فهرست مندرجات
ماده ۲: جایگاه نهادی و راهبردی
ماده ۳: مالکیت معنوی و حقوق انتشار
ماده ۵: زمان‌بندی و تقویم انتشار
ماده ۶: حقوق ترجمه و انتشار بین‌المللی
ماده ۷: شرایط پذیرش و نشر مطالب
ماده ۹: شیوه‌نامه نگارش مطالب نشریه
ماده ۲۱: منابع مالي و هزینه‌های نشریه
ماده ۲۲: بازنگری و تفسیر نظام‌نامه
در فضای رو به تحول علم اطلاعات، دانش‌شناسی و علوم آرشیوی در ایران، رسانه‌های حرفه‌ای نقش کلیدی ایفا می‌کنند. این رسانه‌ها تسهیل‌کننده گفت‌وگوی علمی، زمینه‌ساز بازاندیشی انتقادی، و ثبت‌کننده تجربه‌های زیسته‌اند. در شرایطی که نشریات علمی‌پژوهشی بر یافته‌های تحقیقاتی تمرکز دارند، نیاز روزافزون به رسانه‌هایی احساس می‌شود که بتوانند تجربه‌های میدانی، تحلیل‌های میان‌رشته‌ای، نقد سیاست‌ها، و حافظه نهادی را بازتاب دهند، به تقویت حافظه نهادی و هویت جمعی حرفه یاری رسانند وگامی مهم در مرتفع ساختن مشکلات و معضلات موجود بردارند.
نشریه الکترونیکی شناسه، به‌عنوان رسانه رسمی انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران، در اسفند ۱۳۹۱ با هدف پر کردن این خلأ تأسیس شد. این نشریه، رسانه‌ای تحلیلی، ترویجی و حرفه‌محور در راستای تحقق آگاهی‌رسانی و دانش‌گستری است که تلاش می‌کند بستری برای انتشار تأملات، ابتکارها، روایت‌های تجربی و دغدغه‌های حرفه‌ای فراهم آورد. ریشه‌های نشریه «شناسه» به انتشار خبرنامه انجمن کتابداران ایران بازمی‌گردد که نخستین شماره آن در بهار سال ۱۳۴۶ منتشر شد. این نشریه از سال ۱۳۵۲ با تغییر نام به نامه انجمن کتابداران ادامه یافت و سال‌ها به‌عنوان رسانه رسمی انجمن در حوزه کتابداری و اطلاع‌رسانی فعالیت داشت. «شناسه» در ادامه این سنت نشر، با رویکردی نوین و بهره‌گیری از ظرفیت‌های اعضا و فعالیت داوطلبانه، مسیر اطلاع‌رسانی و تبادل دانش در جامعه کتابداری را پی می‌گیرد.
مخاطبان شناسه طیفی گسترده از جامعه اطلاعاتی ایران را شامل می‌شوند: کتابداران، آرشیویست‌ها، مدیران دانش، پژوهشگران، سیاست‌گذاران فرهنگی، متخصصان اطلاعات و دانش، کنشگران سواد اطلاعاتی، فناوران اطلاعات، طراحان سیستم‌های هوشمند، و نیز متخصصان هوش مصنوعی و علوم داده که در حوزه‌های کتابداری، آرشیو و حافظه فرهنگی فعالیت دارند.
شناسه با رویکردی میان‌رشته‌ای، گفت‌وگومحور و تجربه‌نگر، در پی آن است که پیوندی زنده و پویا میان دانشگاه، میدان عمل، جامعه و ساختارهای تصمیم‌ساز برقرار سازد. این نشریه به‌مثابه بازوی رسانه‌ای و حافظه نهادی حوزه علم اطلاعات در ایران، تلاش دارد تنوع صداهای حرفه‌ای را بازتاب داده و در پرورش روایت بومی و ملی از حرفه، نقش ایفا کند.
نشریه «شناسه» در افق آینده، خود را به‌عنوان رسانه‌ای پیشرو، معتبر و اثرگذار در حوزه علم اطلاعات، کتابداری، آرشیو، مدیریت دانش و حافظه فرهنگی ایران می‌بیند؛ رسانه‌ای که فراتر از بازتاب صداهای حرفه‌ای، در شکل‌دهی گفتمان‌های نو، پرورش ایده‌های خلاق، و روایت تجربه‌های میدانی نقش‌آفرینی می‌کند. این نشریه با تکیه بر تولید محتوای تحلیلی، میان‌رشته‌ای و تجربه‌محور، می‌کوشد به مرجع نخست اندیشه‌ورزی، نقد سیاست‌ها، و پیونددهنده سطوح دانشگاهی، حرفه‌ای و نهادی به عنوان الگویی پیشرو در آسیای جنوب غربی بدل شود. «شناسه» در چشم‌انداز خود، فضایی چندصدایی، گفت‌وگومحور و باز را ترسیم می‌کند که در آن، کتابداران، آرشیویست‌ها، مدیریان دانش، پژوهشگران، فناوران، سیاست‌گذاران فرهنگی و کنشگران حوزه اطلاعات و دانش بتوانند با تکیه بر دانش، تجربه و دغدغه‌های بومی و ملی، به شکل‌گیری آینده‌ای هوشمند، مشارکتی و حافظه‌محور برای جامعه اطلاعاتی ایران یاری رسانند.
