در گفتگو با آقای فرامرز مسعودی: از ارتقاء درجه انجمن تا کسب جایگاه حقیقی
جناب آقای فرامرز مسعودی کارشناسی ارشد خود را در رشته كتابداري و اطلاع‌رساني از دانشگاه تهران دریافت کرده و در حال حاضر مسئول بخش نظام‌های نوین مدیریت شرکت ملی فولاد ایران است. از آنجا که وی عضو هیئت مدیره و مسئول کمیته برنامهریزی و ارزشیابی انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی ایران است، با ایشان درباره فعاليت‌هاي انجمن و کسب بالاترین درجه (A) در رتبه‌های انجمن‌های علمی، شاخص‌های ارتقاء انجمن، دغدغههای انجمن صنفی، ساختار مطلوب انجمن و … به گفتگو نشسته ایم.
زره ساز- سپاسگزاریم از اینکه وقت ارزشمند خود را در اختیار نشریه شناسه قرار داده‌اید. می‌خواهیم از تجربه ارزشمند شما در ارتباط با کارهای خوبی که در این دوره در انجمن انجام گرفته است استفاده کنیم. برای آغاز، لازم است نظر شما را درباره برنامه راهبردی انجمن جویا شوم که توسط خانم دکتر پریرخ و خانم دکتر شریف در دوره ریاست آقای دکتر فتاحی در انجمن تدوين شده است. نقاط قوت این برنامه از نظر شما چه بوده و این که آیا این برنامه قابلیت اجرایی دارد یا خير؟ آیا لازم است تکمیل شود یا برنامه‌های دیگری باید تدوین شود؟ و اينكه آيا از این برنامه در انجمن استفاده شده است؟
خوشحالم از اینکه در خدمت علاقمندان و خوانندگان نشریه شناسه هستم. نشريه‌اي که نقش مهمی در انعکاس فعالیتهای انجمن دارد. در خصوص برنامه استراتژیک انجمن، در جلسه‌ای که این سند معرفی شد، يعني آخرین جلسه مجمع عمومی دوره سوم که برای انتخابات دوره چهارم انجمن برگزار شده بود، خدمت دوستان آقای دکتر فتاحی به عنوان رئیس انجمن در دوره سوم حضور داشتیم که این سند را معرفی کردند و توضیحاتی هم در مورد آن دادند. من از همان ابتدا با این سند آشنا شدم، از همان ابتدا که تهیه، معرفی و ارائه شد، اما متأسفانه در دوره چهارم فعاليت انجمن اصلاً توجهي به این سند نشد. به دلیل گرایش و علاقه‌اي که خودم به حوزه برنامهریزی استراتژیک دارم، و اکنون هم بحث‌های مربوط به برنامه‌های استراتژیک و مدیریت عملکرد انجمن را بر عهده دارم، به موضوع علاقه‌مند بودم و پیگیری می‌کردم.
در مجموعه نشست‌هایی که انجمن در همان دوره چهارم برگزار کرد، یک بخش آن با بحث برنامه استراتژیک مرتبط بود و من هم در آن همایشها و نشست‌ها شرکت کردم. آقای دکتر اصنافی، دكتر افشار و بقیه‌ی دوستان هم بودند. در یکی از همان جلسات استراتژیک هم باز این مسئله مطرح شد. در دوره پنجم که خودمان آمدیم و عضو هیئت مدیره شدیم من جزو اولین کارهایی که در انجمن انجام دادم این بود که این برنامه استراتژیک را بیاوریم و مبنای فعالیت‌هایمان قرار دهیم، يعني بلافاصله بعد از برگزاری انتخابات در 28 فروردین 1392. اولین جلسه را تقریباً 5 الی 6 روز بعد از برگزای مجمع در 3 اریبهشت ماه برگزار کردیم. طبق مصوبات هيات مديره انجمن، ما از همان اولین جلسه، بحث استفاده از سند راهبردی انجمن را که در دوره سوم دوستان زحمت تهیه آن را کشیده بودند، مطرح کردیم و اینکه بیاییم فعالیتهای انجمن را بر اساس این سند برنامه‌ريزي كنيم. دوباره خود من مطلبی را در خبرگزاری لیزنا بعد از جلسه دوم در خصوص همین رویکرد استراتژیک و فعالیتهای انجمن مطرح کردم (اگر اشتباه نکنم 23 اردیبهشت 92 بود).
در نهایت، در سومین جلسه هیئت مدیره در 6 خرداد 1392، مبنا قرار گرفتن این رویکرد در فعالیتهای انجمن مورد تصویب قرار گرفت، بنابراین ما در اولین جلسه در دومین جلسه و در سومین جلسه در ابتدای فعالیت دوره پنجم انجمن، سند استراتژیک را مطرح کردیم، روی شاخص‌هایش بحث کردیم، روی راهبردهایش بحث کردیم در این فاصله هم یک مطلب در خبرگزاری لیزنا برای استفاده عموم گذاشتیم. به هر حال ايرادهايي به اين برنامه وارد است كه برخي دوستان صاحبنظر هم در همان جلسات اوليه هيات مديره آنها را مطرح كردند. البته شايد بهتر باشد به جاي ايراد بگوئيم كاستي و كمبود. ولي در هر حال ديدگاه من اين بود كه شما هر سندی را هر چند كامل و بي‌نقص، تا مبنای فعالیت‌هایتان قرار ندهید اشکالاتش هم خیلی خوب مشخص نمی‌شود. یعنی شما می توانید یک سری اشکالات تئوریک به لحاظ چارچوب های تدوین برنامه استراتژیک به آن بگیرید و نقدش کنید. مطالعاتی که خودم داشتم نشان میدهد که حدوداً بین 70 تا 80 درصد مسائل و مشکلات در برنامه‌های استراتژیک در اجرا رخ مي‌دهند. بنابراین تا زمانی که شما این را مبنای فعالیتهای خود قرار ندهید نمی توانید خیلی به مشکلاتش هم پی ببرید. از طرف دیگر، حرکت انجمن بدون مدل برنامهریزی استراتژیک یک مقدار فعالیتها را پراکنده میکند و این بیم وجود دارد که انجمن به آن جایی که باید برود، دست پیدا نکند. این را ما مرتب در جلسات مختلف مطرح کردیم و خوشبختانه دوستان پذیرفته اند که حتی اگر نواقصی برای این برنامه و این سند وجود دارد ما آن را مبنا قرار دهیم و به تدریج سعی کنیم آن را ويرايش و مسائل و مشکلات را رفع كنيم.
زره ساز- تصور نمی‌کردید یک برنامه اجرایی حداقل 5 ساله، در دوره سه ساله پنجم که شما مسئول هستید، به صورت کوتاه مدت یا بلند مدت برای تحقق اهداف راهبردی در نظر گرفت؟ آیا این هم در دستور كار انجمن بوده یا هنوز به آنجا نرسیده است؟
صد در صد! ببینید، من با بررسی متون و سوابق متوجه شدم ما در فعالیتهای 13 سال بعد از انقلاب انجمن و دوره ای که قبل از انقلاب وجود داشت، از سال 1345 که انجمن تاسیس شد، برای اولین بار است که در سال اول دوره پنجم آمدیم برای انجمن اهدافی را تعیین کردیم. البته این به این معنا نیست که در گذشته انجمن بدون هدف کار می کرده است! انجمن‌ها به هر حال هميشه چارچوب هایی داشته‌اند كه از قدیم و طبق اساسنامه‌هايشان یک سری فعالیت‌هايي را انجام می داده اند مثل برگزاری دوره‌های آموزشی، برگزاری همایشها و نشستهای تخصصی، انتشار کتاب و نشریه، عضو گیری و…. این کارها به صورت كم و زياد و با كيفيت‌هاي مختلف تقریبا توسط همه انجمن ها انجام میشود. اما این که شما بیایید چارچوب و اهداف مشخصی را تعریف کنید، براي آنها برنامه اجرايي طرح‌ريزي كنيد و آنها را به طور مستمر و نظام‌مند پیگیری کنید در طول سال که بتوانید به آن ها برسید این برای اولین بار در دوره پنجم اتفاق افتاد.
سندی هم که ما در واقع در این زمینه طراحی و تدوین کردیم و به مورد اجرا گذاشتیم از همان ابتدا در سایت انجمن گذاشتیم و اخبارش را هم منتشر کردیم. ما برای اولین بار آمدیم اخبار و رویکردهای انجمن را در دوره پنجم از سال 92 تا 94 مشخص کردیم. این در واقع تا حدودی همان برنامه اجرایی است که حضرتعالی فرمودید و این برنامه مبتنی بر این سند استراتژیک است. این کار در جلسه هفتم یعنی 18 شهریور ماه به فاصله ی سه الی چهار ماه بعد مطرح شد.
