فرزندخواندگانی مستقل و یا اولاد فراموش شده؟!: واکاوی جایگاه شاخه‌های استانی در ساختار انجمن
طراحی و پیاده‌سازی یک ساختار اداری منسجم، یکپارچه و هدفمند برای یک سازمان، نهاد و یا هر تشکلی می‌تواند کمک کند تا امکان دستیابی به اهداف و ماموریت‌های از پیش تعیین شده راحت‌تر و با خطرها و چالش‌های کمتری همراه گردد. انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران نیز از جمله نهادهای تأثیرگذار در حوزه علم اطلاعات و دانش‌شناسی است که وظیفه گسترش، پیشبرد و ارتقای این دانش را در سطح ملی و محلی بر عهده دارد. افزون بر این، انجمن می‌تواند نقش نظارت و کنترل، ایجاد هماهنگی و هدایت فعالیت‌های علمی و حرفه‌ای در سطح گروه‌های علمی – پژوهشی و نهادها و سازمان‌های حرفه‌ای در اقصی نقاط کشور را بر عهده داشته باشد. با این حال، بر عهده گرفتن این نقش و ماموریت‌های ملی و محلی زمانی به صورت کامل قابل اجرا خواهد بود که زمینه‌ها و زیرساخت‌های لازم در آیین‌نامه‌ها، اساسنامه‌ها و موارد مشابه آن به خوبی تعریف و مشخص شده باشد.
تعریف ساختار اداری از جمله مواردی است که نخستین بار در اساسنامه انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران و پس از آن در مصوبات هیئت مدیره محترم انجمن مورد توجه قرار گرفت. انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران که دوره جدید فعالیتش را از سال 1379 آغاز کرد، مبنای فعالیت خود را اساسنامه‌ای قرار داد که توسط هیئت رئیسه مجمع عمومی و یا به عبارتی هیئت موسس انجمن تهیه شده و به تصویب رسیده بود. در این اساسنامه، 4 گروه علمی با عناوین گروه‌های آموزشی و پژوهشی، کمیته انتشارات، کمیته روابط عمومی و بین المللی و کمیته گردهمایی‌های علمی برای انجمن پیش بینی شده است. همچنین در رابطه با شاخه‌های استانی تنها در تبصره یکِ، ماده سه از فصل اول این اساسنامه به این نکته اشاره شده که انجمن با رعایت مقررات انجمنهای علمی، در شهرستان‌ها نیز می تواند شعبی دایر کند. بر همین اساس، نخستین شاخه انجمن در خراسان به همت دکتر فتاحی در سال 1381 راه‌اندازی شد و پس از آن شاخه‌های دیگر انجمن در استانهایی چون خوزستان، گیلان، اصفهان، شیراز، کرمان، قم و آذربایجان تأسیس و شروع به فعالیت کرد. با این حال، تاکنون به جز در چند شاخه معدود (همانند شاخه خراسان، خوزستان و آذربایجان) در سایر شاخه‌ها شاهد انجام فعالیت‌های ثمربخش و پرباری که در راستای اهداف تعریف شده در اساسنامه انجمن کل است، نبوده‌ایم. هر یک از شاخه‌ها، پس از تأسیس، نخستین تلاش خود را صرف تهیه اساسنامه‌ای جداگانه کرده و آن را به تأیید مجمع عمومی خود رساندهاند. با این حال تجربه نشان داده که راز موفقیت شاخه‌های فعال، صرفا به دلیل اساسنامه‌های آنها نبوده و بیشتر مدیون افراد تأثیرگذاری است که در هیئت مدیره این شاخه‌ها حضور داشته‌اند. به‌خاطر حضور این افراد که از نفوذ بالایی در سطح گروه‌های آموزشی رشته و سازمان‌ها و نهادهای حرفه‌ای آن استان برخوردارند؛ مشارکت دانشجویان، حرفه‌مندان و مدیران تصمیمگیر افزایش پیدا کرده و برخی از فعالیت‌های شاخه‌ها، اعم از برگزاری همایش‌ها، نشست‌ها و کارگاه‌های آموزشی در سطح ملی و محلی، و برخی از کارهای انتشاراتی به سرانجام رسیده است. با وجود این، به نظر می‌رسد که این اقدامات تنها جرقه‌ها و شعله‌هایی باشند که ممکن است برای مدتی روشنابخش و گرمابخش جامعه علمی و حرفه‌ای باشند و پس از مدتی به خاموشی بگرایند. از این رو ضرورت دارد تا برای شناسایی عمده‌ترین مشکلات موجود بر سر راه فعالیت و تداوم حیات شاخه‌های انجمن، با نگاهی راهبردی و مسأله یاب، مسائل زیربنائی را مدنظر قرار دهیم.