نشریه الکترونیکی «شناسه» با هدف ترویج اندیشه‌ورزی، تبادل تجربه، و تقویت هویت حرفه‌ای جامعه کتابداری، آرشیو، علوم اطلاعات و مدیریت دانش منتشر می‌شود. این نشریه در پی آن است که به‌عنوان رسانه‌ای تحلیل‌محور، ترویجی و گفت‌وگومحور، زمینه‌ساز پیوند میان نظریه، عمل، فناوری و سیاست‌گذاری در این حوزه‌ها باشد. اهداف اصلی نشریه عبارتند از:
۱-۱) فراهم‌سازی بستری آزاد و حرفه‌ای برای بازتاب دیدگاه‌ها، تجربه‌ها، روایت‌ها و تحلیل‌های کتابداران، آرشیویست‌ها، مدیران دانش، پژوهشگران، فناوران اطلاعات، متخصصان علوم داده و هوش مصنوعی، و سایر کنشگران حوزه اطلاعات و حافظه فرهنگی؛
۱-۲) پرداختن به موضوعات نوظهور، چالش‌های میان‌رشته‌ای، فناوری‌های تحول‌آفرین، و روندهای سیاستی در نظام اطلاعاتی، پژوهشی و فرهنگی کشور؛
۱-۳) تقویت فرهنگ گفت‌وگو، تضارب آراء، و هم‌اندیشی میان نسل‌ها و نقش‌های مختلف در جامعه حرفه‌ای؛
۱-۴) تشویق به ثبت و بازنشر تجربه‌های میدانی، روایت‌های سازمانی، پروژه‌های محلی، و خاطرات حرفه‌ای؛
۱-۵) حمایت از دانشجویان، کتابداران، نویسندگان و صاحبان محتوای تازه‌کار و کم‌تجربه برای مشارکت در تولید محتوای تحلیلی، ترویجی و حرفه‌ای؛
۱-۶) انعکاس فعالیت‌ها، رویدادها، و ابتکارهای انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران و شاخه‌های استانی آن؛
۱-۷) ایفای نقش کنشگرانه در بازنمایی و ارتقای جایگاه اجتماعی، رسانه‌ای و راهبردی حرفه‌های مرتبط با علم اطلاعات، کتابداری و آرشیو در سطح ملی، منطقه‌ای و بین المللی.
ماده ۲: جایگاه نهادی و راهبردی
نشریه الکترونیکی «شناسه» رسانه رسمی انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران است و به‌لحاظ سیاست‌گذاری کلان و هماهنگی نهادی، زیر نظر «کمیته انتشارات انجمن» فعالیت می‌کند. فعالیت‌های سیاست‌گذاری، برنامه‌ریزی و مدیریت محتوایی نشریه توسط هیئت تحریریه و با هدایت سردبیر انجام می‌شود. استقلال تحریریه‌ای در انتخاب موضوعات و نویسندگان در چارچوب مأموریت حرفه‌ای نشریه به رسمیت شناخته شده و با اصول پاسخ‌گویی و شفافیت تقویت می‌شود.
ماده ۳: مالکیت معنوی و حقوق انتشار
۳-۱) انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران صاحب‌امتیاز نشریه است.
۳-۲) کلیه حقوق معنوی مطالب منتشرشده متعلق به نویسندگان است. هرگونه بازنشر رسمی مطالب باید با ذکر نام نویسنده و نشریه انجام شود.
۳-۳) نشریه مجاز است محتوای پذیرفته‌شده را در رسانه‌های وابسته به انجمن، شبکه‌های اجتماعی یا نشریات همکار، با حفظ هویت نویسنده و قالب اصلی بازنشر کند.
۳-۴) استفاده تجاری از مطالب نشریه تنها با اجازه رسمی انجمن امکان‌پذیر است.
ماده ۴: زمان‌بندی و تقویم انتشار
۴-۱) نشریه به‌صورت فصلنامه (چهار شماره در سال) منتشر می‌شود. در صورت نیاز، هیئت تحریریه می‌تواند با رأی اکثریت، الگوی انتشار را بازنگری و تغییر دهد.
۴-۲) زمان‌های تقریبی انتشار شماره‌ها عبارت‌اند از: ۱۵ خرداد، ۱۵ شهریور، ۱۵ آذر، و ۱۵ اسفند.
۴-۳) در صورت نیاز، شماره‌های ویژه با ساختاری مستقل و خارج از تقویم اصلی منتشر می‌شوند.
نشریه «شناسه» به زبان فارسی منتشر می‌شود. در راستای معرفی ظرفیت‌های حرفه‌ای و گسترش تعاملات بین‌المللی، هیئت تحریریه می‌تواند، با صلاحدید و اطلاع نویسنده، چکیده یا ترجمه کامل مطالب منتخب را به زبان‌های مختلف منتشر کند؛ با اولویت و تأکید ویژه بر زبان انگلیسی به‌عنوان زبان بین‌المللی ارتباطات علمی و حرفه‌ای.