زره ساز- می شود چند مورد از مهمترین برنامه‌های اجرایی مصوب در انجمن را ذکر بفرمائید؟
ما در شهریور سال 92 اولین اصلی که گذاشتیم، اتخاذ رویکرد استراتژیک محوری در فعالیتهای انجمن بوده است. این، خود، رویکردی است که بیائیم بر اساس اسناد استراتژیکی که وجود دارد کار را انجام بدهیم، به اهداف و نتایج و برنامه ها اهمیت بدهیم و آن ها را تدوین کرده و به مورد اجرا بگذاریم. ملاحظه می فرمائید که ما در سومین هدفمان براي سال 1392 نوشتیم ارتقای رتبه انجمن به A و حفظ و تداوم آن! بنابراین ما از ابتدای فعالیت به این نکته توجه داشتیم. این برای اولین بار است که برنامه راهبردی در رویکردها و اهداف انجمن ظاهر شده. یعنی همانطور که عرض کردم به آن معنا ما سندِ اهداف نداشتیم و در بیانیه اهداف، ارتقاء رتبه انجمن هیچ وقت مطرح نبوده است.
زره ساز- حالا می شود گفت این چشم انداز انجمن است؟
یکی از چشم انداز های آن است. یعنی در واقع چشم انداز برنامه استراتژیک، جايگاه انجمن را نماینده رسمی جامعه کتابداری و اطلاع رسانی تعيين كرده است. وقتی که به بحث چشم انداز ها اشاره میکنیم، انجمن اگر قرار است به عنوان نماینده رسمی و پیشتاز و پیشرو باشد خودش نمی‌تواند به لحاظ رتبه بندی و به لحاظ ارزیابی در رده های پایین جدول قرار بگیرد! بنابراین یکی از مکانیسم های که می تواند شما را به عنوان نماینده رسمی معرفی کرده و شان لازم را برای شما ایجاد کند همین است که بتواند در ارزیابی‌ها، رتبه خوبی را به دست بیاورد. این‌ها تهیه شده و در سایت انجمن هم هست و 36 محور دارد. همه این‌ها برگرفته شده از برنامه استراتژیک انجمن است. بعد از این که این اهداف و رویکردهای 3 ساله مشخص شد در سال 1393 که مجمع عمومی تشکیل شد این دفعه، اهداف را در قالب 5 ساله مشخص کردیم یعنی سه سال را که قبلا داشتیم، 5 ساله را نیز مشخص کردیم. 3 ساله را به 5 ساله تبدیل کردیم و مبتنی بر این کار، اهداف سالیانه را استخراج کردیم. یعنی برای اولین بار ما در انجمن اهداف سال 92 و اهداف سال 93 که الان در آن قرار داریم و همین طور سالهای بعد، اهداف سالیانه بر اساس (1)برنامه استراتژیک و (2) اهداف و رویکرد ها تعیین شده‌اند و به صورت مستمر هم پیگیری می شوند.
برنامه ها در راستای تحقق این اهداف هست که به صورت پیشنهادی از سوی هیئت مدیره مطرح می‌شوند. ارتقای رتبه انجمن به A یک هدف است ولی صرف تعيين و گزينش هدف كافي نيست و براي دستيابي به آن بايد برنامه‌ريزي كرد و كارهايي را انجام داد. زحمت هایی است که کشیده شده و این‌ها محقق شده‌اند. همان طور که اشاره فرمودید، هر هدفی و هر برنامه ای نیاز به عوامل اجرایی، منابع و سازوکار اجرایی دارد. متاسفانه در بافت انجمن و تشکیلات انجمن چیزی در اين مورد در نظر گرفته نشده است. شما مستحضر هستید که ارکان انجمن ها به صورت سنتی و سنواتی همان ارکانی است که از گذشته وجود داشته است. يعني کمیته آموزش، کمیته پژوهش، کمیته انتشارات و … . ولی ما چیزی به عنوان کمیته برنامهریزی و کمیته هدفگذاری یا شبیه به آن براي رسيدگي به مسائل سازماني و تشکیلاتي نداشته‌ايم.
زره ساز- در تشکیلات مرکزی کمیته تشکیلات نداریم؟
خیر. ما آمدیم برای این که این اهداف را اجرایی بکنیم دنبال سازوکاری می گشتیم به لحاظ سازمانی. خوشبختانه یک کمیته ارزشیابی در سال 1390 تشکیل شده بود، البته به منظور دیگری در تاریخ 9 اسفند 1390 تشکیل شده بود که این اتفاق هم در سایت انجمن گزارش شده است. کمیته ارزشیابی بعد از آن بود که کمیسیون انجمن‌هاي علمی وزارت علوم و کمیته برنامهریزی علم اطلاعات و دانش شناسی بیایند انجمن ها را به سمت این کار سوق بدهند که بتوانند ارزیابی آموزشی را انجام دهند. این کمیته ارزشیابی به این منظور تشكیل شد. ما در اولین جلسه هیئت مدیره دوره پنجم آمدیم و این کمیته ارزشیابی را تبدیل کردیم به کمیته برنامهریزی و ارزشیابی. دبیر این کمیته در سال 90 جناب آقای دکتر خسروی بودند ولی عملا فعالیتی انجام نشد. در دوره پنجم خود آقای دکتر خسروی به دلیل علاقه‌اي که من به موضوع داشتم پیشنهاد کردند مسئولیت این کمیته به من واگذار شود. در تاریخ 24/10/1392 در آن جلسه این کمیته به من واگذار شد. این کمیته وظیفه تدوین اهداف، تدوین رویکردها، ویرایش سند استراتژیک، مسائل تشكيلاتي مثل شاخه‌هاي استاني و همچنین ارزیابی عملکرد را به عهده دارد.
زره ساز- برای سایر اهداف انجمن هم این برنامه را در پیش دارید که برنامهریزی انجام شود؟
بله. الان شما سایت انجمن تشریف ببرید، ببینید ما در قسمت اهداف و برنامه های سالانه نوشته ایم چه کسانی مسئولیت دارند چه کارهایی را انجام بدهند. بعد این را ما مرتب رصد می کنیم در طول سال می سنجیم که ما توانسته ایم به آن اهداف برسیم یا کجای اهداف هستیم. عملکردمان را با برنامه تطبیق می دهیم و اگر انحرافی باشد یا کم کاری شده باشد سعی می کنیم مشکلات را حل کنیم.
زره ساز- در طرح برنامه کاربردی، 5 حوزه خیلی برجسته شده بود: 1) رهبری حمایت و تاثیر گذاری انجمن؛ 2) آموزش؛ 3) پژوهش؛ 4) آگاهی رسانی؛ 5) ارتباط و تعامل. با توجه به این تجربه اخیرتان به خصوص كه مسئول کمیته برنامهریزی و ارزیابی هستید، به نظر شما مورد دیگری هم هست به این موارد افزوده شود؟
رویکرد خود ما در انجمن در این دوره جدید، اضافه کردن به سند راهبردی نیست. به دلیل این که این سند بسیار جامع تهیه شده و حتی ما فکر میکنیم که اجرای آن نمی‌تواند خیلی با امکانات و مقدوراتی که فعلا انجمن دارد، فراهم باشد. حتی اجرای همان مقدار هم که گفته شده در واقع مشکل است. همانطور که فرمودید در این 5 حوزه، رویکردها و استراتژی ها دیده شده که شامل 74 راهبرد است. اجرا کردن هر کدام از این راهبردها نیازمند یک سری برنامه های اجرایی است. به همان دلیل ما تمام سعی مان این است که اولا بیاییم اولویت‌ها را در این 74 راهبرد مشخص کنیم. چون نمی توانیم همه را با همدیگر انجام بدهیم. هنوز سازمان و راهکارهای اجرایی خیلی قوی برای انجام این راهبردها نداریم. بنابراین اولویت‌گذاری روی این‌ها کردیم و سعی کردیم مطابق این اولویت‌ها هر سال بخشی از این راهبردها را انجام بدهیم به صورت اصلی، اما به بقیه راهبردها هم نظر داشتیم؛ یعنی به صورت متوازن. سعی ما این است که در همه این حوزه‌ها فعالیت‌هایی را انجام بدهیم. عملکردی که در سال 92 داشتیم به صورت کتاب در دست تدوین است. در آنجا ما آمدیم عملکردمان را با آن 5 حوزه استراتژیکی که شما فرمودید مقایسه کردیم که مثلا در بخش رهبری و حمایت چه فعالیت‌هایی انجام دادیم.
