز تاثیرگذار است. اگرچه دو صفت مشخصه و ویژگی برای فعالیت‌ها و اقدامات نیز کاربرد دارد، اما در استاندارد برای فرایند (مثلاً سازمان‌دهی)، بندهای استاندارد عمدتاً داری “فعل” و “فاعل” هستند، در حالی که بندهای استاندارد ورودی‌ها و خروجی‌ها عمدتاً به شکل “اسم مفعول” هستند. به بندهای زیر در کتاب استاندارد کتابخانه‌های تخصصی (تعاونی) توجه شود:

• کتابخانه تخصصی باید امکان دسترسی یکپارچه کاربران را به فهرست واحدی از تمام مواد موجود در مجموعه، فراهم آورد (استاندارد شماره 5: سازمان‌دهی).
• کتابخانه‌های تخصصی باید به امکان استفاده مشترک از فهرست‌ها … توجه کنند و از همکاری شبکه‌ای در سازماندهی منابع و تهیه فهرستگان‌های موضوعی یا ملی بهره گیرند (همانجا).

در دو مثال بالا که بندهایی از استاندارد “فرایند سازماندهی” است، همان‌گونه که مشاهده می‌شود کتابخانه‌های تخصصی “فاعل”‌هایی هستند که باید اقدام‌های “فراهم آوردن”، “توجه کردن”، “تهیه کردن” و “استفاده کردن” را به‌جا آورند. در مثال‌های بالا، “یکپارچگی” برای دسترسی کاربران، “شبکه‌ای” بودن همکاری و “واحد” بودن فهرست، از مشخصه‌ها و ویژگی‌های “اقدام” هستند.

در مثال‌های زیر:

• کتابداران کتابخانه‌های تخصصی باید افرادی کارآمد و دارای دانشنامه تخصصی کتابداری و اطلاع‌رسانی از دانشگاه‌های معتبر داخل یا خارج باشند (استاندارد شماره 3: نیروی انسانی).
• شرایط و مزایای استخدامی سایر کارمندان کتابخانه نیز باید با کارمندان مشابه در بخش‌های فنی سازمان از هر حیث برابر باشد (همانجا).

در دو نمونه بالا که بندهایی از استاندارد کارکنان به مثابه “ورودی” هستند، فاعلی در کار نیست و فعلی هم به‌کار نرفته است، بلکه آن‌چه مشاهده می‌شود مشخصه‌ها و ویژگی‌های “کارآمدی”، “دارا بودن دانشنامه تخصصی”، “اعتبار” دانشگاه و “برابری” شرایط و مزایای استخدامی است.

کارکرد سوم مدل فرایندی و استاندارد 9001، خاصیت چک‌لیستی آن است که قرار دادن آن به‌عنوان یک الگو، موجب اطمینان از لحاظ شدن همه محورهای لازم می‌شود. به عنوان مثال در هیچ‌یک از استانداردهای بررسی شده، موضوع “اطلاعات مدون” وجود ندارد، در حالی که استاندارد 9001 به عنوان یک استاندارد مدیریتی (همه استانداردها ابزارهایی هستند برای مدیریت کارا و اثربخش)، ایجاد، نگهداری و به‌روزآوری اطلاعات و سوابق ناشی از انجام فعالیت‌ها را برای سازمان‌ها و از جمله کتابخانه‌ها الزامی دانسته و ویژگی‌های مهمی نیز برای آنها برمی‌شمرد.

پایان

19/05/1399

 

[1] Adoption.

[2] Standards for Special Libraries in the Philippines.

[3] Association of College & Research Libraries: ACRL

[4] Process Approach/ Model

[5] Plan, Do, Check, Act

[6] Results, Approaches, Deployment, Assessment, Refinement

[7] Consistency

[8] ISO/IEC Directives: part 2

[9] Characteristics

[10] Specifications