ماده ۶: حقوق ترجمه و انتشار بین‌المللی
۶-۱) ترجمه تمام یا بخشی از مطالب نشریه به زبان‌های دیگر با صلاحدید سردبیر و اطلاع نویسنده انجام می‌شود. در صورت نیاز، ترجمه می‌تواند با مشارکت نویسنده یا از سوی مترجم تخصصی انجام گیرد.
۶-۲) در نسخه‌های ترجمه‌شده، نام نویسنده اصلی، منبع فارسی و قالب اصلی اثر به‌روشنی حفظ می‌شود.
۶-۳) سردبیر مجاز است برای ارتقای کیفیت علمی و زبانی، متن را با رعایت امانت محتوایی بازنویسی یا ترجمه‌ای مستقل تهیه کند، تا تصویری شایسته از محتوای نشریه در فضای بین‌المللی ارائه شود.
ماده ۷: شرایط پذیرش و نشر مطالب
۷-۱) مطالب نشریه پس از بررسی و تأیید سردبیر و مدیرمسئول، برای انتشار نهایی پذیرفته می‌شوند.
۷-۲) مطالب نشریه در قالب بخش‌های زیر دسته‌بندی می‌شوند:
سخن سردبیر: یادداشت افتتاحیه‌ای از سوی سردبیر در آغاز هر شماره.
دریچه: دیدگاه تحلیلی یا یادداشتی مرتبط با موضوع از یکی از صاحب‌نظران.
تراوش: مقاله‌ها، یادداشت‌ها و تجربه‌نگاری‌هایی که به محور موضوعی هر شماره می‌پردازند.
گپ‌وگفت: گفت‌وگو (مصاحبه) با متخصصان و فعالان در پیوند با موضوع شماره.
گوناگون: گزارش‌ها یا مطالب متفرقه مرتبط با حرفه، که در قالب سایر بخشها نمی‌گنجند.
خارج از گود: یادداشت‌ها یا روایت‌هایی که خارج از محور موضوعی شماره هستند یا به فعالیت‌های انجمن اختصاص دارند.
تازه‌ها: اخبار و اطلاع‌رسانی درباره فعالیت‌های انجمن و شاخه‌های استانی آن.
خاطرات: روایت‌ها و خاطرات اعضای جامعه علمی و حرفه‌ای، با هدف مستندسازی تجربه‌های زیسته.
نیشخند: طنزهای حرفه‌ای و فرهنگی با محوریت کتاب، کتابخانه، آرشیو، و فضای علمی.
پژواک: فضای باز و تعاملی نشریه برای شنیدن صداهای گوناگون از دل جامعه علمی و حرفه‌ای است. این بخش بستری برای بیان دغدغه‌ها، مشکلات، ایده‌ها و پیشنهادها از سوی کتابداران، آرشیویست‌ها، متخصصان دانش، دانشجویان و سایر فعالان حوزه‌های مرتبط فراهم می‌کند. پژواک تریبونی است برای بازتاب نگاه‌های شخصی، صنفی، تجربی و انتقادی، با هدف غنای گفت‌وگوهای حرفه‌ای و تقویت همدلی و درک متقابل در بدنه جامعه.
این بخش شامل دو زیرمجموعه است:
- صدای حرفه‌مندان: بستری برای بازتاب دیدگاه‌ها، تجربه‌ها، چالش‌ها، و مطالبات کتابداران، آرشیویست‌ها و سایر حرفه‌مندان؛ با تمرکز بر مسائل صنفی، حرفه‌ای، نهادی و چشم‌اندازهای پیشِ رو.
- صدای دانشجو: جایی برای بیان تجربه‌های آموزشی، دغدغه‌های تحصیلی، انتقادها و نگاه‌های نوآورانه دانشجویان رشته‌های مرتبط، به‌منظور شنیده‌شدن صدای نسل نو و ایجاد پل ارتباطی میان دانشگاه و حرفه.
تاریخ شفاهی: ایجاد بستر گردآوری، ثبت و اشاعه دیدگاه های افراد تاثیر گذار پیرامون رویدادها، وقایع، فعالیت ها، خدمات و دستاوردها به منظور حفظ هویت، غنای اطلاعات تاریخی و فرهنگی در حوزه عملکرد نشریه شناسه.
ویترین تجربه: معرفی و تحلیل تجربه‌های میدانی، پروژه‌های نوآورانه و ابتکارهای اجرایی در کتابخانه‌ها، آرشیوها و سایر نهادهای دانش‌محور، با هدف ثبت دانش عملی و الهام‌بخشی به حرفه‌مندان.
محتوای چندرسانه‌ای: انتشار پادکست، ویدئو و روایت‌های تصویری مرتبط با موضوعات نشریه، به‌عنوان مکمل نسخه مکتوب یا بخش مستقل در وب‌سایت، با هماهنگی هیئت تحریریه.
از گنجینه‌های گذشته: بازنشر و بازخوانی آثار، مقالات و منابع ارزشمند گذشته که به دلایل مختلف از دسترس دور مانده‌اند؛ با هدف حفظ میراث حرفه‌ای، غنی‌سازی محتوای نشریه و ایجاد پیوند میان نگاه‌های دیروز و مسائل امروز.