یکی از ابزارهای مناسب و تجربه شده برنامهریزی استراتژیک برای اجرا، کارت های امتیازی متوازن یا BSC است. اگر ما بخواهیم به صورت دقیق و برنامهریزی شده استراتژی انجمن را به اجرا در بیاوریم باید از کارتهای امتیازی متوازن يا ابزاری شبیه به آن استفاده کنیم. در برنامهریزی استراتژیک انجمن، راهبردها برنامه اجرایی ندارند. بنابراین شما نمی‌توانید مقایسه بکنید و ببینید چه مقدار از آن راهبردها را مثلا در سال 92 توانسته‌اید اجرایی کنید، چون شاخصی برایش دیده نشده است. البته زیر هر کدام از این راهبردها، مواردی به عنوان شاخص ذکر شده ولی واقعیت این است که آن چیزهایی که در آنجا مطرح شده با تعریف شاخص خیلی دقیق نیست و ما نمی توانیم آن ها را شاخص به حساب آوريم. شاخص‌ها معمولا نسبت هستند. حداقل مي‌توانيم بگوئيم معيارهاي آنها تعريف و تعيين نشده است. مثلا شما فرض بفرمائید برنامهریزی می کنید برای این که به يك راهبرد برسيد بايد دوره آموزشی برگزار کنید. حالا اينكه اين دوره‌ها در چه تعدادي در سال، با چه كيفيتي و در چه موضوع‌هايي بايد برگزار شود نياز به برنامه‌ريزي و هدفگذاري دارد. اما این نسبت ها و ويژگي‌ها در برنامهریزی استراتژیک ما تعريف نشده است. هنوز ما مثلا در جذب و جلب نخبگان یا پیشکسوتان شاخصی نداريم که مثلا ما چقدر نخبه داریم در این حوزه و چه قدرش را با چه سازوكارهايي میتوانیم جذب كنيم. مهمتر از آن تعريف نخبه و تعريف جذب و جلب مشاركت و همکاری است. خب شما آگاهي داريد كه از بدو تاسيس انجمن همواره بزرگان قوم و اعضاي هيات مديره در هر فرصتي خواهان مشاركت اعضا در فعاليت‌هاي انجمن شده‌اند و هميشه هم دوستان از ميزان كم مشاركت اعضا گله‌مند بوده‌اند. ولي من معتقدم وقتي بحث مشاركت و همكاري به ميان مي‌آيد بايد سه عنصر يا مولفه را با هم در نظر داشت؛ انجمن، اعضا و محمل‌ها يا بسترهاي همكاري و مشاركت. يعني به همان مقدار كه از اعضا انتظار داريم مشاركت كنند، همان مقدار هم بايد انجمن آمادگي جلب همكاري‌ها را داشته باشد و به طور مشخص و عيني برنامه‌هاي آن را تدارك ديده باشد در غير اين صورت اين بحث‌ها فقط حالت شعاري و گله‌گذاري پيدا مي‌كند. در اينكه تمايل و انگيزه افراد براي مشاركت در نهادهاي مدني و فعاليت‌هاي اجتماعي و علمي كم است كه بحثي نيست، اما از آن طرف هم بايد قبول كرد كه انجمن هم برنامه‌ها و راهكارهاي لازم را براي جلب همكاري افراد و سازمان‌ها ندارد. البته اينهايي كه مي‌گوئيم به اين معني نيست كه يك برنامه استراتژيك بايد اين برنامه‌هاي اجرايي را هم در دل خود داشته باشد. ولي مي‌خواهم بگويم تدوين برنامه استراتژيك شرط لازم است اما كافي نيست. ما سعی کرده‌ایم این برنامه‌هاي استراتژیک را با همین اهدافی که سالانه مشخص میکنیم عملياتي كنيم. به عنوان مثال الان در كميته عضويت‌ها ما داريم برنامه‌ريزي مي‌كنيم براي تاسيس كميته خبرگان يا نخبگان تا از اين طريق بتوانيم اولاً اين افراد را شناسايي كنيم، مشخصات آنها را ثبت و ضبط كنيم و بعد در امور مختلف آنها را طرف مشورت قرار دهيم يا بتوانيم به صورت نظام‌مند از قابليت‌ها و توانايي‌هاي آنها بهره ببريم.
زره ساز- با اين اوصاف هنوز نمی توانید بگویید مثلاً در باره نقش رهبري و هدايتگري انجمن که استراتژی از شما خواسته در كجا قرار دارید؟
خير نمي‌توانيم ادعا كنيم انجمن الان توان رهبري و هدايتگري جامعه تحت پوشش خود را يافته است. البته اين مورد فقط به انجمن علمي ما برنمي‌گردد بلكه من با قاطعيت مي‌توانم به شما بگويم هيچيك از سيصد و اندي انجمن‌هاي علمي كشور چنين تواني را ندارند. منتهي ما در انجمن خودمان شروع كرده‌ايم به پايه‌ريزي براي كسب اين جايگاه كه فكر مي‌كنم از اين نظر از بسياري از انجمن‌هاي سرشناس ديگر جلوتر هستيم. شما وقتي مي‌خواهيد چنين نقشي داشته باشيد در وهله اول بايد شناخت درست و دقيقي از جامعه تخصصي و حرفه‌اي خود داشته باشيد، پايه‌ها و مولفه‌هاي اصلي آن را شناسايي كنيد. ما در حال حاضر عناصر اصلي جامعه خودمان را شناسايي كرده‌ايم كه عبارتند از سه عنصر مراكز آموزشي، مراكز پژوهشي و كتابخانه‌ها و آرشيوها. ارتباط و تعامل اين سه حوزه را هم مشخص كرده‌ايم. از نظر انجمن، كتابخانه‌ها، مراكز اسناد و آرشيوها عمل‌كننده و فرآيندهاي اصلي هستند و مراكز آموزشي و پژوهشي، فرآيندهاي پشتيباني كننده. البته در كنار اينها نقش ناشران، شركت‌هاي نرم‌افزاري، تامين‌كنندگان وسايل و تجهيزات و اسپانسرها را هم مشخص كرده‌ايم. همچنين مجموعه ذينفعان را هم در سطوح مختلف شناسايي كرده‌ايم. اينها قدم‌هاي اول است، بعد ما بايد به طور نظام‌مند اين حوزه‌ها را بررسي و رصد كنيم. الان در اين مرحله هستيم يعني تدوين متدولوژي شناخت، بررسي و رصد مولفه‌هاي تعيين شده و كار مطالعات هم خوشبختانه در سال جاري آغاز شده است. ما به اين نتيجه رسيده‌ايم كه ايفاي نقش رهبري و هدايتگري توسط انجمن در گرو ايجاد و تكميل چرخه 5 مرحله‌اي شناخت وضع موجود، ارزيابي و تحليل آن، شناخت نقاط قوت و حوزه‌هايي كه بايد بهبود در آنها صورت پذيرد، طرح‌ريزي و ارائه برنامه‌هاي مشخص براي بهبود و ارتقاء حوزه‌هاي شناسايي شده و نهايتاً نظارت بر اجراي كارا و اثربخش برنامه‌هاي بهبود است. البته تاكيد مي‌كنم اينها كارهاي بزرگ و زيادي است و از عهده انجمن به تنهايي برنمي‌آيد. بنابراين خود واحدها نيز بايد كمك و همكاري كنند. همكاري در اين قضيه به نفع همه است. ما به دنبال اعمال مديريت و رهبري به معناي اعمال اتوريته نيستيم بلكه منظورمان حل و فصل مسائل مبتلابه جامعه تخصصي و حرفه‌اي است.
زره ساز- آيا در چرخه‌اي كه شما به آن اشاره كرديد، انجمن وارد مسائل مربوط به امكانات و منابع هم مي‌شود؟
صددرصد! يكي از عوامل مهم كه بايد بررسي شود امكانات و منابع است. ما قطعاً به مسائلي مانند بودجه‌هاي پژوهشي دانشگاه‌ها و مراكز پژوهشي و بودجه‌ها و اعتبارات كتابخانه‌ها و آرشيوها خواهيم پرداخت. وضعيت ساختمان‌ها، فضاها و تجهيزات بايد بررسي شود. نيروي انساني شاغل در حوزه‌هاي 3 گانه گفته شده شامل اساتيد، كادر پژوهشي، كتابداران و روسا و مديران كتابخانه‌ها و آرشيوها، تمكن و برخورداري ناشران تخصصي حوزه و تامين‌كنندگان حتماً بايد در دايره مطالعات و بررسي‌هاي انجمن قرار گيرد.
زره ساز- در 5 معیار اصلي سند استراتژي، کدام یک بیشتر باید مورد توجه قرار بگیرد و در حقیقت در اولویت بیشتری است؟
همانطور که عرض کردم فعالیتهای انجمن بايد به صورت متوازن انجام شود. یعنی كارها بايد به گونه‌ای برنامه‌ريزي و اجرا شود كه توازن ميان آنها برقرار باشد. انجمن نبايد در یک فعالیت خیلی عمیق شود ولي يك سری از فعالیتها به کلی از نظر دور شوند. ما در راهبردهاي 5 گانه دست به انتخاب و گزینش مي‌زنيم یعنی در همه محورهاي استراتژيك هدایت و رهبری، آموزش، پژوهش، آگاهی رسانی و تعامل. مثلا در حوزه ارتباط و تعامل، 25 راهبرد وجود دارد که نمی توان همه آنها را همزمان اجرا کرد ولی طوری هم نیست که ما ارتباط و تعامل را كلاً کنار بگذاریم.