بر این اساس، از عمده‌ترین چالش‌ها و مشکلات راهبردی شاخه‌ها می‌توان به تعریف ناقص و مبهم جایگاه و ساختار اداری آنها در اساسنامه انجمن کل اشاره کرد. با این حال، با توجه به پیشینه و تجربه نگارنده، که از حضور در هیئت مدیره سه دوره از انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران (شاخه خراسان) حاصل شده است، تلاش می‌شود تا در ادامه، چالش‌های بیشتری در این رابطه شناسایی و معرفی می‌گردد:
1. عدم تعریف دقیق نوع رابطه و وابستگی انجمن کل و شاخه‌های آن در اساسنامه انجمن و اساسنامه تهیه شده توسط برخی از شاخه‌ها؛ در این رابطه فقط یک جمله در اساسنامه انجمن کل وجود دارد که از آن جمله می‌توان این استنباط را داشت که شاخه‌ها، به عنوان شعبه‌های انجمن در استان‌ها هستند. با این حال، کمّ و کیف ارتباط این شعبه‌ها با سازمان مادر خود (یعنی انجمن کل) مشخص نشده است.
2. عدم تعیین و تعریف نقش و جایگاه نظارتی و کنترلی انجمن کل در رابطه با تعریف اساسنامه و همچنین فعالیت‌ها و تصمیم‌های اتخاذ شده در هیئت مدیرههای شاخه‌ها. البته در حال حاضر یک اساسنامه نمونه با عنوان اساسنامه انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران (شاخه استانی) بر روی وب‌سایت انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران قرار گرفته است که به نظر می‌آید از اساسنامه شاخه اصفهان اقتباس شده باشد. با وجود این، به نظر می‌رسد که هیچ الزامی برای شاخه‌ها جهت پیروی از این اساسنامه وجود نداشته باشد که در این صورت، ایراد مطرح شده بر انجمن وارد خواهد بود.
3. عدم ارائه تعریفی دقیق از تعداد و نوع کمیته‌های قابل تأسیس در هر یک از شاخه‌های انجمن. در حال حاضر و بر مبنای اساسنامه به تصویب رسیده در هر کدام از شاخه‌ها، کمیته‌های مختلفی فعالیت می‌کنند. با وجود اشتراک‌های موجود در عناوین و نوع فعالیت‌های بسیاری از این کمیته‌ها در شاخه‌های انجمن، برخی از آنها در برخی از شاخه‌ها منحصر به فرد بوده و نمونه مشابهی در سایر شاخه‌ها ندارند. برای مثال شاخه آذربایجان شرقی 14 کمیته برای خود تعریف کرده است که چند کمیته همانند کمیته ارتباط با سازمان‌ها و مجامع، کمیته کتابخانه‌های عمومی، کمیته کتابخانه‌های دانشگاهی و برخی دیگر از کمیته‌های تعریف شده، برای نخستین بار در این شاخه تأسیس شده و مشابهی در سایر شاخه‌ها و حتی انجمن کل ندارند. این عدم یکدستی در تعریف، تعداد و نوع سبب شده است تا نوعی ناهماهنگی در برنامه‌ها و فعالیت‌های شاخه‌های مختلف دیده شود.