۷-۳) هیئت تحریریه، در صورت نیاز، می‌تواند این دسته‌بندی را در پاسخ به تحولات و نیازهای روز حرفه بازنگری، تغییر یا گسترش دهد.
۷-۴) شیوه فراخوان برای مقاله و شرایط آن
نشریه در بازه‌های زمانی تعیین‌شده (یا به‌صورت دائمی) از طریق وب‌سایت رسمی، شبکه‌های اجتماعی و سایر کانال‌های اطلاع‌رسانی، فراخوان ارسال مقاله منتشر می‌کند. در متن فراخوان، محورهای موضوعی، قالب و حجم مورد نیاز، فرمت فایل، مهلت ارسال، شیوه ارسال (سامانه آنلاین یا پست الکترونیکی) و شرایط پذیرش مقاله مطابق با «شیوه‌نامه نگارش» درج می‌شود. همه مقالات دریافتی بر اساس معیارهای تعیین‌شده در نظام‌نامه و فرآیند ارزیابی نشریه بررسی خواهند شد.
۷-۵) نپذیرفتن مقالات و ارائه دلیل به نویسندگان
در صورت نپذیرفتن یک مقاله، نویسنده یا نویسندگان مسئول از طریق ایمیل یا سامانه نشریه در جریان نتیجه ارزیابی قرار می‌گیرند. در این اعلام، دلایل اصلی رد مقاله به‌صورت روشن و مستند بیان می‌شود؛ انطباق نداشتن با محورهای موضوعی نشریه، ضعف در ساختار یا محتوای علمی، رعایت نکردن اصول نگارش یا قالب‌بندی، یا تکراری بودن اثر. هدف از ارائه دلایل، شفافیت فرایند ارزیابی و کمک به بهبود آثار آتی نویسندگان است.
۷-۶ متون افتتاحیه و تحلیلی نشریه به شرح زیر است:
- سخن سردبیر: یادداشتی از سردبیر اصلی در آغاز هر شماره، با هدف بیان نگاه کلان به سیاست‌ها و مسیر نشریه و برقراری ارتباط با مخاطبان. این متن می‌تواند به موضوع همان شماره نیز اشاره داشته باشد، اما بدون ورود به تحلیل علمی مقالات.
- مقدمه دبیر تخصصی یا سردبیر مهمان: در شماره‌های موضوعی، در صورت دعوت سردبیر، دبیر تخصصی (سردبیر مهمان) موظف است متنی علمی و تحلیلی تهیه کند که اهمیت موضوع و مقالات پذیرفته‌شده را معرفی نماید. این متن در ابتدای شماره و بعد از سخن سردبیر درج می‌شود.
ماده ۸: روند بررسی و انتشار مطالب
۸-۱) سردبیر ابتدا بررسی اولیه آثار دریافتی را انجام می‌دهد.
۸-۲) پس از تأیید اولیه، مطلب برای ارزیابی تخصصی به دبیر بخش مربوطه ارسال می‌شود.
۸-۳) آثار پذیرفته‌شده وارد فرایند «بررسی و بهبود تحریریه‌ای» می‌شوند. در صورت نیاز به ویرایش محتوایی یا نگارشی، این موارد با هماهنگی و مشارکت نویسنده انجام خواهد شد.
۸-۴) نشریه در تمام مراحل، بر ارتقای کیفیت نوشتار همراه با احترام به دیدگاه نویسنده تأکید دارد و در صورت لزوم، نویسنده در جریان بازنویسی قرار می‌گیرد.
۸-۵) تأیید نهایی مطالب برای انتشار بر عهده سردبیر و مدیرمسئول است.
ماده ۹: شیوه‌نامه نگارش مطالب نشریه
۹-۱) شیوه‌نامه نگارش مطالب توسط سردبیر تهیه و پس از تأیید هیئت تحریریه و مدیر مسئول، در وب‌سایت نشریه منتشر می‌شود.
۹-۲) مطالب نشریه بر پایه «دسته‌بندی کلی» موضوعات (مندرج در بند ۷-۲) برای هر شماره تهیه می‌شوند.
۹-۳) نشریه بازتاب‌دهنده دیدگاه‌ها و تحلیل‌های نویسندگان است. مطالب ارسالی از منظر همخوانی با اهداف وساختار نشریه، انسجام محتوا و شیوایی نگارش مورد ارزیابی هیئت تحریریه قرار می‌گیرند. نشریه در مورد صحت علمی یا درستی مطلق مطالب، داوری نمی‌کند.
نشریه از الگوی «انتشار تدریجی و تجمیع نهایی» پیروی می‌کند. بدین‌ترتیب، هر مطلب پس از طی مراحل ارزیابی و آماده‌سازی نهایی، بلافاصله منتشر می‌شود. در پایان هر فصل، کلیه مطالب منتشرشده گردآوری و به‌صورت یک شماره کامل در وب‌سایت نشریه ارائه می‌شود.
ارکان نشریه «شناسه» ، مسئولیت‌های مدیریتی، سیاست‌گذاری، اجرایی و فنی را برعهده دارند. این ارکان عبارتند از:
الف) مدیر مسئول: مسئول اصلی قانونی نشریه و نماینده انجمن در امور مرتبط با نشریه.