زره ساز- بحثی که همیشه پيرامون انجمن مطرح بوده مسائل و دغدغه های صنفی است که البته همیشه هم انجمن پاسخی كه داده اين بوده كه “ما یک انجمن علمی و تحت نظارت وزارت علوم هستیم”. بحث درستی هم هست ولی انجمن صنفی همیشه به عنوان دغدغه وجود داشته است. می‌توان گفت از جنبه صنفی و هم جنبه علمی وارد این بحث شده‌ایم؟ آیا اصلا در این برنامه راهبردی به مسائل صنفی هم توجه شده یا به‌طور کلی سلب مسئولیت شده است؟
در انجمن به این امر ذیل رهبری، حمايت و تاثيرگذاري که حوزه اول برنامه استراتژیک است توجه شده است. آنجا به صراحت محورهاي مورد نظر يادآوري شده‌اند. در هیئت مدیره هم این قضیه مطرح شده است. علاوه بر آن مواردي از اين دست كه بعضي دوستان آنها را از جنس موارد صنفي مي‌دانند در اساسنامه هم ذکر شده است. در فصل دوم اساسنامه كه به شرح وظايف و فعاليت‌ها اشاره دارد، بند 2-7 آن صراحتاً بحث طبقه‌بندي مشاغل را مطرح مي‌كند. از آن گذشته در ماده دو اساسنامه نيز، هدف تاسيس انجمن را گسترش، پيشبرد و ارتقاي دانش كتابداري و اطلاع‌رساني ذكر مي‌كند. خب شما در اين هدف مگر مي‌توانيد نيروي انساني و شرايط محيطي كار را ناديده بگيريد؟ يعني كسي مي تواند بگويد من مي‌خواهم سطح دانش كتابداران را افزايش دهم ولي به انگيزه‌هاي آنها براي شركت در دوره‌هاي آموزشي و برخورد مديران با مسئله آموزش كتابداران كاري ندارم؟ يا مثلاً بگويد من مي‌خواهم دانش كتابداري را ارتقا بدهم ولي كاري به مشكلات اساتيد دانشگاه‌ها كه نقش اصلي را در ارتقاي دانش دارند ندارم. وارد اين قضيه نمي‌شوم كه دانشگاه‌ها بودجه كافي دارند يا نه؟ زيرا اينها مسائل صنفي است. اساساً در مدل‌ها و نظام‌هاي مديريت امروز، شما نمي‌توانيد مسائل علمي را از ساير مسائل جدا كنيد. در مدل بنياد كيفيت اروپا كه ايران هم آن را پذيرفته و اساس كار خود براي ارتقاي كيفيت قرار داده است، همه اين مسائل با هم ديده شده‌اند. يعني مشخصاً در حالي كه معيار 3 به وضعيت نيروي انساني پرداخته، بلافاصله و در معيار 4 مسئله مديريت دانش، فناوري و محيط كار را ذكر كرده است. يعني دانش را به عنوان يك امر مجرد و انتزاعي نديده است. در استاندارد ايزو 9001 كه به استانداردهاي مديريت و كيفيت مربوط است نيز اين به اين مسئله به طور جدي پرداخته شده است و اساساً جزو اصول آن است. يعني شما نمي‌توانيد كيفيت را بدون توجه به منابع انساني و شرايط كاري، تضمين كنيد. اصلاً سازمان يادگيرنده يعني چه؟ دروديوار سازمان‌ها كه يادگيري انجام نمي‌دهند!. مديريت دانش يعني چه؟ هسته مديريت دانش آدم‌هاي سازمان هستند. تبديل دانش ضمني به دانش عيني يعني چه؟ دانش عيني كه در كتاب‌ها و مقالات و مستندات وجود دارد. بنابراین این دو مسأله، دو اصل جدایی ناپذیر هستند. وقتی شما منابع انسانی جامعه تحت پوشش خود را بررسی می کنید، چه چیز هایی برای شما مهم است؟ آموزش و توانمندی. یعنی نمی شود مثلا یک کتابدار را که در کتابخانه دانشگاهی و عمومی به ارائه خدمات می پردازد از آموزش وی غافل باشیم. او را به سمینار و کنفرانس نمی‌فرستیم و دوره‌های آموزشی و مهارتی برایش نمی گذاریم. طبعا چنین کتابداری نمی تواند آن کیفیت مطلوب و خدمات مد نظر انجمن را ارائه بدهد. مسائل صنفی، حقوقی، دستمزدها و … نیز همین وضعیت را دارند. میزان رضایت کارکنان همیشه سهم عمده ای در ارتقای کیفیت خدمات داشته است. محور اصلی تمام بحث هایی که دانشمندان علم مدیریت در مورد کیفیت کرده‌اند درباره نیروی انسانی است. یعنی نیروی انسانی است که می تواند برای شما ارتقای کیفیت بیاورد. نیروی انسانی باید انگیزه داشته باشد. در انجمن قبول نداریم چون ما انجمن علمی هستیم پس نمی توانیم یا نباید به بحث های صنفی بپردازیم. بحث صنفی را در آنجایی که به بحث کیفیت مربوط میشود قبول داریم. وقتی شما از کیفیت بحث می کنید هیچ چیزی خارج از بحث کیفیت قرار نمی‌گیرد. بنابراین هم اساسنامه ما این را گفته و هم استراتژی ما این را در نظر دارد. آنجایی که انجمن از وارد شدن به مسائل صنفی پرهیز می کند به نظر من بیشتر عدم توانایی انجمن در وارد شدن به مسائل این حوزه است، نه بحث های حقوقی و قانونی. ما به لحاظ حقوقی و قانونی نه تنها منعی نداریم، بلکه تکلیف شده که ما باید به این مسائل رسیدگی کنیم، ولی ما به لحاظ اجرایی آن توانایی لازم را نداریم كه انجام بدهیم. با همه اينها انجمن در دوره‌های مختلف تلاش كرده امور صنفی را هم دنبال کند. مثلا ما در مورد حذف پست کتابدار پیگیری کردیم. دو دفعه در دولت های مختلف که بلاخره در دولت جدید پذیرفته شد. این یک مسئله صنفی است.
زره ساز- آیا انجمن برنامه ای برای این موضوع دارد که افرادی که فارغ التحصیل می‌شوند از انجمن گواهی یا مدرک صلاحیت حرفه‌ای داشته باشند که مورد پذیرش ادارات هم باشد؟ این به ساختار دولت و موارد مختلف بستگی پیدا می کند و این که عملا تحقق پیدا میکند یا خیر؟
بله اتفاقا ما این را دیدیم، رویکردهای دوره پنجم که مثلا بند 9 که شهریور ماه 92 به تصویب رسید، دقیقا به همان نکته ای که شما میفرمائید توجه دارد: یعنی استقرار نظام ارزیابی حرفه‌ای و صدور گواهینامه‌های صلاحیت حرفه ای برای انواع متخصصان. در جامعه علمی این کار اصولا یکی از وظایف اصلی انجمن‌ها است. در همه جا و از جمله در ایران آن را دیدیم و از گذشته هم وجود داشته است. منتها ما بايد اين موارد را به صورت تدريجي و متناسب با توان اجرایی خود پیش ببریم. مورد دیگر این است که ما ارزیابی کتابخانه ها و مراکز اسناد را هم در دستور کار گذاشتیم. ارزیابی کتابداران و متخصصان، گروه‌های آموزشی و دانشکده‌های آموزشی، و ارزیابی بروندادهای پژوهشی، همه اين ها در اهداف و رويكردهاي انجمن ديده شده است. در مرحله اول ما پایان نامه ها را به طور مشخص مد نظر قرار دادیم. از چهار آیتمی که ما برای ارزیابی گذاشته ایم، ارزیابی مراکز آموزشی عملاً از سال 92 کلید خورد و ما آمدیم یک مدل ارزیابی را که از دوره‌های قبل طراحي شده بود نهایی کردیم. در سال گذشته ما از تمام گروهای آموزشی در سطح کشور (نزدیک به 90 گروه آموزشی) در مقاطع مختلف اعم از دانشگاه هایی که زیر نظر وزارت علوم هستند، دانشگاه آزاد اسلامی، پیام نور، شاهد و علوم پزشکی دعوت کردیم. در آذر ماه سال 92 انجمن یک جلسه خیلی وسیع با ميزباني دانشگاه تهران برگزار كرد. آقای دکتر مهراد (مسئول کمیته برنامهریزی وزارت علوم) هم تشریف آوردند. بحث های خوبی انجام شد. بعد از آن فرم های ارزیابی را برای گروه های آموزشی فرستادیم و این‌ها تکمیل و ارزیابی شد و نهایتا از 9 دانشگاه تقدیر به عمل آوردیم، به عنوان دانشگاه‌هایی که داوطبانه در ارتقای کیفیت آموزشی و ارزیابی مشارکت کردند. در خصوص کتابخانه ها و مراکز اسناد در سال 91 و 92 چند مورد را انجام دادیم ولی سال1393 به صورت رسمی شروع کردیم و و اولین موردی که داریم انجام می دهیم موزه ملی ملک است. قرار شده است وضعیت کتابخانه را با توجه به استاندارد هایی که وجود دارد معلوم کنیم که در چه سطحی قرار دارند. در مورد ارزیابی پایان‌نامه‌ها سال 92 اقدامات اولیه را با همکاری پژوهشگاه علوم و فناوری اطلاعات ایران انجام دادیم اما آن سال به نهایت نرسید و منتقل شد به سال 1393 و جزء کارهای 93 است. درباره کتابداران هم مقدماتش انجام شده است. تمام هدفمان این است که در سال 93 این کار را انجام بدهیم و امیدواریم در سال 93 این کار ارزیابی انجام پذیرد.