4. عدم تعریف دقیق نحوه تأمین بودجه شاخه‌های استانی و نوع وابستگی مالی این شاخه‌ها به انجمن کل. یکی از واقعیت‌های غیر قابل انکار این است که بسیاری از فعالیت‌های انجمن اعم از برگزاری همایش‌ها و کارگاه‌های آموزشی به بودجه و توان مالی زیادی نیاز دارد که گاه از عهده بسیاری از شاخه‌ها -به ویژه شاخه‌های فاقد امکانات مالی مناسب – برنمی‌آید. از سوی دیگر ممکن است برخی از شاخه‌ها هم بتوانند با انجام برنامه‌ریزی مناسب و جذب امکانات مختلف از استقلال مالی برخوردار شوند. انجمن کل هم به دلیل مشکلات مالی و کمبود اعتبار و بودجه، اغلب در این رابطه دخالت نکرده و تلاش می‌کند تا بودجه اندک تخصیص یافته را صرف فعالیت‌های ضروری و تمشیت امور خود کند. از این رو، شاخه‌ها از اختصاص بودجه‌ای مستقل توسط انجمن کل قطع امید کرده و به دنبال جذب امکانات مالی از سوی نهادها و یا از طریق انجام فعالیتهایی همچون برگزاری همایش‌ها و یا کارگاه‌های آموزشی بوده‌اند. شاخههایی که در این راستا موفقتر عمل کرده‌اند، توانسته‌اند فعالیت‌های خود را سامان داده و برنامههایشان را به انجام برسانند. با این حال، شاخه‌های ضعیف‌تر در این رابطه مشکل داشته و ترجیح داده‌اند برنامه‌های خود را با توجه به نبود بودجه و همچنین عدم توفیق در جلب مشارکت گروه‌های تأثیرگذار به مرز تعطیلی بکشانند. درآمد حاصل از عضوگیری هم که از جمله منابع کسب درآمد انجمن است تا کنون به انجمن کل اختصاص داشته و شاخه‌ها از آن بی‌بهره بوده‌اند. البته در این رابطه هم باید اذعان داشت که تا کنون طرح جامعی برای عضوگیری و تمدید عضویتها توسط انجمن کل ارائه نشده و خود انجمن کل هم بهره زیادی از این حق عضویتها نبرده است.
در پایان و با توجه به چالش‌های مطرح شده، پیشنهادهایی به منظور تقویت ساختار اداری انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران و مشخص شدن جایگاه شاخه‌های آن ارائه می‌شود:
1. تأسیس شاخه تهران انجمن: تجربه نشان داده که در بسیاری از موارد، تلاش هیئت مدیره انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران صرف برگزاری همایشهای علمی و کارگاه‌های آموزشی در سطح تهران شده است. در این حالت، فرصت و توان لازم برای سیاست‌گذاری در سطح کلان و همچنین برای نظارت و کنترل فعالیت‌های شاخه‌ها پدید نمی‌آید. پیشنهاد می‌شود که شاخه‌ای برای استان تهران همانند سایر استان‌ها تاسیس شود تا هیئت مدیره آن شاخه بتواند با انجام برنامه‌ریزی‌های مناسب، نشست‌ها و کارگاه‌های آموزشی لازم را برای اعضای جامعه علمی و حرفه‌مندان این استان برنامه‌ریزی و برگزار نماید. این امر سبب خواهد شد تا انجمن کل، توان خود را بیشتر صرف سیاست‌گذاری، مدیریت و هدایت فعالیت‌های علمی و حرفه‌ای در سطح ایران و نه فقط تهران بکند.