ب) سردبیر: مسئول سیاست‌گذاری محتوایی، هماهنگی تحریریه‌ای و نظارت علمی-حرفه‌ای بر انتشار مطالب.
ج) هیئت تحریریه: نهاد سیاست‌گذاری و مشورتی در تعیین محورهای محتوایی، سیاست‌های کلی و نظارت راهبردی بر نشریه.
د) مدیر اجرایی (داخلی): مسئول هماهنگی اجرایی، پیگیری فرایندهای انتشار و ارتباط با نویسندگان و اعضای هیئت تحریریه.
ه) مدیر فنی سایت: مسئول راه‌اندازی، نگهداری و توسعه زیرساخت فنی وب‌سایت نشریه.
و) گروه اجرایی: مسئول پشتیبانی عملیاتی، رسانه‌ای و فنی نشریه در تعامل با سردبیر و مدیر اجرایی، با هدف تضمین کیفیت و استمرار فرآیندهای انتشار.
۱۲-۱) مدیر مسئول نشریه، رئیس انجمن یا فردی است که از سوی وی با اطلاع هیئت‌مدیره انجمن تعیین می‌شود. وی بالاترین مقام قانونی نشریه محسوب شده و مسئولیت نهایی مطالب منتشرشده را برعهده دارد.
۱۲-۲) وظایف و اختیارات مدیر مسئول به شرح زیر است:
الف) نظارت عالی بر روند کلی انتشار نشریه و رعایت قوانین و مقررات حاکم بر انتشارات انجمن؛
ب) حفظ اعتبار حقوقی و حرفه‌ای نشریه در تعامل با مراجع نظارتی و نهادهای مرتبط؛
ج) تأیید نهایی مطالب آماده انتشار؛
د) اعمال تأیید نهایی در خصوص ارکان نشریه، مطابق فرایندهای پیش‌بینی‌شده در نظام‌نامه، و بر اساس پیشنهاد کمیته انتشارات، هیئت تحریریه. یا سردبیر، حسب مورد.
ه) ارائه گزارش‌های سالانه عملکرد نشریه به هیئت‌مدیره انجمن؛
و) حل‌وفصل اختلاف‌نظرهای مهم در سطح هیئت تحریریه با حفظ مصالح نشریه؛
ز) امضای رسمی نشریه در امور مکاتباتی و قراردادها، در چارچوب اختیارات انجمن؛
ح) مشارکت در تعیین سیاست‌های راهبردی نشریه و هدایت آن در راستای اهداف کلان انجمن.
۱۳-۱) سردبیر نشریه با پیشنهاد رئیس کمیته انتشارات انجمن و مدیر مسئول و تایید نهایی هیئت مدیره انجمن کتابداری واطلاع‌رسانی ایران، برای مدت سه سال منصوب می‌شود. انتصاب مجدد وی برای دوره‌های بعدی با تأیید مجدد همان مراجع امکان‌پذیر است.
۱۳-۲) سردبیر مسئول اصلی مدیریت محتوایی و علمی نشریه است و بر کیفیت، انسجام و حرفه‌ای بودن مطالب نظارت دارد.
۱۳-۳) وظایف و اختیارات سردبیر به شرح زیر است:
الف) اجرای سیاست‌های محتوایی نشریه در چارچوب سیاست‌های مصوب هیئت تحریریه؛
ب) برنامه‌ریزی و هدایت فرآیند انتخاب، ارزیابی، و نهایی‌سازی مطالب برای انتشار؛
ج) تشکیل و هدایت جلسات هیئت تحریریه و پیگیری منظم پیشرفت مطالب هر شماره؛
د) تعیین دبیر علمی یا موضوعی هر شماره از میان اعضای هیئت تحریریه نشریه یا متخصصان مرتبط؛
ه) ارزیابی نهایی کیفیت علمی، حرفه‌ای و نگارشی مطالب و تأیید نسخه نهایی قبل از ارسال به مدیر مسئول؛
و) همکاری با مدیر اجرایی، دبیران بخشها، گرافیست، ارزیابان ومدیر فنی برای هماهنگی در فرآیند نشر؛
ز) تهیه گزارش‌های عملکرد هیئت تحریریه برای ارائه به مدیر مسئول و کمیته انتشارات؛
ح) نمایندگی نشریه در رویدادهای علمی و حرفه‌ای مرتبط با اهداف آن؛
ط) پیشنهاد تغییرات ساختاری یا محتوایی در نشریه برای بهبود مستمر آن؛
ی) ارائه فهرست ارزیابان و مشاوران علمی پیشنهادی و نظارت بر روند ارزیابی مطالب در صورت نیاز؛
ک) نظارت بر کلیه امور محتوایی، اجرایی، طراحی و راهبری ارتباطات حرفه‌ای با نویسندگان، ارزیابان و اعضای هیئت تحریریه.
ل) همکاری در تعیین قالب، تنوع محتوایی، و رویکردهای نوین در تولید محتوای دیجیتال نشریه.
تبصره ۱ – سردبیر موظف به نگارش «سخن سردبیر» هر شماره است. همچنین بنا به تصمیم سردبیر، امکان انتشار مقدمه دبیر تخصصی یا سردبیر مهمان نیز وجود دارد.