زره ساز- این‌ها را در جه سطحی می خواهید انجام دهید و آيا اولویت بندی دارید؟
ما در ارزیابی‌ها نیاز به یک مدل داریم که شاخص‌ها، استانداردها و نحوه‌ی امتیازدهی را مشخص کرده باشد. همیشه یک گروه ارزیاب هم نیاز داریم تا بتوانند این ارزیابی ها را انجام بدهند. یک بخش دبیرخانه‌ای هم می خواهیم که تمام این سیستم های ارزیابی در همین کمیته برنامهریزی ارزشیابی قرار مي‌گيرد. اما هر كدام از ارزيابي‌ها را سعي مي‌كنيم با توجه به بخش هایی که در انجمن وجود دارد انجام دهيم. مثلا ارزیابی گروه های آموزشی را کمیته برنامهریزی و ارزشیابی و کمیته آموزش باهم انجام دادند، بنابراین فعلا ما از نظر اولویت بندی باید بتوانیم اول مدل‌هايمان را تدوين کنیم بعد فرآیندهاي اجرایی را مشخص کنیم که شامل ارزیابی و نحوه انعکاس آن است.
زره ساز- سوال نهایی ام در این رابطه این است که آیا انجمن از لحاظ تشکیلاتی توانایی انجام اينها را دارد؟ . حالا اجازه بدهید ادامه بدهیم این برنامه راهبردی را! در رابطه به چشم اندازی که در برنامه راهبردی انجمن مطرح شده است اینگونه ذکر شده: نهاد برگزیده، رسمی و نقطه کانونی راهبردها و منسجم و هماهنگ کننده فعالیتهای علمی پژوهشی و خدماتی رشته. ارتقای شان و منزلت اجتماعی کتابداران که باز هم به مسائل صنفی-حرفه ای مرتبط میشود. نهادی اثربخش در ارتقای کیفی و کمی کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی در ایران که بیشتر به مراکز حرفه ای صنفی پرداخته است. سوال اینجاست که برای دسترسی به این چشم انداز چگونه باید پیش برویم؟ نکته اساسی دیگر این است که ما در کجای این مسیر قرار داریم و در پیشبینی شما چه قدر راه در پیش داریم؟ آیا در ده سال به وضعیت مناسب خواهیم رسید یا خیر؟
این بحث ها عمدتا جنبه ی کیفی دارند. ما خیلی نمی توانیم این‌ها را در قالب عدد بیاوریم. اگر عدد مي‌گذاريم برای اهداف سالانه است. یعنی وقتي ما می گوییم انجمن باید مرجعیت داشته باشد. این مرجعیت چگونه حاصل میشود؟ یکی از راهکارها این است که بتوانیم این ارزیابی ها را انجام بدهیم. یعنی یکی این توانایی را داشته باشد که بگوید مثلا صلاحیت علمی این فرد چقدر است!
این مرجعیت زمانی حاصل می شود که انجمن بتواند در حوزه علمی تولیداتی داشته باشد و محصولاتی به جامعه عرضه کند. الان رويكردي كه در تدوين گزارش‌هاي عملكرد در انجمن داريم اين است كه روشن كنيم در هر کدام از این راهبردها چه کارهایی انجام شده و چه قدر این فعالیتها توانسته اند آن چشم انداز را پیش ببرند. با توجه به برسی های اولیه که ما انجام دادیم الان به لحاظ شاخص‌های مرجعیت علمی، می توانیم انجمن کتابداری و اطلاع رسانی ایران را قوی ترین نهاد در جامعه کتابداری و اطلاع رسانی ايران بدانیم. البته تاكيد مي‌كنم به لحاظ مرجعيت علمي. اين ادعا هم به اين دليل است كه جمع كارها و فعاليت‌هايي كه انجمن در ارتباط با شاخص‌هاي مرجعيت علمي مي‌كند، هيچ نهاد ديگري در جامعه تخصصي و حرفه‌اي كتابداري و اطلاع‌رساني انجام نمي‌دهد. ممكن است در تك تك اين شاخص‌ها نهادهاي ديگري از انجمن قوي‌تر باشند ولي در جمع انجمن از همه قوي‌تر است.
زره ساز- یعنی به لحاظ شاخص‌های تولید در وضعیت فعلی یا آینده؟
در وضعیت فعلی. یعنی ما با توجه به فعالیتهای هدفمندی که در انجمن انجام داده‌ايم یعنی از دوره پنجم آمدیم رویکرد های مشخصی را تعریف کردیم و استراتژی را مبنای عملکردمان قرار دادیم و اهداف را مشخص کردیم. الان می توانیم بگوییم که ما قوی‌ترین نهاد در حوزه کتابداری و اطلاع رسانی هستیم.
زره ساز- این دیدگاه در جامعه علمی و حرفه ای ما وجود ندارد قبول دارید؟
بله! علت دارد. يك علتش اين است که ما فعالیتها و عملكرد انجمن را اصلاً تحليل نمي‌كنيم و اين يك ضعف اساسي براي ما است. به بيان ساده يعني خودمان هم درست نمي‌دانيم چه‌كار كرده‌ايم!. علت دومش اين است كه حتي عملكرد توصيفي را هم درست مستندسازي نمي‌كنيم و سوم اينكه اطلاع‌رساني درست و درماني هم انجام نمي‌دهيم. اين هم مصداق همان مثل كوزه‌گر و كوزه شكسته است. ببينيد! در سال 90 امتیاز انجمن 263 بوده. این 263 در ارزيابي اوليه 175 بوده. بعد ما به وزارت علوم رفتیم توضیح دادیم و مستندات تكميلي ارائه كرديم، اين امتياز تبدیل شد به 263. يعني عملكرد كه مربوط به سال قبلش بوده و ما كه نمي‌توانسته‌ايم عملكرد از خودمان اختراع كنيم. پس عملكرد همان بوده ولي ما رفتيم و توضيح داديم و مستند ارائه كرديم. این را در سال 1392 به 943 رساندیم. اختلاف خیلی زیادی است. وقتی که این را اعلام کردیم در مصاحبه‌ای که در خبرگزاری لیزنا منتشر شد بعضی افراد کامنت گذاشته بودند که مثلا انجمن مگر چه کار کرده که توانسته این درجه را بگیرد! ما متوجه شدیم خیلی از دوستان ما در جریان فعالیتهای انجمن نیستند. الان ما اين را اصلاح كرده‌ايم. يعني عملكردمان را تحليل مي‌كنيم. مستندسازيمان را داريم اصلاح مي‌كنيم. تصویری که جامعه حرفه‌اي و تخصصي از انجمن دارد برای ما خیلی مهم است. بخشی از این تصویر نادرست به خاطر کم‌کاری‌های ما است. یعنی ما فعالیت‌هايی را انجام می دهیم ولی تحليل و اطلاع رسانی نمی کنیم. به عنوان شاهد انجمن 13 سال است فعالیت مي‌كند. شما اگر به سایت انجمن تشریف ببرید، فقط یک سال از گزارش عملکرد انجمن را پیدا می کنید. بسیاری از سایت‌های ما فعالیتها را به‌روز نمی‌کنند. تعداد قابل توجهي از شاخه‌های استانی را می توانم بگویم که آخرین اطلاعاتی که دارند متعلق به سال 1390 است. به عنوان مثالي ديگر كه در ارتباط با استراتژي‌هاي انجمن هم هست، همان مسئله جلب همكاري و مشاركت‌ها است كه به آن اشاره كرديد. ببينيد! ما در تحليل و بررسي عملكرد انجمن در سال 1392 متوجه شديم كه انجمن در طول سال 1392 با بيش از 500 نفر از استادان، نخبگان و خبرگان داخل و بيرون رشته و حرفه همكاري و تعامل داشته است!. چنين آماري را شما هيچگاه در عملكردهاي انجمن نديده‌ايد. معناي اين حرف اين نيست كه در سال‌هاي گذشته چنين تعاملات و همكاري‌هايي وجود نداشته است. چه بسا بيشتر هم بوده است ولي حرف من اين است كه ما نرفته‌ايم اين را بررسي و تحليل كنيم. بقيه موارد هم همينطور است. مثلاً در خصوص راهبرد معرفي و شناساندن رشته و حرفه به جامعه. ما در عملكرد 92 درآورديم كه انجمن بيش از 40 مورد تعامل با رسانه‌هاي جمعي عمومي در تهران و مراكز استان‌ها داشته است. شما در هيچ يك از گزارش‌هاي عملكرد در ادوار گذشته چنين چيزي را نمي‌بينيد. يعني انجمن كار را انجام داده ولي نه خودش مي‌داند كه اين فعاليت‌ها همان مصداق‌هاي معرفي رشته است و نه اين ها به آگاهي جامعه مخاطب رسانده شده است. تازه اينها رسانه‌هاي عمومي كشوري و بيرون از حرفه و رشته هستند. يعني مواردي مثل ليزنا، عطف، شناسه و ايبنا و وبلاگ‌ها و سايت‌هاي داخلي را در بر ندارد.
زره ساز- اگر شفاف‌تر بخواهیم صحبت کنیم این است من به عنوان یک دانشجو، فارغ التحصيل یا به عنوان هیات علمی بالاخره باید اثر انجمن را در زندگی علمی و حرفه ای ام ببینم! فردی می‌خواهد استخدام شود، در ارزیابی‌ها و گواهی‌های انجمن چه کارکردی دارند. خود من گاهی از اینکه در فعالیتهای انجمن شرکت کردم مورد عتاب قرار می‌گرفتم. خیلی اعضای علمی هستند که اصلا انجمن را قبول ندارند تلاشی هم به آن صورت انجام نمی شود که این دید در بین اعضای علمی روشن تر بشود!