2. بازنگری در اساسنامه انجمن کل: پیشنهاد می‌شود تا اساسنامه انجمن کل با توجه به ضرورت تأسیس و فعالیت شاخه‌ها در استان‌های مختلف مورد بازنگری دقیق قرار گیرد. در این بازنگری، ضرورت دارد تا ساختار ارتباطی میان انجمن کل و شاخه‌ها و جایگاه شاخه‌ها در ساختار اداری انجمن به طور دقیق و شفاف مشخص شود؛
3. تهیه و به تصویب رساندن اساسنامه برای شاخه‌ها: پیشنهاد می‌شود که انجمن کل، نسخه‌ای از یک اساسنامه نمونه را برای شاخه‌ها به تصویب برساند تا شاخه‌های فعال و شاخه‌های تازه تاسیس آن را مبنای کار خود قرار دهند. همچنین این ضرورت احساس می‌شود که انجمن کل؛ چارچوب، حدود و راهکارهای لازم برای انجام برخی تغییرات در اساسنامه شاخه‌ها توسط هیئت مدیرههای آنها را پیش بینی و در قالب آئین‌نامه‌ای تدوین نماید.
4. تعیین تعداد و نوع کمیته‌های انجمن: پیشنهاد می‌شود که با انجام یک بررسی علمی، تعداد و نوع کمیته‌های انجمن کل و شاخه‌ها به صورت هماهنگ و یکدست تعیین شود. پس از آن این امکان پدید خواهد آمد که این کمیته‌ها به صورت یکدست در اساسنامه‌های بازنگری شده انجمن کل و شاخه‌ها گنجانده شوند. در این راستا پیشنهاد می‌شود که در هر یک از کمیته‌های انجمن کل، مدیران کمیته‌های شاخه‌ها عضو باشند و تحت ریاست مسئول کمیته انجمن کل، وظیفه تعیین سیاست‌ها، خط مشی‌ها و برنامه‌های آن کمیته را در سطح ملی و محلی برعهده داشته باشند. این کمیته‌ها می‌توانند به صورت سالانه و یا شش ماهه، جلسهای را در تهران برگزار و سایر برنامه‌های خود را به صورت مجازی و از طریق گروه‌های بحث الکترونیکی دنبال کنند. بدین ترتیب این امکان به وجود خواهد آمد که در جلسات برگزار شده در تهران، برنامه‌های سالانه هر کمیته در سطح ملی و شاخه‌ها برای سال آینده در دستور کار قرار گرفته و به تصویب برسند.
5. تصویب دستورالعمل‌های مالی برای شاخه‌ها: پیشنهاد می‌شود انجمن کل، دستورالعملی را برای تعیین نحوه تأمین منابع مالی شاخه‌ها تهیه و به تصویب برساند. در این آئین نامه، جایگاه درآمدهای مالی حاصل شده در نتیجه فعالیت‌های شاخه‌ها و همچنین درآمدهای حاصل شده از عضوگیری و کمک‌های مالی اعطایی از سوی انجمن کل و یا سایر سازمان‌ها و نهادها قابل طرح و بررسی است.
پر واضح است که شاخه‌های تأسیس شده انجمن در استان‌های مختلف، به تنهایی از استقلال کامل برخوردار نیستند و به تصریح اساسنامه مصوب انجمن، شعبه‌هایی از انجمن کل در استان‌های مربوطه هستند. از این رو، این ضرورت کاملا احساس می‌شود که در ساختار اداری انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران، جایگاه این شاخه‌ها به صورت کاملا شفاف و روشن و از طریق اصلاح اساسنامه و وضع آئین‌نامه‌های مختلف مشخص شود. خوشبختانه در دوره فعلی از فعالیت هیئت مدیره انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران این بارقه امید احساس می‌شود که فرآیند سیاست‌گذاری و بازتعریف ساختار اداری مطلوب برای انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران پیگیری و در نهایت تکمیل گردد.
در پایان نباید از یاد برد که تمام این مباحث طرح شده در این نوشته، زمانی قابلیت طرح دارند که جایگاه انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران از سوی اعضای جامعه علمی، حرفه‌مندان و سازمان‌ها و نهادهای علمی و حرفه‌ای مرتبط مورد تأیید قرار بگیرد و شاهد مشارکت و دغدغهمندی صاحبنظران و اندیشمندان جامعه علمی و حرفه‌ای در رابطه با مسائل انجمن باشیم.
راهیست راه عشق که هیچش کناره نیست …