ماده ۱۴: هیئت تحریریه
هیئت تحریریه نشریه «شناسه» مسئولیت سیاست‌گذاری محتوایی، برنامه‌ریزی راهبردی، بررسی، تولید و ارتقای محتوای نشریه را برعهده دارد. این هیئت ترکیبی از اعضای تحریریه و مشاوران سیاست‌گذاری است که با هدایت سردبیر فعالیت می‌کنند. اعضا با پیشنهاد سردبیر و تأیید هیئت‌مدیره انجمن برای مدت سه سال منصوب می‌شوند.
ترکیب هیئت تحریریه:
الف) سردبیر: هدایت‌گر اصلی هیئت تحریریه و مسئول نهایی انتخاب، بازنگری و تأیید محتوای مطالب و جهت‌گیری‌های محتوایی.
ب) دبیران بخشها: مسئول پیگیری مطالب مرتبط با هر بخش نشریه، ارزیابی اولیه، تعامل با نویسندگان و پیشنهاد موضوع به سردبیر.
ج) مشاوران تحریریه (افتخاری یا دائم): صاحب‌نظرانی که در زمینه‌های تخصصی یا سیاست‌گذاری محتوایی همکاری می‌کنند.
د) مدیر اجرایی
۱۴-۱) شرایط عضویت در هیئت تحریریه:
الف) سابقه علمی یا حرفه‌ای مرتبط با حوزه فعالیت نشریه؛
ب) آشنایی با سیاست‌گذاری، برنامه‌ریزی و ارزیابی فعالیت‌های علمی یا فرهنگی؛
ج) توانایی ارائه مشاوره راهبردی و تصمیم‌گیری در حوزه اهداف نشریه؛
ب) تعهد به اخلاق حرفه‌ای و حفظ اعتبار نشریه؛
ه) آمادگی برای مشارکت فعال در جلسات و فرایندهای سیاست‌گذاری و تحریریه.
۱۴-۲) وظایف و اختیارات هیئت تحریریه:
الف) پیشنهاد و تصویب سیاست‌های کلان و تعیین جهت‌گیری‌های محتوایی نشریه؛
ب) بررسی، ارزیابی و پایش کیفیت محتوای منتشرشده و ارائه بازخورد برای بهبود مستمر؛
ج) پیشنهاد موضوع‌های محوری هر شماره و ترغیب صاحب‌نظران به همکاری؛
د) تصویب دستورالعمل‌ها و شیوه‌نامه‌های تحریریه‌ای و ارزیابی؛
ه) مشارکت در نظارت راهبردی بر عملکرد نشریه و تحلیل بازخورد مخاطبان؛
و) همکاری در ارزیابی علمی و حرفه‌ای مطالب؛
ز) پذیرش مسئولیت دبیری موضوعی مطالب ویژه؛
ح) مشارکت فعالانه در تهیه محتوا و ارسال حداقل دو مطلب در سال؛
ط) حضور مؤثر در جلسات و اعلام نظر درباره امور ارجاعی؛
۱۴-۳) تشکیل و رسمیت جلسات
جلسات هیئت تحریریه به‌صورت فصلی و در صورت ضرورت به‌طور فوق‌العاده به دعوت سردبیر یا مدیرمسئول برگزار می‌شود.
رسمیت جلسات منوط به حضور حداقل نصف به‌علاوه یک اعضای رسمی بوده و مصوبات با رأی اکثریت حاضران معتبر است.
۱۴-۴) مدیر مسئول و سردبیر از اعضای هیئت تحریریه محسوب می‌شوند.
تبصره: در شرایط محدودیت منابع انسانی، وظایف دبیران بخشها ممکن است با هماهنگی سردبیر میان اعضای هیئت تحریریه و مدیر اجرایی تقسیم شود.
۱۵-۱) مدیر اجرایی (داخلی) توسط سردبیر نشریه انتخاب می‌شود و مسئول هماهنگی امور اجرایی نشریه در تعامل با ارکان تحریریه و فنی است.
۱۵-۲) وظایف و اختیارات مدیر اجرایی شامل موارد زیر است:
الف) برنامه‌ریزی، پیگیری و نظارت بر فرآیند انتشار هر شماره از نشریه؛
ب) برقراری ارتباط منظم با نویسندگان، داوران، ویراستاران، گرافیست و گروه فنی به‌منظور هماهنگی امور اجرایی؛
ج) تدوین جدول زمان‌بندی انتشار شماره‌ها و پیگیری رعایت آن توسط عوامل مرتبط؛
د) مشارکت در جلسات هیئت تحریریه و سیاست‌گذاری و ارائه گزارش‌های پیشرفت اجرایی؛
ه) مدیریت تبادل محتوا با سایت و رسانه‌های اجتماعی نشریه؛
و) پایش کیفیت اجرایی محتوای منتشرشده و گزارش‌دهی کاستی‌های احتمالی به سردبیر؛
ز) هماهنگی نهایی برای ارسال مطالب به گرافیست و بازبینی نهایی نسخه آماده انتشار؛
ح) جمع‌آوری بازخوردهای اجرایی از کاربران، همکاران و اعضای هیئت تحریریه و ارائه به سردبیر؛
ط) اجرای تصمیم‌ها و مصوبات هیئت تحریریه و سردبیر در امور اجرایی؛
ی) پیشنهاد اجرایی برای بهبود در روند نشر، ابزارها و ارتباطات نشریه؛
ک) نظارت بر مستندسازی فرآیندهای اجرایی نشریه برای انتقال دانش و پایداری عملکرد.