هر چند جناب دکتر مهراد مثل شیر پشت سر انجمن است و از طریق کمیته برنامهریزی دارد این حمایت را میکند ولی خیلی از اعضای هیئت علمی را هم داریم که دانشجویان را به طور مستقیم در ارتباط با انجمن ضد تبلیغ می‌کنند! عموما سازمان های کتابخانه ای ما ارتباط خاصی با انجمن ندارند. از سازمان بزرگی مثل آستان قدس بگیرید تا کتابخانه ملی که حالا کتابخانه ملی باز ارتباطش با انجمن بسیار بیشتر است چون دفتر انجمن هم در آنجاست. یا پژوهشگاه (ایرانداک) تا حدودی ارتباطاتش بیشتر است. ولی کتابخانه ها خیلی ارتباطاتشان شفاف نیست این‌ها باعث می شوند تصویر نادرستی از انجمن ایجاد شود. شاید تصور می‌کنند که انجمن نشست یا همایشی دارد یا نهایتا نشریه‌ای منتشر میکند و فعالیت انجمن در همین خلاصه می شود! این اقداماتی که الان شما می فرمائید حدود یک سال است که برای جلب مشارکت این جامعه ی علمی برنامهریزی میشود و اینکه بقیه به شما کمک کنند و همه در راستای اعتلای انجمن حرکت کنند. انجمن در این زمینه برنامه خاصی دارد؟
بله! ما این‌ها همه را تحلیل کردیم در جلسات هیئت مدیره و در فاصله جلسات. به خصوص این کمیته برنامهریزی که فعال شد بخش عمده ای از وظیفه ای را که به عهده دارد تحلیل شرایط خود انجمن است و جامعه ای که انجمن را می‌سازد. منتها همانطور كه گفتم توان اجرايي انجمن محدود است. ما يك سري برنامه‌ها داريم براي توانمندسازي انجمن. ما همانگونه كه به برگزاري همايش اهميت مي‌دهيم به چگونگي برگزاري آن هم اهميت مي‌دهيم. به هر حال خواسته‌ها و انتظارات كه به حق هم هستند زيادند ولي توان انجمن تناسبي با حجم و كيفيت خواسته‌ها و انتظارات ندارد. نگاه كميسيون هم متاسفانه هنوز همان نگاه كلاسيك به انجمن‌هاي علمي است. يعني يك تعداد افراد عالم كه آن هم طبق مقررات نبايد بيش از 7 نفر باشند! هر از گاهي دور هم جمع بشوند و در باره پيشرفت‌هاي علمي رشته‌اشان حرف بزنند و كساني هم بيايند نظريه يا كشفياتي به اين افراد نشان بدهند و آنها تائيد يا رد كنند. بعضي دوستان هم از انجمن تصور يك “شركت خدماتي دولتي” را دارند!. يعني يك شركتي كه دولت به آنها پول و امكانات مي‌دهد تا آنها كارهاي خلق‌اله را حل و فصل كنند. بعد هم تصورشان اين است كه اين 7 نفر هم مثل بقيه جاهاي دولتي پول‌ها را مي‌گيرند و كار مردم را هم راه نمي‌اندازند. انگار نمي‌دانند و يا فراموش مي‌كنند كه انجمن يك نهاد مدني و مردمي است و افرادي كه در انجمن فعاليت مي‌كنند نه تنها حقوقي نمي‌گيرند بلكه به صورت داوطلبانه وقت، انرژي و حتي پولي كه از جاهاي ديگر مي‌گيرند را صرف فعاليت‌هاي انجمن مي‌كنند. آنها به اندازه توان و بضاعتي كه دارند سعي مي‌كنند مشكلي از كوه مشكلات را حل كنند و بهبودهايي هر چند اندك ايجاد كنند. پولي كه وزارت علوم به انجمن‌ها مي‌دهد در بهترين حالت حتي كفاف حداقل حقوق يك كارمند دفتري را هم نمي‌دهد. ما افرادي داريم كه آنها را فقط هنگام انتخابات هيات مديره مي‌بينيم كه كانديد شده‌اند. افرادي را هم داريم كه عضو هيات مديره نيستند و عضويت در هيات مديره هم برايشان مهم نيست ولي بيش از اعضاي هيات مديره كار مي‌كنند. همه مايي كه در اين حرفه و رشته حضور داريم بايد انجمن را در تحقق اهدافش كمك كنيم خواه عضو هيات مديره باشيم يا نباشيم.
زره ساز- بعضاً در بحث های علم سنجی داریم که می گویند شاخص‌ها تعیین می شوند ولي این شاخص‌ها به لحاظ ظاهری تعیین شده است. این احساس در بعضی وجود دارد که برخی از این شاخص‌ها به صورت شکلی رعایت شده و محتوا خیلی مهم نیست. مثلا نشریه وجود دارد یا نه. نشریه ایرانداک را جای دیگر بزنید به اسم نشریه انجمن بدهیم. شما در این فرآیند آیا هر دو موضوع یعنی کمیت و کیفیت را در نظر داشته‌اید. گاهی احساس می شود شاخص ارزیابی بیشتر به کمیت توجه میکند؟
با توجه به علاقه شخصی خود من و گرايشي كه در همه اعضاي هيات مديره و شاخه‌هاي استاني سراغ دارم، موضوع كيفيت در مركز توجه انجمن قرار دارد. اين كه اين روزها علاقه و گرايشي افراطي به كميت‌ها و اعداد به وجود آمده نمي‌تواند باعث شود كه ما از بيخ و بن منكر فايده آمار و كارهاي آماري شويم. شما برای این که بتوانید مسیر خودتان و عملكردتان را رصد كنيد به هر حال نيازمند يك سري شاخص‌ها و سنجه‌هایی هستيد كه گريزي از آنها نيست. ارئه آماري عملكرد يا استناد به شاخص‌هاي استاندارد و پذيرفته شده، با عدد‌سازي و نمايش صوري موفقيت متفاوت است. اگر روي هدف‌ها و رويكردهاي مشخصی تمركز نكنيم نمي‌توانيم منابع و انرژي محدود خودمان را به درستي تخصيص بدهيم. این سنجه ها می‌توانند کیفی یا کمی باشند. نوع ارزیابی‌اي که صورت می‌گیرد مهم است. این ارزیابی که انجام میدهید آیا کیفیت را بررسی کرده‌اید یا فقط یک عدد اینجا گذاشته شده است. یکی از انتقادهايي كه ما به مدل ارزيابي كميسيون داريم همین است که می گوید شما باید حداقل از 4 نفر از بزرگان تقدیر داشته باشید. حالا این كه اين 4 از كجا آمده و تقدیر به چه شکل و كيفيتي انجام شده کاری ندارند. ولی ما در انجمن، خودارزیابی‌هایی که انجام می‌دهیم هدفمان سنجش کیفیت است. در مورد نشريه علمي- پژوهشي هم انجمن با پژوهشگاه همكار است و ما هم امتياز همكاري را در ارزيابي كميسيون مي‌گيريم. امتياز نشريه مستقل بيشتر از اين است ولي ما هيچگاه نشريه مشترك با ايرانداك را به عنوان نشريه مستقل انجمن ذكر نكرده‌ايم.
زره ساز- مزایای این ارتقاء انجمن چیست؟ از نظر وزارت علوم چه اعتبار و امکاناتی در اختیار انجمن قرار می دهند؟
اين امتيازها و ارتقاها خوشبختانه يا متاسفانه مزاياي مادي قابل توجهي براي انجمن ندارد. تنها تاثير بسيار اندكي در کمک‌های مالی وزارت علوم به انجمن دارد كه آن هم از شانس ما امسال كه ما ارتقا رتبه داشتيم گفتند به دليل محدوديت‌هاي بودجه‌اي اندازه همان سال گذشته مي‌دهند!. آن هم كه گفتم يك كارمند دفتري را هم نمي‌توان حقوق داد. اما موضوع امتياز و رتبه براي انجمن بيشتر جنبه حيثيتي و پرستيژ دارد. یعنی انجمنی که می خواهد پیشتاز باشد در حرفه، می خواهد رهبر و هدایت کننده باشد، خودش نمی تواند از نظر مراجعی که دارند تعیین صلاحیت و اعتبار سنجی می‌کنند ته جدول باشد!. ما كه با اصل ارزيابي شدن و ارزيابي كردن مخالف نيستيم. ما به نحوه ارزيابي و مدل ارزيابي ايرادهايي داريم و فكر مي‌كنيم انجمن اگر نظر اصلاحي داشته باشد مي‌تواند به كميسيون ارائه كند و اطمينان داريم دوستان كميسيون استقبال مي‌كنند. سال گذشته كه رتبه انجمن از C به B ارتقا يافت من مصاحبه‌اي انجام دادم در همين خصوص. در آن مصاحبه به شكل گذرا انتقادهايي هم به نحوه ارزيابي كردم. همان شب رئيس محترم كميسيون به بنده تلفن كردند و به خاطر محتواي آن مصاحبه كه انتقادآميز هم بود تشكر كردند و ما را مورد لطف قرار دادند. الان انجمن ارزيابي‌هاي مختلف را در دستور كار دارد و مشغول انجام آنها است. نمي‌شود كه ما مثلاً بيائيم گروه‌هاي آموزشي را ارزيابي كنيم ولي خودمان در ارزيابي‌ها شركت نكنيم يا رتبه‌هاي پائين داشته باشيم. البته ارتقاء رتبه مزاياي غيرمادي دارد كه براي ما مهم است. مثلاً ما مي‌توانيم نشريات علمي- پژوهشي بيشتري منتشر كنيم يا در آنها همكاري داشته باشيم. از همه اينها گذشته وزارت علوم يكي از ذينفعان اصلي انجمن است و يكي از رويكردها و ارزش‌هاي بنيادي در مديريت انجمن توجه به خواسته‌ها و انتظارات ذينفعان است. نمي‌توانيم اين شعار را بدهيم ولي عمل نكنيم.