گروه اجرایی نشریه «شناسه» مسئولیت پشتیبانی فنی، اجرایی و رسانه‌ای نشریه را برعهده دارد. این گروه در تعامل نزدیک با سردبیر و هیئت تحریریه فعالیت کرده و وظیفه دارد زمینه‌های لازم برای انتشار منظم و با کیفیت نشریه را فراهم کند. اعضای گروه اجرایی با پیشنهاد سردبیر و تأیید مدیرمسئول منصوب می‌شوند.
ترکیب گروه اجرایی:
الف) مدیر فنی: مسئول راه‌اندازی، نگهداری و توسعه زیرساخت‌های فنی و وب‌سایت نشریه؛
ب) کارشناسان فنی: پشتیبانی عملیاتی، بارگذاری مطالب و رفع اشکالات فنی؛
ج) ویراستاران: بهبود نگارشی مطالب با رعایت امانت محتوایی؛
د) گرافیست: طراحی گرافیک بصری نشریه شامل صفحه‌آرایی، اینفوگرافیک، جلد، بنر و سایر عناصر تصویری؛
ه) کارشناس رسانه و شبکه اجتماعی: کارشناس رسانه و شبکه‌های اجتماعی: مسئول مدیریت و تولید محتواهای چندرسانه‌ای (صوتی، تصویری، پادکست، کلیپ و…) و همچنین اداره و به‌روزرسانی شبکه‌های اجتماعی نشریه؛
و) کارشناسان اجرایی: هماهنگی‌های اجرایی، پیگیری امور اداری مرتبط با نشریه و پشتیبانی از هیئت تحریریه.
۱۶-۱) وظایف و اختیارات گروه اجرایی:
۱. پشتیبانی کامل از فرآیند اجرایی و فنی انتشار نشریه؛
۲. همکاری با مدیر اجرایی برای آماده‌سازی نسخه نهایی؛
۳. ارتقای کیفیت بصری و رسانه‌ای نشریه؛
۴. مدیریت انتشار در بسترهای دیجیتال و شبکه‌های اجتماعی؛
۵. مستندسازی فرایندهای اجرایی برای انتقال تجربه و پایداری عملکرد.
۱۷-۱) مدیر فنی سایت با پیشنهاد سردبیر و تأیید مدیر مسئول منصوب می‌شود.
۱۷-۲) وظایف و اختیارات مدیر فنی سایت شامل موارد زیر است:
الف) طراحی، راه‌اندازی و به‌روزرسانی ساختار فنی وب‌سایت نشریه؛
ب) تضمین امنیت، پایداری و عملکرد صحیح زیرساخت‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری سایت؛
ج) اعمال تغییرات ساختاری و گرافیکی لازم در سایت بر اساس سیاست‌های نشریه؛
د) پشتیبانی از ابزارهای انتشار آنلاین، آرشیو الکترونیک، موتور جست‌وجو، لینک‌دهی متقابل و شاخص‌سازی مطالب؛
ه) همکاری با مدیر اجرایی و کارشناس فنی برای مدیریت محتوا در سامانه؛
و) ارائه مشورت فنی درباره ارتقاء امکانات تعاملی و دسترس‌پذیری در وب‌سایت شناسه برای کاربران.
۱۸-۱) کارشناس فنی سایت زیر نظر مدیر فنی فعالیت کرده و نقش عملیاتی در بارگذاری مطالب و پشتیبانی فنی دارد.
۱۸-۲) وظایف و اختیارات کارشناس فنی شامل موارد زیر است:
الف) دریافت، قالب‌بندی و بارگذاری مطالب تأییدشده در سامانه وب‌سایت؛
ب) اصلاح اشکالات فنی احتمالی در ظاهر (قالب‌بندی، نمایش) یا عملکرد فنی مطالب منتشرشده در وب‌سایت مانند لینک‌ها، فایل‌ها، تصاویر و عناصر تعاملی؛
ج) به‌روزرسانی اطلاعات صفحات ثابت سایت، مانند درباره نشریه، فراخوان‌ها و تماس با ما؛
د) همکاری در حفظ ساختار منظم بایگانی شماره‌ها؛
ه) پیگیری تیکت‌ها و خطاهای فنی گزارش‌شده از سوی کاربران یا اعضای هیئت تحریریه؛
و) انجام امور پشتیبانی پایه مانند تهیه نسخه پشتیبان (Backup) زیر نظر مدیر فنی.
۱۹-۱) گرافیست نشریه با معرفی سردبیر یا مدیر اجرایی و تأیید مدیر مسئول منصوب می‌شود.
۱۹-۲) وظایف و اختیارات گرافیست به شرح زیر است:
الف) طراحی هویت بصری نشریه (لوگو، رنگ سازمانی، نمادهای بخشها، پوسترها، قالب صفحات و گرافیک مقالات) با نظارت سردبیر؛
ب) طراحی جلد و چیدمان گرافیکی نسخه‌های هر شماره بر اساس محتوای تأییدشده؛
ج) همکاری با مدیر اجرایی در زمان‌بندی تولید نسخه نهایی نشریه؛
د) تهیه فایل‌های نهایی آماده چاپ و انتشار دیجیتال با رعایت استانداردهای فنی و زیبایی‌شناسی؛
ه) طراحی پوسترها، بنرها و محتوای گرافیکی موردنیاز برای رسانه‌های اجتماعی نشریه؛
و) ارتقای تجربه کاربری از طریق هماهنگی میان ساختار بصری و محتوای متنی.
۲۰-۱) هر بخش توسط سردبیر و با مشورت هیئت تحریریه، از میان اعضای هیئت تحریریه یا متخصصان فعال در حوزه مربوطه منصوب می‌شود.
۲۰-۲) وظایف و اختیارات دبیران بخشها به شرح زیر است:
الف) پیشنهاد موضوع‌ها و سوژه‌های مناسب برای هر شماره در بخش مسئولیت او؛
ب) همکاری در انتخاب نویسندگان، گفت‌وگو با ایشان، و دعوت به مشارکت در نگارش مطالب مرتبط با بخش؛
ج) ویرایش اولیه و محتوایی مطالب دریافتی در چارچوب سیاست‌های نشریه؛
د) ارائه پیشنهادهای محتوایی یا شکلی برای بهبود کیفیت و جذابیت بخش؛
ه) مشارکت در ارزیابی مطالب بخش در صورت لزوم؛
و) همکاری با سردبیر و مدیر اجرایی برای تنظیم نهایی مطالب بخش و ارسال به بخش فنی؛
ز) ارائه گزارش یا جمع‌بندی عملکرد دوره‌ای بخش به سردبیر نشریه؛
ح) تلاش برای پویایی، تنوع و انسجام در محتوای هر شماره از بخش تحت مدیریت؛
ط) رعایت جدول زمان‌بندی تحریریه و تحویل به‌موقع مطالب.
۲۰-۳) در صورتی که بخش مربوطه به صورت دوره‌ای (مثلاً هر فصل یا سال) منتشر نشود یا فعالیت مناسبی نداشته باشد، سردبیر می‌تواند مسئولیت دبیر بخش را تعلیق یا به فرد دیگری واگذار کند.
ماده ۲۱: منابع مالي و هزینه‌های نشریه
۲۱-۱) کلیه فعالیت‌های محتوایی، فنی و اجرایی نشریه که توسط اعضای ارکان نشریه (موضوع ماده ۱۱)، نویسندگان، پدیدآورندگان، داوران، ویراستاران، گرافیست و سایر همکاران انجام می‌شود، به‌صورت افتخاری و بدون دریافت حق‌الزحمه صورت می‌گیرد.
۲۱-۲) هزینه‌های جانبی موردنیاز برای انتشار نشریه از طریق منابع زیر تأمین می‌شود:
الف) درج تبلیغات متناسب با سیاست‌های نشریه؛
ب) کمک‌های مالی نهادها و اشخاص حقیقی و حقوقی در چارچوب نظام مالی انجمن؛
ج) حمایت‌های اختصاص‌یافته از سوی انجمن علمی کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران.
۲۱-۳) تخصیص منابع مالی باید شفاف، مستندسازی‌شده و بر اساس برنامه‌های مصوب ارتقاء نشریه انجام شود.
تبصره: حداقل ۳۰ درصد از درآمدهای حاصل از فعالیت‌های نشریه باید به‌طور مستقیم برای ارتقاء محتوایی، فنی یا ساختاری نشریه هزینه شود.
ماده ۲۲: بازنگری و تفسیر نظام‌نامه
۲۳-۱) مسئولیت بازنگری، اصلاح و تفسیر مواد این نظام‌نامه بر عهده هیئت تحریریه نشریه است.
۲۳-۲) پیشنهادهای بازنگری پس از تصویب در هیئت تحریریه، برای تصویب نهایی به هیئت مدیره انجمن علمی کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران ارجاع می‌شود.
این نظام‌نامه در ۱۶ ماده و ۵ تبصره، در جلسه شماره ۱۳ مورخ ۷ آذرماه ۱۳۹۵ توسط ششمین دوره هیئت‌مدیره انجمن علمی کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران به تصویب رسید.
نسخه‌ی بازنگری‌شده‌ی نظام‌نامه نشریه «شناسه»، با پیشنهاد سردبیر و همراهی هیئت تحریریه، در ۲۲ ماده در تاریخ ۱۹ مردادماه ۱۴۰۴ در جلسه هیئت تحریریه نشریه تأیید شد. این بازنگری در نهمین دوره‌ی هیئت‌مدیره انجمن علمی کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران نیز به تصویب رسید.
از مهم‌ترین تغییرات این بازنگری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
۱. تغییر عنوان «شورای سیاست‌گذاری نشریه» به هیئت تحریریه نشریه.
۲. افزودن بخش‌های جدید: پژواک، ویترین تجربه و چندرسانه‌ای‌ها.
۳. تعریف و تثبیت نقش جدید دبیران بخشها به‌منظور انسجام بیشتر در مدیریت محتوایی نشریه.