زره ساز- همیشه این دغدغه وجود داشته که ارتباط بین شاخه‌های استانی و مرکز به درستی تعریف نشده است. همیشه این احساس وجود داشته که این ارتباط اکنون قطع شده است. به نظرم این بحث ساختاری و تشکیلاتی است. گویی الان شاخه‌ها خودشان مستقل کار می‌کنند چون از لحاظ بودجه هم اخیرا خیلی کمک نمی شوند. در 2 الی 3 سال اخیر شاید فعالیت‌هایی مستقل انجام می دهند. نکته دیگر این است که انجمن مركزي قبل از این دوره به نوعی وظیفه شاخه تهران را برعهده داشت. من پیشنهادی داشتم که شاخه‌هایی که به هم نزدیکترند در یک شهری جمع شوند و یک همایش برگزار شود و انجمن کل این را برعهده بگیرد. مثلا الان کمیته آموزش در مرکز و در شاخه‌ها داریم. ولی هر کدام از این‌ها برنامه خودشان را دارند. ما آن زمان پیشنهاد دادیم که مسئول آموزش مرکز نباید خودش برگزاری کارگاه ها را برعهده بگیرد. آن کسی که شاخه انجمن کل است یک برنامه کاربردی برای کارگاه های آموزشی ایران بنویسد و بعد این را در تمام شاخه‌ها هدایت کند مثلا اگر یک کارگاه سواد اطلاعاتی در تهران برگزار شد یک ماه دیگر در خراسان برگزار شود و یک ماه دیگر در آذربایجان یا همایشها همین طور. به نظر می رسد این دیدگاه کلان هنوز در انجمن مرکزی وجود ندارد یا من فکر میکنم وجود ندارد. به نظر شما چه مقدار ضروری است در این سمت حرکت شود؟ آیا ضرورت دارد این تشکیلات در انجمن دنبال شود؟
درست میفرمائید. نه كه اين ديدگاه وجود نداشته باشد يا اعتقادي به آن نباشد. ما هم اين مسائل و مشكلات را مي دانيم. شما اگر اهداف و رويكردهاي سال گذشته و امسال انجمن كه در سايت هم هست ملاحظه فرمائيد مي‌بينيد كه اين موارد در اهداف ما هم ترسيم شده است. ولي ما مشكل ارتباطي داريم. نمي‌خواهم الان بگويم كوتاهي از مركز است يا از شاخه‌ها و مصداق رديف كنم. فايده‌اي هم ندارد. هر كس هر چه بگويد طرف ديگر هم حرف‌هايي براي گفتن دارد. شما مصداق بياوريد ديگران هم مصداق‌هايي را براي شما رديف مي‌كنند و ثابت مي‌كنند شما مقصريد!. ما براي صرفه‌جويي در وقت و انرژي و جلوگيري از سوءتفاهم‌ها و دلخوري‌ها از همين ابتدا اعلام مي‌كنيم ما مقصريم!. ولي دنبال راه‌حل‌هايش هم هستيم. من مهمترين عامل اين مشكلات را در عدم ارتباط و تعامل كافي مي‌دانم. برخي مكانيسم‌ها مثل برگزاري جلسه خرج دارد و نه ما و نه شاخه‌ها توان مالي براي جمع كردن افراد در يك محل را نداريم. ولي همه داستان به بودجه و توان مالي برنمي‌گردد. راه‌هاي ارتباطي بدون هزينه يا كم هزينه هم وجود دارد كه ما استفاده نمي‌كنيم. من اسم دوران كنوني را گذاشته‌ام عصر بي‌ارتباطي! و اصلاً قبول ندارم ما در عصر ارتباطات زندگي مي‌كنيم. معتقدم قديم‌ها در اثر ارتباطات زندگي مي‌كرديم ولي الان در عصر بي‌ارتباطي. حالا خودتان برويد فكر كنيد ببينيد من درست مي‌گويم يا نه. به هر حال داريم سعي مي‌كنيم ارتباط‌ها را تقويت كنيم و در سايه ارتباطات مشكلات را حل كنيم. یکی از رویکردهای مهمي كه در برنامهریزی برای تحقق اهداف رویکردها داریم بحث نزدیکی به شاخه‌ها و تقویت شاخه‌هاست. در ترکیب هیئت مدیره گفته میشود که از 7 یا 6 نفر، 5 نفر باید عضو هیئت علمی باشند و یک نفر می‌تواند از حوزه‌های دیگر باشد. کسانی که این قاعده را می گذارند در وزارت علوم شاید به این نکته توجه نمی کنند که اعصای علمی در عرصه کارهای اجرایی خیلی وقت و توان نمي‌گذارند. این یک واقیت است و این ترکیب ناهمگونی است. یکی از مشکلات ما در همه انجمن های علمی اين است كه تعداد افرادی که از حوزه‌هاي اجرایی وارد می شوند به دلیل مقررات کم است. بنابراین در هیئت مدیره محدودیت داریم. حتی من خودم با وزارت علوم صحبت کردم، گفتم شما می گویید 7 نفر ما هم می گوییم 7 نفر. ولی ما نباید منعی داشته باشیم که افراد دیگر را خومان بگذاریم یا مسئول کمیته ها کنیم. وزات علوم مخالفتی نمی کند ولی رسماً هم نمی پذیرد. یعنی به‌صورت رسمی نمی‌توانید اعلام کنید اعضای هیئت مدیره ما 25 نفرند. وزارت علوم با برنامهریزی تشکیلاتی مشکلی ندارد. مثلا ما بیاییم بگوییم که ساختار کمیته آموزشی باید اینطور باشد که تمام مسئولین کمیته آموزشی شاخه‌ها زیر نظر مسئول کمیته آموزشی رفتار کنند. ولی ما این برنامه را از لحاظ تشکیلاتی نداشتیم. انجمن از لحاظ اداری، تشکیلات ارتباطی منايب و تعريف‌شده‌اي با شاخه‌ها نداشته ولي الان وضع دارد بهتر مي‌شود. حداقل يك كانالي را مشخص كرديم براي ارتباط مركز با شاخه‌ها كه همين كميته برنامه‌ريزي و ارزشيابي است. اگر چه بعضي دوستان به رابطه و نامه‌نگاري با كمتر از رئيس انجمن راضي نيستند! ولي خوب است و من به حل مشكلات خوشبين هستم.
زره ساز- این منافات دارد با اینکه مثلا رئیس کمیته آموزش بتواند هیئت علمی هم باشد ولی این هدایت‌ها را انجام دهد؟
عرضم بیشتر این بود که بگویم وقتی شما توانایی اجرایی انجمن ها را دارید محک می زنید و ارزیابی می‌کنید، برگزاری دوره‌های آموزشی برگزاری همایش، تقدیر از بزرگان، پیشکسوتان و … . همه این‌ها برنامه اجرایی می خواهد. منطق رادار به ما میگوید باید یک سری اهداف مشخص داشته باشید و برای آنها برنامهریزی کنید. وقتی برنامهریزی کردید، برنامه‌ها را اجرا کنید. وقتی اجرا کردید ارزیابی کنید. بعد بیایید بهبود ایجاد کنید. در این چرخه باید از این منطق استفاده کنید. وقتی از این منطق استفاده می‌کنید هم هدفگذاری و هم برنامهریزی و هم اجرا و هم ارزیابی و هم بهبود را دیده‌اید. نمی توانید بگویید من یک مدلی برای فعالیت‌هایم دارم که در این مدل اهداف را مشخص می کنم ولی به اجرایش کاری ندارم. بنابراین ما آمده ایم در دوره پنجم سازمان و تشکیلات خود انجمن را مد نظر قرار داده‌ايم. جایی باید متولی باشد و سازمان و تشکیلات انجمن را بررسی کند، کمیته ها، شاخه‌ها، دفترها را بررسی کند. با این نگاه، از ابتدای سال92 در بخش کمیته برنامهریزی انجمن، سازمان و تشکیلات هم دیده شده است.
در بحث عضویت که قاعدتاً باید ساده ترین کار انجمن باشد ما مشكل داريم. وضعيت شاخه‌ها با اين قضيه به صورت روشن مشخص نيست. همین که انجمن شاخه خراسان به این نتیجه رسیده که خودش کارت عضويت صادر کند این یک تصمیم اشتباه است. ما عضو از طريق شاخه‌ها داريم ولي عضو شاخه كه معني ندارد. هر كس از هر طريقي عضو انجمن شود، عضو انجمن است و در سراسر ايران مي‌تواند به عنوان عضو انجمن راي بدهد، در دوره‌ها شركت كند و از مزاياي مركز و شاخه‌ها استفاده كند. شاخه‌ها مي‌توانند عضوگيري كنند. اين كار خيلي هم پسنديده است ولي مشخصات و ليست‌ها و حق‌عضويت‌ها را بايد بفرستند براي انجمن مركزي. اگر هم قرار است كارت صادر كنند يا هر اقدام ديگر بايد با هماهنگي باشد. ما الان داريم مصوب مي‌كنيم كه درصدي از حق‌عضويت‌هايي كه توسط شاخه‌ها دريافت مي‌شود به خودشان برگردد. ولي اينها بايد با هماهنگي صورت پذيرد.
زره ساز- ما سه بار ایمیل زدیم توسط دکترفتاحی و پاسخی دریافت نکردیم از انجمن کل و اخرش گفتند که کارت صادر کنید.
من این ایمیل‌ها را ندیدم. این همان مشکلات تشکیلاتی است که عرض کردم. ما در ابتدای دوره پنجم کمیته عضویت تشکیل دادیم. مسئولیت آن هم به عهده سركار خانم دکتر اسدی است. من هم افتخار همكاري با ايشان را دارم. بقيه دوستان هم هستند ولي بيشتر ما 2 نفری کمیته عضویت را اداره می‌كنيم و خانم یوسفی هم به عنوان مسئول دفتر دارند همکاری می کنند.
زره ساز- خودش هم یک منبع مالی می‌تواند باشد. مثلاً شاید آستان قدس رضوی حاضر باشد تمام کارمندانش را عضو انجمن کند.
بله یک منبع مالی هست و جزء اولویت های انجمن هاست. اصلاً انجمن به وجود می آید که سازماندهی کند و جامعه حرفه‌اي و تخصصي را شکل دهد ارتباطات‌ها را برقرار کند. این کار جزء اولین اصول اساسنامه ای انجمن هاست. حالا شما ببينيد براي انجمني كه نزديك به نيم قرن سابقه دارد چقدر مسائل و مشكلات سازمانی و تشکیلاتی وجود دارد که باید حل و فصل کند. دستورالعمل بنویسد، فرآیند تعریف کند، حساب باز کند. راه زیاد داریم که جلو برویم.
یکی از کارهایی که خیلی شدید به دنبالش هستیم پرداخت الکترونیکی است که این خیلی زمان‌گیر بوده و زحمت زیادی برای ما داشته است و جالب است بدانيد كه در همين مسئله به ظاهر ساده كه مثلاً كسي مي‌آيد مي‌گويد بهتر نيست پرداخت حق عضويت‌ها را الكترونيكي كنيد؟ حالا بعضي تصور مي‌كنند مثلاً كساني كه در هيات مديره انجمن نشسته‌اند عقلشان تا حالا قد نداده يا اصلاً نمي‌دانند پرداخت الكترونيكي چي هست؟. ولی ما براي همين يك قلم ساده يك فرآيند اجرایی طولانی طی کردیم و تا اين لحظه هم هنوز درگاه به ما نداده‌اند ولي گفتند كه مي‌دهند.
زره ساز- به نظرم، رابطه شاخه‌های انجمن با این بدنه اصلی به درستی تعریف نشده است. دیدگاه شما چیست؟ شما چون تفکر ساختاری دارید خیلی خوب است. پارسال در همایش کرمان سخنران اول آقای دکتر رضايي شریف آبادی بودند. در آنجا نوشته بودند “عضو هیئت علمی دانشگاه الزهرا”. من به ایشان گفتم شما در این همایش خودتان رئیس “انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی” هستید! این انجمن ایران است و نماینده شما در شهر کرمان! گویا این نمایندگی به درستی تعریف نشده است.
من به نگرش سیستمی در انجمن اعتقاد دارم. من انجمن را یک سازمان می‌دانم. در این نگرش شما باید تمام اصولی که بر مدیریت سازمان حاکم است در انجمن رعایت کنید. اصول سازمان می گوید باید برنامهریزی بکنی، تشکیلات درست کنی نیروی انسانی را مشخص کنی که چه کسانی باید این کارها را انجام دهند؛ این‌ها اصول سازمانی هستند.
زره ساز- آیا انجمن به فکر درآمدزایی هم هست؟
این هم یکی از مسائلی است که انجمن روی آن بحث و بررسی و تحلیل و نتیجه گیری کرده است. من خزانه دار انجمن هم هستم. قبل از این که من عضو هیئت مدیره بشوم اعتقادم این بود که خزانه دار فقط به این معنی نیست که پول را نگهداری کند. باید به عنوان مدیر مالی هم فعالیت بکند. یکی از چیزهایی که ما در انجمن نداشتیم بحث مدیریت امور مالی است. مدیریت مالی هم اصول و قواعد برای خودش دارد. مثل هر رشته دیگری! ما نمی توانیم مدیر مالی شویم ولی میتوانیم یاد بگیریم که مدیریت مالی یعنی چه و چه کارهایی باید کرد. برای اینکه شما فعالیتهای انجمن را انجام بدهید یکی از اجزای اصلی مدیریت مالی، تامین مالی است. در يكي از جلسات هیئت مدیره مطرح کردیم و موضوع پیچیده ای نیست. زمینه هایی وجود دارد که انجمن های دیگر امور خیریه هم انجام می دهند. در سالگرد شادروان دکتر حری پیشنهاد دادم برای سالگرد ایشان ما می توانیم اقدامی را انجام بدهیم: مثل تهیه یک لوح که تصویر ایشان هم حک شده باشد و این‌ها را عرضه کنیم در شاخه‌ها در سمینارها و همایشها. این را به عنوان یادبود می دهیم و مثلاً 5 تومان هم می گیریم این 5 تومان هم می آید در خزانه انجمن. باید رویکردها را و آن چیزهایی که فکر می کنیم مناسب است اول راجع به آن اجماع کنیم.
زره ساز- غیر از این، آیا انجمن می تواند خدماتی به سازمان ها بدهد و مبلغی را بگیرد! خیلی از این سازمان‌ها طرح های پژوهشی بیرون می‌دهند در حالی که انجمن، مرکز خبرگان و نخبگان است. طوری که یک درصدی را انجمن می‌تواند بگیرد.
این‌ها نیاز به یک سری رایزنی‌ها و مشورتهایی در سطوح بالا دارد ولی به نظر می رسد راه حل های درآمدزایی راه‌های گسترده و متنوعی است. الان درآمد انجمن یک بودجه مختصری است که سالیانه وزارت علوم می دهد. بعدش هم کمک های مالی و عضویت ها و تمام! باید برای این‌ها چاره اندیشی شود. حتماً باید راه های مشخصی برایش تعریف و بر آن راه حل ها اجماع و به صورت جدی پیگیری شود.
زره ساز- آیا نیاز به کمیته بازاریابی یا چیزی شبیه به آن در انجمن هست؟
به نظر من خزانه انجمن باید اين کارها را انجام بدهد. اگر می خواهد کمیته تشکیل بدهد یا هر کار دیگر، این جزء وظایف خزانه‌دار انجمن است. خزانه دار معنی‌اش این نیست که پولی را به او بدهید نگه دارد! بعد بگوئیم فلان چيز را می‌خواهیم بخریم بیائیم هزینه کنیم! این می شود حسابدار، حسابدار با مدیر مالی متفاوت است. در حال حاضر انجمن حتي انتشارات خودش را هم در سايت خودش ندارد! فایل دوره‌های آموزشی که برگزار کرده را هم عرضه نمي‌كند. به هر حال همایش‌هایی توسط انجمن يا با همکاری انجمن انجام شده است. مقاله‌هاي اين همايش‌ها می توانند عرضه شوند و براي انجمن درآمد ايجاد كند. حالا جالب اینجاست که کسان دیگري مقالات انجمن را می گیرند و می فروشند! ولي انجمن خودش از اين درآمدها محروم است.
همه اينهايي كه شما و من در باره آنها بحث كرديم نياز به برنامه‌ريزي و اجراي درست برنامه‌ها دارد. باز هم تاكيد مي‌كنم الان همه تلاش خود من صرف اين مي‌شود كه چگونه مي‌توانيم توان اجرايي انجمن را افزايش بدهيم. اين البته موضوعي نيست كه هر انجمني به تنهايي به آن بينديشد و براي آنها چاره‌انديشي كند. ايده‌ها و پيشنهادها خوب هستند، بيان مشكلات هم بد نيست ولي مهمتر از پيشنهادها و مشكلات، راه‌حل‌هاي عملي هستند. به نظر من مشاركت اين نيست كه من بگويم كار شما ناقص است يا اشكال دارد، بلكه مشاركت اين است كه بگويم من اين كار را مي‌توانم براي شما انجام بدهم.
* سپاس از خانم دکتر عاطفه شریف (عضو هیئت علمی رشته علم اطلاعات و دانش شناسی دانشگاه فردوسی مشهد) به خاطر همفکری در طراحی پرسش های مصاحبه و عطیه باغستانی تجلی (دانشجوی کارشناسی اطلاعات و دانش شناسی دانشگاه بین المللی امام رضا (ع) به خاطر پیاده سازی مصاحبه
